Unser Intranet ist so etwas wie ein Steckenpferd für mich. Es ist benutzerfreundlich und kann so viel leisten.
Liselotte Seider
Webberaterin, Sozialpädagogen
Die Herausforderungen
Der Nationale Verband der Sozialpädagogen (Socialpædagogernes Landsforbund) ist eine landesweite Berufsorganisation, die in 10 Bezirke im ganzen Land unterteilt ist. Er setzt sich für attraktive Gehalts- und Beschäftigungsbedingungen für seine Mitglieder, die Entwicklung und Verbreitung der Sozialpädagogik und ein gutes und sinnvolles Leben für bedürftige Menschen ein. Die Mitarbeiter brauchten eine leicht zugängliche Kommunikationsplattform, die jeder nutzen konnte, um zu verhindern, dass wichtige Informationen in ihren Posteingängen verschwanden.
Kaufprozess
Die Intranetlösung von Socialpædagogerne ist seit 2018 in Betrieb, als man sich entschied, die alte Plattform im Zusammenhang mit dem Umzug der IT zu einem neuen Anbieter zu ersetzen. Damals war man sich nicht zu 100 % im Klaren darüber, ob es sich um eine fertige Lösung handeln sollte oder ob sie an die eigenen Bedürfnisse angepasst wird. Liselotte führte eine gründliche Voranalyse mit einem Workshop, einer Fragebogenerhebung und Interviews mit den Beteiligten durch. Das Ergebnis war ein erweitertes Pflichtenheft, das sowohl technische als auch inhaltliche Punkte enthielt. Es folgte ein Ausschreibungsverfahren, bei dem Socialpædagogerne drei Anbieter zur Abgabe eines Angebots für das Projekt aufforderte. Einer von ihnen war Colibo.
Der Vorteil von Colibo war die schnelle Implementierung, obwohl ich anfangs skeptisch war, eine Paketlösung zu wählen, die es auch ist. Die Lösung erwies sich als sehr benutzerfreundlich, und der Newsfeed ist dem, was wir aus den sozialen Medien kennen, tatsächlich sehr ähnlich. Es gibt also einen schönen Wiedererkennungswert für die Mitarbeiter.
Liselotte Seider
Webberaterin, Sozialpädagogen
Liselottes Lieblingsfunktionen in Colibo
Es geht um Verhalten und Sicherheit
Obwohl das Intranet bereits vor einigen Jahren in Betrieb genommen wurde, konzentriert sich Liselotte immer noch darauf, den Mitarbeitenden zu helfen und sie anzuleiten. Sie ist jedoch nicht allein mit dem Projekt.
„Wir bemühen uns ständig darum, dass das Intranet den ihm gebührenden Platz in der Organisation einnimmt. Wir fördern laufend gute Intranet-Tipps und Webinare für Bezirke und Einheiten“.
In erster Linie hat die Leitung der Socialpædagogerne das Intranet angenommen und nutzt es, anstatt E-Mails zu verschicken. Dies ist ein Signal an alle in der Organisation, wie wichtig es ist, den Dialog auf einer Plattform zu sammeln.
Wir nutzen das Intranet, um die Mitarbeitenden über die DSGVO zu informieren, und haben alle Informationen an einem Ort in einer Arbeitsgruppe im Intranet gesammelt. Hier können sich die Mitarbeitende orientieren. Wir behalten nicht nur den Überblick über Dokumente und Daten, wenn sie sich in unserem Intranet befinden, sondern die Mitarbeiter können auch immer an einem Ort relevantes Wissen über die DSGVO finden, z. B. was die Mitarbeitenden im Falle einer Datenschutzverletzung tun sollten, und Anweisungen.
Liselotte Seider
Webberaterin, Sozialpädagogen
Wissensaustausch in den Kreisen
Anne Mette Hulbæk ist die Verwaltungsassistentin in einem Bezirk auf Sjælland: "Hier gibt es 8 Mitarbeitende im Büro, und Anne Mette ist unter anderem Redakteurin des Intranets, wo sie für lokale Ankündigungen im Bezirk zuständig ist. Im Nachrichtenfeed auf der Startseite erhalten sie wichtige Nachrichten aus der gesamten Organisation. Darüber hinaus haben sie ihre eigene Arbeitsgruppe für lokale Themen eingerichtet. Es geht um alles von Urlaubsplänen bis hin zu Leitfäden und Kontaktdaten. Auch übergreifend in der Organisation können sie an themenbasierten Arbeitsgruppen zu Themen wie IT-Systemen und GDPR teilnehmen."
Mit Colibo bin ich immer auf dem Laufenden, was in der Organisation passiert. Ich profitiere wirklich von den Verknüpfungen zu den anderen Systemen, die wir verwenden. Es stellt sicher, dass die Dateien immer auf dem neuesten Stand sind und sich nur an einem Ort befinden.
Anne Mette Hulbæk
Administrative Assistentin
Tägliche Benutzung
Ein Jahr nach der Einführung wurden die Mitarbeitenden gefragt, wie sie das Intranet nutzen und welche Erfahrungen sie gemacht haben. Die Rückmeldungen zeigten, dass die Verbreitung unter den MitarbeiterInnen hoch war, wobei die meisten mindestens einmal täglich im Intranet waren, um sich über Nachrichten, Aktivitäten in Arbeitsgruppen und Suchen im Telefonbuch zu informieren. Die Mitarbeitenden nutzten das Intranet über Mobiltelefone und zwar über ein größeres Zeitfenster des Tages.
Wir prüfen derzeit die Möglichkeiten für das Onboarding neuer Mitarbeitenden mit Colibo. Es ist möglich, Abläufe und Fragebögen einzurichten, die neue Mitarbeitende durch den Prozess führen, damit sie eine gute und einheitliche Einführung bei uns erhalten. Das System ermöglicht es der Personalabteilung auch, den Prozess von Anfang bis Ende für den einzelnen Mitarbeitenden zu verfolgen.
Anne Mette Hulbæk
Administrative Assistentin
