Den digitalen Arbeitsplatz zukunftssicher gestalten
In vielen öffentlichen Verwaltungen hinkt das Intranet den heutigen Anforderungen hinterher. Veraltete Lösungen hindern die Zusammenarbeit und führen zu ineffizienten Arbeitsabläufen. Eine moderne digitale Arbeitsumgebung muss Kommunikation, Kollaboration und Wissensaustausch an einem zentralen Ort zusammenführen – über alle Rollen, Abteilungen und Standorte hinweg.
Typische Herausforderungen dabei sind:
Komplexe Benutzeroberflächen
Alte Intranetlösungen verfügen häufig über eine unübersichtliche Navigation, die insbesondere für neue Nutzer den Zugang zu relevanten Inhalten erschwert.Fehlende Flexibilität
Wenn das System sich nicht an die Bedürfnisse der Organisation anpassen lässt, müssen sich Mitarbeitende an das System anpassen.Begrenzte Integrationsmöglichkeiten
Veraltete Systeme lassen sich schlecht mit anderen digitalen Werkzeugen verknüpfen. Das führt zu Datensilos und unnötigen manuellen Prozessen.Unstrukturierte Wissensverteilung
Ohne klare Struktur ist Wissen schwer auffindbar, lässt sich kaum effizient teilen und geht im Informationsüberfluss verloren.Sicherheitsrisiken
Ältere Systeme genügen häufig nicht den heutigen Sicherheitsstandards und bergen somit ein erhöhtes Risiko beim Datenschutz.Fehlender mobiler Zugriff
Ein moderner Arbeitsalltag erfordert ortsunabhängigen Zugang zu Informationen – eine Anforderung, die viele ältere Systeme nicht erfüllen.
Viele Kommunen und Landkreise versuchen, diese Herausforderungen isoliert zu bewältigen – ohne voneinander zu lernen. Aus diesem Grund hat Colibo das Netzwerk Digitale Verwaltung ins Leben gerufen, um den Erfahrungsaustausch und die Zusammenarbeit zu fördern.
Die Colibo-Lösung wurde in enger Zusammenarbeit mit öffentlichen Verwaltungen entwickelt und basiert auf vier zentralen Säulen:
Für alle, von überall: Nutzerfreundlich und zugänglich – auch für Mitarbeitende ohne Schreibtisch oder technische Vorkenntnisse
Hybride Lösungen: Integration von Desktop-Intranet, mobiler App und Infobildschirmen
Intuitives Design: Ein benutzerfreundliches und ansprechendes Interface fördert die aktive Nutzung
Maximale Sicherheit: ISO-zertifiziert, DSGVO-konform und mit höchsten Standards bei Daten- & Systemsicherheit
HSK zeigt den Weg: Digitale Transformation mit Colibo
Über den Hochsauerlandkreis
Mit rund 260.000 Einwohnerinnen und Einwohnern und etwa 1.500 Mitarbeitenden gehört der Hochsauerlandkreis zu den größten Kreisen in Nordrhein-Westfalen. Wie viele andere Behörden stand auch der HSK vor der Aufgabe, interne Prozesse und Systeme zu modernisieren.
Herausforderungen und Zielsetzung
Vor der Einführung von Colibo hatte der HSK mit drei zentralen Herausforderungen zu kämpfen:
Veraltete Kommunikationssysteme, die den Informationsfluss und die Zusammenarbeit erschwerten
Ein dringender Bedarf an einer leistungsfähigen digitalen Infrastruktur
Das Fehlen einer gemeinsamen Plattform für effektive Kommunikation und Wissensaustausch
Das Ziel war klar: Eine zukunftssichere, benutzerfreundliche und sichere digitale Plattform für interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu schaffen.
Warum Colibo?
Nach einem intensiven Ausschreibungsverfahren fiel die Wahl auf Colibo – eine dänische Intranetplattform mit nachgewiesener Erfolgsgeschichte in öffentlichen und privaten Organisationen. Überzeugt haben insbesondere Colibos Erfahrung mit komplexen Organisationsstrukturen und die Fähigkeit, eine einsatzbereite, dennoch flexible Lösung bereitzustellen.
Implementierung in nur drei Monaten
In enger Zusammenarbeit mit dem Colibo-Team wurde das Intranet exakt auf die Bedürfnisse des HSK zugeschnitten. Die Umsetzung erfolgte in nur drei Monaten – dank effizientem Projektmanagement und einer reibungslosen Abstimmung zwischen allen Beteiligten. Die enge Zusammenarbeit war ausschlaggebend für den erfolgreichen und schnellen Projektverlauf.
Ergebnisse und Mehrwerte
Schnellere und transparentere Kommunikation
Colibo erleichtert die Verteilung wichtiger Informationen über alle Abteilungen hinweg – und stellt sicher, dass relevante Inhalte die richtigen Personen erreichen.Verbesserter Wissensaustausch und mehr Übersicht
Eine zentrale Plattform für Dokumente, Neuigkeiten und Zusammenarbeit erleichtert das Auffinden und Teilen von Informationen – was Zeit spart und fundierte Entscheidungen ermöglicht.Technologischer Fortschritt – Vorbildfunktion für andere
Der HSK hat sich als digitaler Vorreiter unter den Kreisverwaltungen aufgestellt. Ein starkes Signal an andere Kreise und Kommunen: Digitalisierung ist machbar – und sie lohnt sich.
Fazit
Mit Colibo hat der Hochsauerlandkreis einen entscheidenden Schritt in Richtung einer modernen, effizienten und vernetzten Verwaltung getan. Die Fallstudie zeigt, dass ehrgeizige Ziele in kurzer Zeit erreichbar sind – wenn Technologie nutzerzentriert gestaltet wird.
Colibo ist mehr als nur eine technische Plattform – es ist das Fundament für eine neue Art der Zusammenarbeit. Der HSK geht mit gutem Beispiel voran.
