Langsame Kommunikation an Ihrem kommunalen Arbeitsplatz? Hier ist, was andere Kommunen tun, um das zu lösen
Wenn Sie im öffentlichen Sektor arbeiten, haben Sie wahrscheinlich steigende Anforderungen, begrenzte Ressourcen und manchmal stockende interne Kommunikation und Wissensaustausch erlebt?
Fühlen Sie, dass Ihr Arbeitsplatz manchmal geprägt ist von:
Zeitverschwendung
Missverständnissen
Silos zwischen Abteilungen
Fehlendem Wissensaustausch
Zu vielen Meetings und E-Mails
Fehlendem Dialog zwischen KollegInnen oder zwischen KollegInnen und Vorgesetzten
Mitarbeitende, die nicht gehört werden – z.B. wegen ihrer Funktion im Feld und einem fehlenden Ort, um Wünsche, Meinungen, neue Initiativen usw. zu kommunizieren?
Das sind leider bekannte Herausforderungen aus dem kommunalen Alltag, bei denen Sie sicherlich nicken können:
Geografische Verteilung: MitarbeiterInnen sind oft an verschiedenen Standorten im Einsatz, was es schwierig macht, alle an einem Ort zu versammeln.
Sehr unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse: Von Lehrern und Pädagogen bis hin zu Technikern und Verwaltungsmitarbeitern
Technologische Herausforderungen: Nicht alle MitarbeiterInnen sind gleichermaßen technisch versiert, und viele haben während ihrer Arbeitszeit keinen Zugang zu einem PC, sodass einige völlig vom Führungsteam, anderen KollegInnen oder der Zentrale abgeschnitten sind.
Bekannte Herausforderungen bei z.B. der Ringkøbing-Skjern Kommune. Jette Rask, Projektleiterin der Ringkøbing-Skjern Kommune, erklärt:
”Die Größe der Organisation bedeutet, dass es große Entfernungen zwischen unseren Abteilungen gibt. Daher erleben wir eine große Herausforderung in Bezug auf die interdisziplinäre Zusammenarbeit. Wir hatten Schwierigkeiten, unsere externen MitarbeiterInnen zu erreichen, die in verschiedenen Institutionen tätig sind – sowohl Lehrkräfte als auch Tagespflegepersonen und Altenpflegehelfer usw. Gleichzeitig hatten wir Schwierigkeiten, KollegInnen mit bestimmten Fachkompetenzen zu finden und Informationen an die Mitarbeitenden über unser früheres Intranet zu vermitteln.”
Warum eine digitale Kommunikationsplattform – ein modernes Intranet ist die Lösung
Ein modernes Intranet, das als digitale interne Kommunikationsplattform fungiert, hat sich als echte Spielveränderung für die kommunale interne Kommunikation in Dänemark, Norwegen und Deutschland erwiesen. Es fungiert als zentrale Plattform, auf der Mitarbeitende Folgendes tun können:
Wissen teilen: Best Practices, Erfahrungen und neues Wissen können in relevanten Arbeitsgruppen, über Videos, Bilder, Dokumente und Kommentare/Dialoge innerhalb oder zwischen Abteilungen und geografischen Gebieten geteilt werden.
Zusammenarbeiten: Projekte können effektiver koordiniert werden, und MitarbeiterInnen können abteilungsübergreifend zusammenarbeiten.
Informationen finden: Mit einer guten Suchfunktion können MitarbeiterInnen schnell die Informationen finden, die sie benötigen.
Relevante und segmentierte Informationen erhalten: MitarbeiterInnen, die zuvor von wichtigen Informationen abgeschnitten waren, können nun die relevanten Informationen erhalten, die sie benötigen. Weniger E-Mails und besserer Wissensaustausch. Mit segmentierten Arbeitsgruppen und Nachrichten-Feeds, die über Mobiltelefone, Tablets und PCs verfügbar sind, erhalten die Mitarbeiter nur die relevanten Informationen – Nachrichten, Veranstaltungen und wichtige Mitteilungen können auf einer zentralen Plattform geteilt werden.
Zweiwegekommunikation: Alle MitarbeiterInnen haben jetzt die Möglichkeit, an gemeinsamen Diskussionen teilzunehmen und ihr Wissen zu teilen, zu kommentieren, zu liken und sich einzubringen. Dies verändert die Kommunikation von einseitig über E-Mail oder SharePoint zu zweiseitig mit offener Diskussion.
Den genau richtigen Kollegen finden: Über Kompetenztags können MitarbeiterInnen einfach den richtigen MitarbeiterIn finden. Wer war z.B. derjenige, der den Excel-Kurs besucht hat, oder wer kann Erste Hilfe leisten?
Colibo ist der größte Anbieter eines modernen Intranets für Kommunen in Dänemark. Eine Plattform, die in Zusammenarbeit mit Kommunen entwickelt wurde, um die komplexen Strukturen im öffentlichen Sektor zu verstehen.
Lisbet Rosendal, Webberaterin bei der Stadt Esbjerg, erklärt, warum sie sich für Colibo entschieden haben:
Die responsive Plattform war ein ganz entscheidender Punkt für uns. Wir möchten über Mobiltelefone und Tablets auf das Intranet zugreifen, damit wir auch die Tagespflegepersonen, Altenpfleger und SOSU-Helfer einbeziehen können, die nicht notwendigerweise einen Computer in ihrem Arbeitsalltag nutzen.
Auch die Ringkøbing-Skjern Kommune nutzt Colibo:
Die externen MitarbeiterInnen können schnell auf relevante Informationen zugreifen und haben gleichzeitig die Möglichkeit, ihre eigenen „Arbeitsräume“ über die Arbeitsgruppenfunktion zu schaffen. Colibo ist zudem eine intuitive und benutzerfreundliche Intranet-Plattform, die es uns ermöglicht, schnell und einfach Kollegen mit bestimmten Kompetenzen zu finden.
– Jette Rask, Projektleiterin, Ringkøbing-Skjern Kommune
Die Stadt Silkeborg nutzt Colibo. John Andersen, Leiter der Verwaltung, IT und Finanzen für die Häusliche Pflege und den Pflegedienst, sagt:
Früher mussten die MitarbeiterInnen im Einsatz anrufen oder sich in verschiedene Netzwerke mit einem PC einloggen, um Zugang zu Informationen zu erhalten. Jetzt haben sie alles direkt zur Hand.
Was zeichnet ein gutes kommunales Intranet aus?
Benutzerfreundlichkeit: Das Intranet sollte intuitiv und einfach zu navigieren sein, sodass alle Mitarbeitende es nutzen können.
Mobilzugänglichkeit: Mitarbeitende sollten auf das Intranet von ihren Smartphones und Tablets aus zugreifen können.
Personalisierung: Mitarbeitende sollten das Intranet an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können.
Integration mit anderen Systemen: Das Intranet sollte mit anderen Systemen, z.B. HR-Systemen und Finanzsystemen, integrierbar sein.
Das zukünftige kommunale Intranet
Ein modernes Intranet ist nicht länger nur ein Werkzeug zum Teilen von Informationen. Es ist eine Plattform, die Zusammenarbeit stärken, die Produktivität erhöhen und ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl unter den Mitarbeitenden schaffen kann. Durch Investitionen in ein gutes Intranet sichern sich viele Kommunen eine effektivere und kohärentere Organisation.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie ein Intranet Ihrer Kommune nützen kann? Oder was andere Kommunen spezifisch mit ihrem Intranet getan oder erreicht haben? Kontaktieren Sie uns unter contact@colibo.com oder + 45 28 14 40 15
