Colibo intranett gir samarbeid på et nytt nivå ved Baden-Württemberg Cooperative State University
Hvorfor Colibo?
Centre for Advanced Studies ved Duale Hochschule Baden-Württemberg (DHBW CAS) har tatt i bruk Colibo som sin nye digitale arbeidsplass. Denne beslutningen markerer et viktig skritt mot bedre intern kommunikasjon og samarbeid på universitetet. Universitetet ønsket en fremtidsrettet digitaliseringsløsning og valgte Colibo.
For det første ønsket DHBW CAS et intuitivt brukergrensesnitt som gjør det enkelt å komme i gang, samt en sterk basisversjon som allerede inneholder mange nyttige funksjoner. En annen viktig faktor var det attraktive prisnivået, som var overbevisende sammenlignet med andre leverandører.
Målet med det nye intranettet
Med innføringen av Colibo forfølger DHBW CAS flere klare mål:
- Forbedre den interne kommunikasjonen. Gjennom en sentralisert plattform skal informasjon utveksles raskere og mer effektivt.
- Fleksibel skalerbarhet er også et viktig kriterium, ettersom systemet må kunne holde tritt med organisasjonens vekst.
- Colibo vil også fremme nettverksbygging blant de ansatte, redusere antall e-poster og styrke det sosiale fellesskapet.
- I tillegg støttes samarbeid på tvers, noe som fører til økt effektivitet og bedre samarbeid uavhengig av hvor man befinner seg.
- En annen fordel er at intranettet kan operere uavhengig av andre systemer på universitetet, noe som øker autonomien og sikkerheten.
En positiv endring i det interne samarbeidet
Siden innføringen av Colibo våren 2024 har det allerede skjedd merkbare endringer i det interne samarbeidet. Antallet e-poster har blitt betydelig redusert, noe som gjør de ansatte mer avslappede. I stedet bruker de i økende grad Colibos arbeidsgrupper som en "digital oppslagstavle" for å dele viktige nyheter både sentralt og i målrettede arbeidsgrupper. All relevant informasjon er samlet i medarbeiderhåndboken, som fungerer som en slags wiki. Den digitale utvekslingen har også blitt forbedret, noe som kommer til uttrykk i den intensive bruken av Colibo-appen. Disse endringene bidrar til en mer effektiv og transparent arbeidsflyt.
Vi har fått bukt med e-poststrømmen, og den interne kommunikasjonen vår er nå mye mer fokusert og strukturert. Spesielt kolleger som jobber geografisk adskilt, er nå inkludert og har et sentralt kontaktpunkt i det daglige arbeidet.
Katja Bendeich, Baden-Württemberg Cooperative State University, Centre for Advanced Studies
Sikkerhetsaspekter og databeskyttelse
Et viktig aspekt ved valget av det nye intranettet var databeskyttelse. DHBW CAS legger stor vekt på å overholde personvernforordningen (GDPR). Colibo, som er en EU-leverandør, oppfyller disse kravene fullt ut og har viktige sertifiseringer som ISO 27001. Det faktum at Colibo også har det danske forsvaret blant sine kunder, understreker plattformens høye sikkerhetsarkitektur. Disse argumentene var avgjørende for at digitaliseringspioneren Danmark gikk over til Colibos intranett.
Funksjoner for digitalt fellesskap
De ansatte ved DHBW CAS setter spesielt stor pris på de sosiale funksjonene i Colibo. Muligheten til å reagere på innlegg, like og kommentere fremmer sosial utveksling og styrker fellesskapsfølelsen. Dokumenthistorikken gjør det mulig å spore endringer på en oversiktlig måte, noe som gjør det lettere å samarbeide om prosjekter. Arbeidsgruppealternativet brukes også flittig, både for å organisere arbeidet og for å gjøre de ansatte personlig kjent.
Funksjonene i vårt Colibo-intranett forbedrer kommunikasjonen mellom de ansatte og samarbeidet på tvers av avdelingene betydelig. Dette styrker fellesskapsfølelsen og gjør oss samtidig mer effektive.
Katja Bendeich, Baden-Württemberg Cooperative State University, Centre for Advanced Studies
Chat vil bidra til økt databeskyttelse
DHBW CAS ser spesielt frem til Colibos kommende chat-funksjonalitet, som vil utfylle og forenkle den sosiale utvekslingen ytterligere. Dette vil redusere avhengigheten av andre messenger-verktøy i fremtiden og bidra til økt databeskyttelse ved universitetet - ettersom for eksempel Microsoft Teams ikke kan brukes på grunn av personvernhensyn.
Alt i alt: forbedret og fremtidsrettet kommunikasjon
Colibo Danmark (hovedkontor)
Graven 25 C, 2. etasje
Danmark
