Nach einer gründlichen Bedarfsanalyse und Markterkundung hat sich die Kommune Roskilde für Colibo als neue Intranetplattform entschieden.
Die Herausforderung
Die Kommune Roskilde nutzte über viele Jahre eine individuell entwickelte Drupal-Lösung als Intranet. Doch mit wachsenden Anforderungen wurde deutlich, dass die bisherige Plattform diesen nicht mehr gerecht wurde. Insbesondere das Personal abseits des Verwaltungssitzes – darunter Lehrkräfte und Mitarbeitende in dezentralen Einrichtungen – hatte häufig keinen Zugriff auf das Intranet oder empfand dessen Inhalte als nicht relevant.
Zudem war es schwierig, die interne Kommunikation flächendeckend und zielgerichtet zu gestalten. Führungskräfte verfügten nur über begrenzte Möglichkeiten, Informationen effizient an die weiteren Ebenen der Organisation zu kommunizieren. Gleichzeitig wurde der Ruf nach besseren digitalen Kollaborationsmöglichkeiten und einer einheitlichen Plattform laut, die standort- und fachübergreifend funktioniert.
Die Lösung – Colibo
Mit Colibo erhielt die Kommune Roskilde eine moderne Intranet-Lösung, die auf die Bedürfnisse einer komplexen kommunalen Organisation zugeschnitten ist. Die Plattform unterstützt sowohl zentrale als auch dezentrale Kommunikation. Funktionen wie Arbeitsgruppen, intelligente Suchmechanismen und zielgerichtete Nachrichtenkanäle ermöglichen eine breite Einbindung aller Mitarbeitenden – unabhängig von Standort und Funktion.
Die Entscheidung für Colibo basierte auf einer fundierten Bedarfsanalyse mit Fokusgruppen und detaillierten Anforderungskatalogen. Colibo überzeugte im Auswahlverfahren durch Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität, Integrationsfähigkeit mit bestehenden Systemen wie Microsoft 365 – und transparente Kostenstrukturen ohne versteckte Entwicklungskosten.
„Wir hatten klare Anforderungen an unser neues Intranet: Es sollte Arbeitsgruppen ermöglichen, zielgerichtete Kommunikation bis in die äußersten Bereiche unserer Organisation unterstützen und eine erstklassige Suchfunktion bieten. All das erhalten wir mit Colibo standardmäßig. Gleichzeitig war uns eine finanziell planbare Lösung wichtig. Die frühere Plattform war durch Eigenentwicklung intransparent und schwer kalkulierbar.“
Peter Hjort Larsen
Intranetverantwortlicher der Kommune
Ein Intranet für alle
Mit Colibo verfolgt die Kommune Roskilde das Ziel, das Intranet von einem geschlossenen „Rathaus-Portal“ zu einem gemeinsamen digitalen Treffpunkt für alle zu transformieren. Die Vision: Alle 7.500 Mitarbeitenden – ob in Schulen, Kitas, Pflegeeinrichtungen oder im Rathaus – sollen sich einbezogen und informiert fühlen.
Dank der modernen, mobilen und intuitiven Plattform von Colibo wird Kommunikation, Wissensaustausch und Zusammenarbeit vereinfacht – auch für Mitarbeitende ohne festen Büroarbeitsplatz.
„Es geht darum, die Organisation zusammenzuführen. Mit Colibo haben wir eine Lösung gefunden, die sowohl Struktur als auch Flexibilität im Arbeitsalltag ermöglicht.“
Peter Hjort Larsen
Intranetverantwortlicher der Kommune
