Intranet: Die Zukunft der internen Kommunikation
Ist die interne Kommunikation Ihres Unternehmens so effektiv wie ein Elefant in einem Porzellanladen?
Top-down? Einseitig? Läuft vieles über E-Mails? Eins-zu-alle Kommunikation? Ohne Mitarbeiterengagement?
Wenn Sie nur einem dieser Punkte zustimmen können, wird es Zeit, aufzuwachen und die Möglichkeiten für verbesserte interne Kommunikation zu erkunden. Denn es kann auf eine andere und bessere Weise gemacht werden. Das Intranet ist die Zukunft der internen Kommunikation – obwohl viele wahrscheinlich sagen werden, dass das altmodische Intranet der Vergangenheit angehört.
Und ja, es gibt unglaublich viele staubige Intranets da draußen. Intranets, die keine internen Kommunikationsplattformen sind, sondern eher eine Ablagefläche für Personalrichtlinien usw. Intranets, die weder von der Unternehmensleitung noch von den Mitarbeitern genutzt werden. Intranets, die ein Relikt aus alten Zeiten sind und die weder intuitiv sind noch den Bedürfnissen des digitalen Mitarbeiters entsprechen. Intranets, bei denen es nahezu unmöglich ist, nützliche Informationen zu finden. Intranets, die nicht die Funktionen bieten, die wir von verschiedenen sozialen Plattformen kennen, wie z.B. Nachrichtenfeeds und Arbeitsgruppen.
Aber so muss es nicht sein!
Ja, ja, wir sind natürlich voreingenommen als Intranet-Anbieter! Aber unsere 225.000+ Nutzer sprechen ihre eigene Sprache – und erzählen uns, wie ihr Colibo-Intranet ihre interne Kommunikation wirklich optimiert und ihr Geschäft über Grenzen hinweg näher zusammengebracht hat.
2. Wählen Sie die richtigen Kanäle:
Nutzen Sie eine Kombination aus Kanälen, um alle Mitarbeiter zu erreichen.
Intranet, Infoscreens, Mobilgeräte, Teammeetings, 1:1-Gespräche – finden Sie die optimale Kombination für Ihr Unternehmen.
Intranet: Nutzen Sie das Intranet, um Nachrichten, Richtlinien, Anleitungen, Dokumente und andere wichtige Informationen zu teilen. Stellen Sie sicher, dass das Intranet benutzerfreundlich und mit relevanten Inhalten aktuell ist.
Tipp: Erstellen Sie Gruppen, sodass jeder Mitarbeiter nur relevante Inhalte entsprechend seinem Arbeits- oder Interessengebiet erhält, wie z.B. Produktgruppe, Verkaufsteam oder Laufgruppe.
Infoscreens: Platzieren Sie Infoscreens in strategischen Bereichen, um wichtige Nachrichten, Updates und Erinnerungen anzuzeigen. Erreichen Sie Mitarbeiter, die sonst keinen Zugang zu internen Nachrichten über Computer oder sogar Mobilgeräte haben – z.B. in Produktionsstätten und im Lager.
Tipp: Verwenden Sie visuell ansprechende Inhalte und wechseln Sie die Inhalte regelmäßig, um das Interesse der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.
Mobil: Ermöglichen Sie es Mitarbeitern, über mobile Geräte auf interne Kommunikation zuzugreifen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Mitarbeiter in der Frontlinie haben, die nicht einfach Zugang zu einem Computer haben – z.B. Mitarbeiter im sozialen und Gesundheitswesen oder im Transport- und Logistikbereich.
Tipp: Nutzen Sie eine App oder eine mobilfreundliche Version des Intranets.
Teammeetings: Halten Sie regelmäßige Teammeetings ab, um Projekte, Fortschritte und Herausforderungen zu besprechen.
Tipp: Machen Sie die Meetings konkret mit einer Agenda und beenden Sie sie mit spezifischen Aufgaben, die bis zum nächsten Meeting bearbeitet werden sollen.
1:1-Gespräche: Führen Sie regelmäßig 1:1-Gespräche mit Mitarbeitern, um Feedback zu geben, Fragen zu beantworten und Beziehungen aufzubauen.
3. Kommunikation relevant halten
Segmentieren Sie die Informationen basierend auf den Rollen, Abteilungen und Interessen der Mitarbeiter.
Tipp: Mit Colibo können Sie Gruppen erstellen, die die richtige Segmentierung der Inhalte, die Sie senden, sicherstellen.
Fragen Sie die Mitarbeiter regelmäßig, welche Informationen sie als nützlich empfinden.
Tipp: Verwenden Sie Umfragen, Meinungsumfragen und Fokusgruppen, um Feedback zu sammeln.
Achten Sie auf unterschiedliche Kommunikationsstile und -präferenzen. Tipp: Passen Sie Ihre Kommunikation an, je nachdem, ob Sie mit einer großen Gruppe oder einer einzelnen Person sprechen.
Mit Colibo können wir Gemeinschaften um unterschiedliche Gruppen herum aufbauen. Colibo bringt alle und die richtigen Menschen an die richtigen Orte zusammen. Sie sind nicht nur in einem großen Netzwerk, sondern in Ihrer eigenen Abteilung und den Gruppen, die für Sie relevant sind. Es geht um professionelle Gemeinschaft und darum, die relevanten Inhalte zu erhalten. Z.B. hat unser Vorstand nun seinen exklusiven Bereich für Kommunikation und Dateiaustausch. Zuvor mussten sie E-Mail und SharePoint verwenden, doch das war überhaupt nicht so intuitiv oder einfach, wie die Zusammenarbeit mit Colibo. Die Plattform von Colibo zentralisiert alles, und das fehlte uns vorher.
– Lisa Skjold Slothuus, Kommunikationsberaterin, Dänischer Firmenport
4. Seien Sie konsequent
Kommunizieren Sie regelmäßig. Die Mitarbeiter müssen darauf vertrauen können, dass sie die Informationen erhalten, die sie benötigen, wenn sie sie benötigen.
5. Nutzen Sie ein benutzerfreundliches Intranet
Vergessen Sie alles über Ablagesysteme. Denken Sie an das Intranet als Plattform für Dialog, Nachrichten und Zusammenarbeit.
Stellen Sie sicher, dass das Intranet einfach zu navigieren und zu verwenden ist.
Tipp: Verwenden Sie eine Plattform mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, klarer Struktur und Suchfunktionen. Mit Colibo erhalten Sie einen Nachrichtenfeed, der dem ähnelt, was Sie von anderen sozialen Medien kennen. Das erleichtert es den Mitarbeitern, einfach die neuesten Nachrichten durchzublättern.
Aktualisieren Sie das Intranet regelmäßig mit frischen Inhalten.
Tipp: Beteiligen Sie Mitarbeiter an der Erstellung von Inhalten für das Intranet.
Nutzen Sie die Funktionen des Intranets, um die Zusammenarbeit zu fördern.
Tipp: Verwenden Sie Arbeitsgruppen, Chat-Funktionen und Dokumentenmanagement-Tools.
6. Machen Sie Informationen leicht zugänglich
Optimieren Sie die Suchfunktion des Intranets. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Informationen, die sie benötigen, leicht finden können. Verwenden Sie relevante Schlüsselwörter, Kategorien und Tags. Machen Sie es einfach, Suchergebnisse zu filtern.
Erstellen Sie eine FAQ-Seite mit Antworten auf häufige Fragen.
Tipp: Achten Sie darauf, dass die FAQ-Seite aktuell ist und leicht gefunden werden kann.
7. Nutzen Sie Technologie zu Ihrem Vorteil
Die Technologie sollte es Ihnen erleichtern, zu kommunizieren – nicht komplizierter. Ersetzen Sie daher das große Meer von internen E-Mails durch eine Intranetplattform, um Nachrichten zu teilen und eine Plattform für den Dialog zu schaffen.
Nutzen Sie KI, um effizienter zu sein – mit Suchfunktionen, Chat und Texterstellung kann KI Ihren Alltag erleichtern. Bei Colibo arbeiten wir hart daran, verschiedene KI-Tools zu implementieren, die Ihren Alltag erleichtern können.
Bonustipp:
Verwenden Sie Humor und Kreativität in Ihrer Kommunikation. Das kann dazu beitragen, sie ansprechender und einprägsamer zu gestalten.
Feiern Sie Erfolge und erkennen Sie die Leistungen der Mitarbeiter an. Das kann helfen, die Moral und Motivation zu stärken.
Seien Sie ein gutes Vorbild für effektive Kommunikation. Zeigen Sie den Mitarbeitern, wie man offen, ehrlich und respektvoll kommuniziert.
Durch die Umsetzung dieser Tipps können Sie eine interne Kommunikationskultur schaffen, die Zusammenarbeit, Innovation und Erfolg fördert.
Denken Sie daran: Interne Kommunikation ist ein kontinuierlicher Prozess. Sie erfordert ständige Anstrengungen und Anpassungen, um sicherzustellen, dass die Kommunikation für alle Mitarbeiter effektiv und ansprechend ist.
Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen wünschen, können Sie sich gerne an uns wenden.
