7 Tipps, um die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen aufzupeppen
Ist die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen immer auf Hochtouren?
Geben Sie es zu; auch wenn die Kommunikation gut ist, könnte sie an vielen Stellen optimiert werden, oder? Insbesondere die Kommunikation, die zwischen Ihnen ausgetauscht wird. Stellen Sie fest, dass Sie z.B.:
Einwegkommunikation: Informationen sickern von der Geschäftsführung durch E-Mails und Monatsbesprechungen, während die Stimmen der Mitarbeiter oft untergehen.
E-Mail-Tsunami: Überfüllte Postfächer mit zahlreichen irrelevanten E-Mails „an alle“ oder E-Mails, in denen Sie endlos cc’ed sind.
Veraltetes Intranet: Eine veraltete und nicht besonders intuitive Plattform, die hauptsächlich als Ablageort für verstaubte Personalrichtlinien fungiert – gekrönt von einer miserablen Suchfunktion.
Stellen Sie sich stattdessen einen Arbeitsplatz vor, an dem die schriftlichen Informationen frei fließen wie ein lebhaftes Gespräch, wo Sie immer leicht finden, was Sie brauchen, und wo Zusammenarbeit mit Engagement und Motivation gedeiht. Hier sind 7 Tipps, um die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
Interne Kommunikation im Unternehmen – ein Engpass?
Fühlt sich die interne schriftliche Kommunikation in Ihrem Unternehmen mehr wie ein Engpass an, als ob sie Ihnen wirklich hilft, voranzukommen?
Sie sind nicht allein. Leider ist das die Realität in vielen Unternehmen, in denen ein Großteil der Kommunikation über E-Mails läuft.
Sie können jedoch relativ einfach eine dialogbasierte interne schriftliche Kommunikation erreichen. Und es wird einfacher, die Gespräche zu finden, ohne einen Stapel E-Mails durchforsten zu müssen. Hier sind 7 Tipps, um loszulegen:
1. Schaffen Sie eine Kultur offener Dialoge
1a. Ermutigen Sie zu offener und ehrlicher Kommunikation auf allen Ebenen der Organisation.
Geben Sie den Mitarbeitern eine Stimme und schaffen Sie Raum für Feedback und Ideen. Dies kann z.B. mit Colibo geschehen, einer modernen, intuitiven internen Kommunikationsplattform, auf der Sie ganz einfach ALLE Mitarbeiter unabhängig von Funktion und Standort erreichen können. Auch Mitarbeiter in Servicefunktionen und an der Front.
Die Führung muss vorausgehen und zeigen, dass sie den Dialog und Feedback schätzt.
Schaffen Sie eine Kultur, in der es in Ordnung ist, Fehler zu machen und aus ihnen zu lernen.
Nutzen Sie das Intranet als die gemeinsame interne Kommunikationsplattform des Unternehmens. Hier ist es möglich, Gespräche zu starten, auf Beiträge anderer zu reagieren (wie wir es von sozialen Medien kennen), einfach Posts, Bilder, Videos usw. hochzuladen, die zur Schaffung von Dialog und Zusammenhalt beitragen können.
Organisieren Sie regelmäßige Teambesprechungen und Workshops, in denen Mitarbeiter brainstormen, Ideen austauschen und sich gegenseitig Feedback geben können, auch an die Leitung.
Verwenden Sie Werkzeuge für Umfragen und Erhebungen, um Feedback von Mitarbeitern zu verschiedenen Themen zu sammeln.
Tipp: Analysieren Sie das Feedback gründlich und nutzen Sie es zur Verbesserung der Kommunikation.
1b. Nutzen Sie Plattformen wie Colibo, um eine gemeinsame Plattform für den Dialog zu schaffen.
Erstellen Sie Gruppen auf Colibo, um Diskussionen und die Zusammenarbeit an spezifischen Projekten oder Themen zu fördern. Sie können z.B. Abteilungsgruppen, Arbeitsgruppen, Projektgruppen, eine Gruppe für den Vorstand, eine Laufgruppe oder was auch immer Sie benötigen, erstellen. Sammeln Sie alle relevanten Dokumente, Bilder und Kommunikation in der entsprechenden Gruppe. So ist es für die Mitglieder der Gruppe einfach, die Informationen wiederzufinden, und die Informationen erreichen NUR die Mitglieder der Gruppe.
Es ist auch eine einfache Möglichkeit, sicherzustellen, dass sensible Informationen – z.B. im Zusammenhang mit Kundenprojekten oder der Vorstandstätigkeit – nur an die Mitglieder der Gruppe weitergegeben werden.
Tipp: Nutzen Sie die Arbeitsgruppen, um Dateien zu teilen, Aufgaben zu koordinieren und sich über alles zu informieren, was für Ihr Arbeitsfeld relevant ist.
Teilen Sie Nachrichten, Veranstaltungen und Updates über den Newsfeed, um alle Mitarbeiter informiert zu halten.
Tipp: Verwenden Sie Bilder und Videos, um den Newsfeed ansprechender zu gestalten.
Unternehmen, die bereit sind, Gemeinschaften aufzubauen, Entfernungen innerhalb der Organisation zu verringern und eine Kultur zu schaffen, in der Informationen schnell fließen, werden langfristig profitieren, aber das ist nicht für alle Unternehmen geeignet. Es erfordert eine Führung, die ihren Mitarbeitern vertraut, wenn der Dialog eröffnet wird.
2. Wählen Sie die richtigen Kanäle
Nutzen Sie eine Kombination aus Kanälen, um alle Mitarbeiter zu erreichen. Sowohl die im Büro als auch die unterwegs, im Lager, in der Produktion oder an der Front, wie z.B. Servicemitarbeiter. Finden Sie die optimale Kombination für Ihr Unternehmen.
Das Intranet
Informationsbildschirme
Teambesprechungen und 1:1 Gespräche
Intranet: Mit dem Intranet als Ihrem digitalen Hub für Digitalisierung, Informationen und Kommunikation können alle Mitarbeiter, die Leitung, HR, IT, Kommunikation usw. ganz einfach Nachrichten, Updates, Veranstaltungen, Anleitungen, Dokumente, Richtlinien und andere wichtige Informationen teilen – und vor allem Gespräche starten, wo es relevant ist.
Mobiles Intranet: Seien Sie sich der unterschiedlichen Arbeitsumgebungen bewusst und WIE sie die Informationen erhalten können. Für Mitarbeiter an der Front oder unterwegs ist eine mobilfreundliche Lösung der beste Weg, da das Handy immer in der Nähe ist – z.B. für Mitarbeiter im Sozial- und Gesundheitssektor oder im Transport- und Logistikbereich. Für Mitarbeiter in der Produktion und im Lager können Informationsbildschirme eine gute Ergänzung sein, insbesondere für Nachrichten, die besonders wichtig sind.
Tipp: Verwenden Sie eine App oder eine mobilfreundliche Version des Intranets (die Colibo natürlich bietet).
Es sind nicht nur die physischen Kanäle wichtig. Stellen Sie auch sicher, dass Sie Ihre Inhalte segmentieren, damit die Informationen, die Sie versenden, relevant sind.
Tipp: Erstellen Sie Gruppen im Intranet, damit jeder Mitarbeiter nur relevante Inhalte entsprechend seinem Arbeits- oder Interessengebiet erhält, wie z.B. das Produktteam, das Verkaufsteam oder den Laufclub. Hier ist ein Beispiel für einen Beitrag über eine Unternehmensveranstaltung, der an alle Mitarbeiter des Unternehmens gesendet wurde. Hätte es sich um einen Beitrag über den wöchentlichen Lauf gehandelt, der nur für Laufbegeisterte von Interesse ist, wäre es klug, diesen in einer geschlossenen Gruppe nur für Läufer zu versenden – und damit die restlichen Mitarbeiter nicht mit für sie „irrelevanten“ Lärm zu stören.
Informationsbildschirme: Ergänzen Sie Ihr digitales Hub – das Intranet – mit Informationsbildschirmen und erreichen Sie noch mehr Mitarbeiter. Mit Informationsbildschirmen können Sie Mitarbeiter erreichen, die sonst keinen Zugang zu internen Nachrichten über einen Computer oder sogar ein Handy haben – z.B. in Produktionseinheiten und im Lager. Platzieren Sie die Informationsbildschirme in strategischen Bereichen, um wichtige Nachrichten, Updates und Erinnerungen zu zeigen.
Tipp: Verwenden Sie visuell ansprechende Inhalte und wechseln Sie die Inhalte regelmäßig, um das Interesse der Mitarbeiter zu halten.
Teambesprechungen und 1:1 Gespräche: Nicht alles muss im Intranet veröffentlicht werden. Nutzen Sie die klassischen Teambesprechungen und 1:1 Gespräche für persönlichere Informationen und für wichtige Entscheidungen, die jetzt und hier getroffen werden müssen.
3. Kommunikation relevant halten
Das kann leichter gesagt als getan sein, aber halten Sie die Kommunikation so relevant wie möglich für den Empfänger.
Teilen Sie nur das, was für den einzelnen Mitarbeiter relevant ist. Vermeiden Sie unnötige Informationsüberflutung und eine-zu-alle Kommunikation.
Segmentieren Sie die Informationen, die Sie versenden, basierend auf den Rollen, Abteilungen und Interessen der Mitarbeiter.
Tipp: Mit Colibo können Sie Gruppen erstellen, die die richtige Segmentierung der Inhalte, die Sie versenden, sicherstellen.
Fragen Sie die Mitarbeiter regelmäßig, welche Informationen sie nützlich finden.
Tipp: Verwenden Sie Umfragen, Meinungsumfragen und Fokusgruppen, um Feedback zu sammeln.
Mit Colibo können wir Gemeinschaft um verschiedene Gruppen herum aufbauen. Colibo bringt alle und die richtigen Leute, die richtigen Orte zusammen. Sie sind nicht nur in einem großen Netzwerk, Sie sind in Ihrer eigenen Abteilung und den Gruppen, die für Sie relevant sind. Es geht um professionelles Gemeinschaftsgefühl und darum, die Inhalte zu haben, die relevant sind. Zum Beispiel hat unser Vorstand jetzt seinen exklusiven Bereich für Kommunikation und Dateifreigabe. Früher mussten sie E-Mails und Sharepoint nutzen, aber das war überhaupt nicht so intuitiv oder leicht, wie die Zusammenarbeit in Colibo. Die Plattform von Colibo zentralisiert alles, und das hat uns vorher gefehlt.
– Lisa Skjold Slothuus, Kommunikationsberaterin, Dänischer Firmenverband
4. Seien Sie visuell ansprechender
Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte – und das Gehirn nimmt Bilder viel schneller als Worte wahr. Unterstützen Sie daher Ihre interne schriftliche Kommunikation mit visuellen Mitteln wie Bildern, Videos und Infografiken.
Das macht es für die Mitarbeiter viel interessanter, Ihre Botschaft zu erhalten.
5. Verwenden Sie ein benutzerfreundliches Intranet
Vergessen Sie alles über die Ablage. Denken Sie an das Intranet als Plattform für Dialog, Nachrichten und Zusammenarbeit.
Stellen Sie sicher, dass das Intranet einfach zu navigieren und zu verwenden ist. (Tipp: Verwenden Sie eine Plattform mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, klarer Struktur und Suchfunktionen. Mit Colibo erhalten Sie einen Newsfeed, der dem ähnelt, was Sie von anderen sozialen Medien kennen. Das macht es den Mitarbeitern leicht, einfach die neuesten Nachrichten durchzublättern.)
Aktualisieren Sie das Intranet regelmäßig mit frischen Inhalten. (Tipp: Binden Sie die Mitarbeiter ein, um Inhalte für das Intranet zu erstellen.)
Nutzen Sie die Funktionen des Intranets, um die Zusammenarbeit zu fördern. (Tipp: Nutzen Sie Arbeitsgruppen, Chats und Dokumentenmanagement-Tools.)
6. Informationen leicht zugänglich machen
Optimieren Sie die Suchfunktion des Intranets. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Informationen, die sie benötigen, leicht finden können.
Verwenden Sie relevante Schlüsselwörter, Kategorien und Tags.
Erleichtern Sie das Filtern von Suchergebnissen.
Erstellen Sie eine FAQ-Seite mit Antworten auf häufige Fragen. (Tipp: Stellen Sie sicher, dass die FAQ-Seite aktualisiert und leicht zu finden ist.)
7. Nutzen Sie Technologie zu Ihrem Vorteil
Technologie sollte es Ihnen erleichtern zu kommunizieren – nicht schwieriger. Ersetzen Sie daher das große Meer interner E-Mails durch eine Intranetplattform, um Nachrichten zu teilen und eine Plattform für den Dialog zu schaffen.
Nutzen Sie KI, um effizienter zu sein – mit Suchfunktionen, Chats und Textgenerierung kann KI Ihren Alltag erleichtern. Wir bei Colibo arbeiten hart daran, verschiedene KI-Tools zu implementieren, die Ihren Alltag erleichtern.
Bonustipp:
Verwenden Sie Humor und Kreativität in Ihrer Kommunikation. Dies kann dazu beitragen, sie ansprechender und einprägsamer zu gestalten.
Feiern Sie Erfolge und anerkennen Sie die Leistung der Mitarbeiter. Dies kann dazu beitragen, die Moral und Motivation zu stärken.
Seien Sie ein gutes Vorbild für effektive Kommunikation. Zeigen Sie den Mitarbeitern, wie man offen, ehrlich und respektvoll kommuniziert.
Durch die Umsetzung dieser Tipps können Sie eine Kultur der internen Kommunikation schaffen, die Zusammenarbeit, Innovation und Erfolg fördert.
Denken Sie daran: Interne Kommunikation ist ein kontinuierlicher Prozess. Es erfordert kontinuierliche Anstrengungen und Anpassungen, um sicherzustellen, dass die Kommunikation effektiv und ansprechend für alle Mitarbeiter ist.
Wenn Sie Fragen haben oder mehr Informationen wünschen, können Sie uns gerne unter contact@colibo.com kontaktieren.
