Schwedische Studien zeigen, dass Mitarbeiterfluktuation Innovation, Produktivität und Qualität beeinträchtigt — vor allem, weil implizites Wissen verloren geht, wenn es nicht dokumentiert und organisationsweit geteilt wird.
Eine schwedische Untersuchung kommt zu dem Schluss, dass Wissensverlust durch Mitarbeiterwechsel ein branchenübergreifendes Problem ist.
(Quelle: ScienceDirect – Knowledge loss induced by employee turnover)
Wenn Schlüsselpersonen kündigen
Eine aktuelle indonesische Studie zeigt, dass Organisationen typischerweise unterschätzen:
wie viel Wissen nur in Köpfen und E-Mails existiert
wie wenig in zugänglichen Systemen dokumentiert ist
wie selten Offboarding für echten Wissenstransfer genutzt wird
Wenn ein Schlüsselmitarbeiter kündigt, verschwindet nicht nur eine Stelle, sondern auch all das, was nirgendwo niedergeschrieben ist: Entscheidungen, Arbeitsabläufe, Kontakte und das praktische „So machen wir es wirklich“.
Ein modernes Intranet entscheidet darüber, ob dieses Wissen verloren geht — oder Teil des kollektiven Organisationsgedächtnisses bleibt.
Warum ist Wissensverlust bei Kündigungen ein Problem?
Wissensverlust ist kein reines HR-Thema. Er beeinflusst Betrieb, Qualität und Innovationsfähigkeit.
Forschung zeigt, dass Mitarbeiterfluktuation zu einem Verlust impliziten Wissens führt — mit Folgen wie:
geringerer operativer Effizienz
weniger Innovation
mehr Fehlern in Prozessen
Das indonesische Knowledge Loss-Studie von 2025 weist darauf hin, dass Unternehmen oft unterschätzen:
wie viel Wissen nur in E-Mails und Köpfen gespeichert ist
wie wenig tatsächlich dokumentiert ist
wie selten Offboarding strukturierten Wissenstransfer umfasst
Die Konsequenz: Entscheidungen dauern länger, Fehler häufen sich, und neue Mitarbeitende müssen Lösungen neu erfinden.
Warum werden viele Intranets im Alltag nicht genutzt?
Ein Intranet wird nicht automatisch zum Wissenshub.
Studien zeigen:
nur ca. 13 % der Mitarbeitenden nutzen das Intranet täglich
31 % nutzen es überhaupt nicht
Viele Intranets verkommen zu:
statischen Pinnwänden voller PDFs
unstrukturierten Dokumentenarchiven ohne Verantwortliche
Plattformen ohne Bezug zum Arbeitsalltag
Das führt dazu, dass Mitarbeitende lieber E-Mails, Teams oder Kolleg:innen nutzen — und das Intranet an Bedeutung verliert.
Colibo & Kvadrat |
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Ein Intranet schafft nur dann Wert, wenn es auch genutzt wird. Genau hier setzt Colibo an. Die Plattform bündelt Prozesse, Rollen, Dokumente und Arbeitsabläufe an einem Ort, sodass Wissen nicht in E-Mails oder Ordnern verloren geht. Colibo unterstützt die gesamte Employee Journey mit rollenbasierten Seiten, Checklisten und Handover-Vorlagen. Das sorgt für schnellere Einarbeitung, verlässliches Offboarding und stabilere Arbeitsabläufe. Kvadrat, ein globales Designunternehmen mit 951 Mitarbeitenden an 28 Standorten, war anfangs unsicher, ob das Intranet genutzt würde. Heute liegt die tägliche Login-Rate bei 69,78 %:
Laut People-Development-Beraterin Malene Lynnerup Jensen ist Colibo heute ein zentrales Wissenszentrum und fester Bestandteil des Arbeitsalltags. |
Was macht ein Intranet Wertvoll?
Ein Intranet ist nicht nur eine Plattform. Es ist ein Arbeitswerkzeug, das entweder Klarheit oder zusätzliche Komplexität erzeugt.
Forschungen zeigen deutlich: Wenn ein Intranet richtig aufgebaut ist, verändert sich das Verhalten der Mitarbeitenden spürbar.
Studien zum digitalen Arbeitsplatz und zu Intranets belegen:
die Mitarbeiterzufriedenheit steigt im Durchschnitt um 20 %
Wissensarbeiter werden 20–25 % effizienter, wenn wichtige Informationen zentral verfügbar sind
87 % erleben eine Verbesserung der internen Kommunikation
Warum ist das so?
Weil ein funktionierendes Intranet die alltägliche Reibung reduziert, die in nahezu allen Organisationen entsteht.
„Wo ist die neueste Version?“
„Können Sie mir den Link noch einmal schicken?“
„Wer aktualisiert dieses Dokument?“
Eine Mitarbeiterin sucht 10 Minuten lang nach einer Prozessbeschreibung.
In einem ganzen Team summiert sich das schnell auf eine Stunde pro Tag.
Mit einer klaren Struktur wissen alle, wo Informationen liegen — und welche Version gültig ist. Onboarding findet häufig über alte E-Mails, verstreute Ordner und persönliche Notizen statt. Das kostet unnötig Zeit. Ein einheitlicher Onboarding-Prozess gibt neuen Mitarbeitenden Sicherheit, Tempo und Selbstständigkeit. Ein Dokument ist veraltet. Eine Seite ist unvollständig. Niemand fühlt sich verantwortlich. Mit klaren Zuständigkeiten und festen Aktualisierungsroutinen wird das Intranet zu einer verlässlichen Quelle.
Was zeichnet ein gutes Intranet aus?
Auch wenn Organisationen unterschiedlich sind, basieren erfolgreiche Intranets auf denselben Prinzipien:
eine klare Struktur, die reale Arbeitsabläufe widerspiegelt
eindeutige Verantwortlichkeiten für Inhalte
Integration mit anderen Systemen, damit das Intranet die zentrale Anlaufstelle wird
Fokus auf Mitarbeiterreisen – insbesondere Onboarding und Offboarding
Das klingt einfach — ist es aber nicht.
Es erfordert Erfahrung, Planung und eine Plattform, die für die Realität moderner Arbeitsumgebungen entwickelt wurde.
Genau hier macht Colibo den Unterschied: nicht nur als Technologie, sondern als Methode, die sicherstellt, dass Wissen, Kommunikation und Entscheidungen nicht verloren gehen, sondern geteilt werden.
Wie hilft ein Intranet, Wissensverlust beim Offboarding zu reduzieren?
Ein gutes Intranet unterstützt Dokumentation und Wissensaustausch gleichermaßen.
Aus Knowledge-Management-Sicht kann es dabei helfen:
Prozessbeschreibungen und Arbeitsabläufe zentral zu speichern
rollenbasierte Seiten mit Verantwortlichkeiten, Systemen, Kontakten und typischen Fehlerquellen zu erstellen
Projektdokumentation, Entscheidungen und Learnings für Teams dauerhaft zugänglich zu machen
standardisierte Offboarding-Prozesse durchzuführen, bei denen Wissenstransfer fest integriert ist
APQC zeigt in aktuellen Studien, dass Unternehmen in den kommenden Jahren durch Pensionierungen und Fluktuation massiv Wissen verlieren könnten.
Daher wird Knowledge Retention zunehmend zu einer strategischen Notwendigkeit.
(Quelle: The Great Retirement and Knowledge Loss, 2025)
Welche Best Practices sind sinnvoll?
Wenn Sie Ihr Intranet nutzen möchten, um Wissensverlust zu vermeiden, sind folgende Schritte ein guter Anfang:
Kritisches Wissen erfassen
Welche Prozesse und Kontakte wären schwer wiederherzustellen, wenn jemand in 30 Tagen das Unternehmen verlässt?
Rollenbasierte Seiten und Handover-Vorlagen erstellen
Standardseiten können enthalten:
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Systeme und Zugänge
regelmäßige Aufgaben und Fristen
wichtige interne und externe Kontakte
typische Fehlerquellen und Hinweise
Das Intranet als Single Source of Truth etablieren
Richtlinien, Prozesse und Arbeitsabläufe sollten nur an einem Ort liegen — und ausschließlich dorthin verlinkt werden.
Onboarding und Offboarding integrieren
Mit klaren Checklisten:
für neue Mitarbeitende
für Führungskräfte beim Offboarding inklusive Wissenstransfer
Nutzung messen und optimieren
Login-Daten, Suchbegriffe und Seitenaufrufe zeigen, wo das Intranet gut funktioniert — und wo nicht.
