Samarbejde på nyt niveau på Duale Hochschule Baden-Württemberg takket være Colibo-intranet
Hvorfor Colibo?
Center for Advanced Studies på Duale Hochschule Baden-Württemberg (DHBW CAS) har indført Colibo som deres nye digitale arbejdsplads. Denne beslutning markerer et vigtigt skridt mod forbedret intern kommunikation og samarbejde inden for universitetet. Universitet ønskede en fremtidssikret digitaliseringsløsning, og valget faldt på Colibo.
For det første ønskede DHBW CAS en intuitiv brugergrænseflade, der gør det nemt at komme i gang, samt en stærk basisversion, der allerede indeholder mange nyttige funktioner. En anden vigtig faktor var det attraktive pris-niveau, der var overbevisende sammenlignet med andre udbydere.
Målet for det nye intranet
Med indførelsen af Colibo forfølger DHBW CAS flere klare mål:
- Forbedring af den interne kommunikation. Gennem en central platform skal informationer kunne udveksles hurtigere og mere effektivt.
- Desuden er den fleksible skalerbarhed et vigtigt kriterium, da systemet skal kunne følge med organisationens vækst.
- Colibo skal også fremme netværk blandt medarbejderne, reducere antallet af e-mails og styrke det sociale fællesskab.
- Derudover understøttes tværgående samarbejde, hvilket fører til øget effektivitet og bedre samarbejde uafhængigt af placering.
- En anden fordel er, at intranettet kan fungere uafhængigt af andre systemer på universitetet, hvilket øger autonomi og sikkerhed.
En positiv ændring i intern samarbejde
Siden indførelsen af Colibo i foråret 2024, er der allerede mærkbare ændringer i det interne samarbejde. Antallet af e-mails er blevet betydeligt reduceret, hvilket letter medarbejderne. I stedet bruger de i stigende grad Colibo’s arbejdsgrupper som en “digital opslagstavle” til at dele vigtige nyheder både centralt og i målrettede arbejdsgrupper. Alle relevante informationer samles i medarbejderhåndbogen, der fungerer som en slags wiki. Den digitale udveksling er også blevet forbedret, hvilket fremgår af den intensive brug af Colibo-appen. Disse ændringer bidrager til en mere effektiv og gennemsigtig arbejdsgang.
Vi har kunnet dæmme op for e-mailfloden, og vores interne kommunikation foregår nu meget mere målrettet og struktureret. Især kollegerne, der arbejder adskilt geografisk, er nu inkluderet og har et centralt kontaktpunkt i deres daglige arbejde.
Katja Bendeich, Duale Hochschule Baden-Württemberg, Center for Advanced Studies
Sikkerhedsaspekter og databeskyttelse
Et vigtigt aspekt ved valget af det nye intranet var databeskyttelse. DHBW CAS lægger stor vægt på overholdelse af databeskyttelsesforordningen (GDPR). Colibo som EU-udbyder opfylder disse krav fuldt ud og har vigtige certificeringer som ISO 27001. Det faktum, at Colibo også har det danske militær blandt sine kunder, understreger platformens høje sikkerhedsarkitektur. Disse argumenter var afgørende for skiftet til Colibos intranet fra digitaliseringspionerlandet Danmark.
Funktioner til digitalt fællesskab
Medarbejderne på DHBW CAS værdsætter især Colibos sociale funktioner. Muligheden for at reagere på indlæg, like og kommentere fremmer den sociale udveksling og styrker fællesskabsfølelsen. Dokumenthistorikken muliggør en gennemsigtig sporbarhed af ændringer, hvilket letter samarbejdet om projekter. Også arbejdsgruppemuligheden bruges intensivt, både til arbejdsorganisering og til personlig bekendtgørelse af medarbejderne.
Funktionerne i vores Colibo-intranet sørger for en betydelig forbedring af udvekslingen blandt medarbejderne og samarbejdet på tværs af afdelinger. Det styrker vi-følelsen og gør os samtidig mere effektive.
Katja Bendeich, Duale Hochschule Baden-Württemberg, Center for Advanced Studies
Chat skal bidrage til øget databeskyttelse
DHBW CAS ser især frem til Colibos kommende chat-funktionalitet, som yderligere skal supplere og forenkle den sociale udveksling. Dette vil i fremtiden reducere afhængigheden af andre messenger-værktøjer og bidrage til øget databeskyttelse på universitetet – da Microsoft Teams for eksempel ikke må bruges på grund af databeskyttelsesbekymringer.
Alt i alt: forbedret og fremtidssikret kommunikation
