Interne Kommunikation in Unternehmen
7 Tipps, um die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen aufzupeppen
Ist die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen immer im höchsten Gang?
Geben Sie es ruhig zu; auch wenn die Kommunikation gut ist, könnte sie wahrscheinlich an mehreren Stellen optimiert werden, oder? Besonders die Kommunikation, die untereinander ausgetauscht wird. Erleben Sie zum Beispiel:
Einwegkommunikation: Informationen tröpfeln von der Geschäftsführung über E-Mails und monatliche Meetings nach unten, während die Stimmen der Mitarbeiter oft untergehen
Die E-Mail-Flut: Überfüllte Posteingänge mit einer Vielzahl irrelevanter „An-alle“-E-Mails oder E-Mails, bei denen Sie in Endlosschleife auf Kopie (CC) gesetzt sind
Veraltetes Intranet: Eine veraltete und wenig intuitive Plattform, die vor allem als Ablageort für verstaubte Personalrichtlinien dient – gekrönt von einer miserablen Suchfunktion
Stellen Sie sich stattdessen einen Arbeitsplatz vor, an dem schriftliche Informationen frei wie ein lebhaftes Gespräch fließen, an dem Sie immer leicht finden, was Sie brauchen, und an dem die Zusammenarbeit mit hohem Engagement und Motivation blüht. Hier sind 7 Tipps, um die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen anzukurbeln.
Interne Kommunikation im Unternehmen – ein Nadelöhr?
Fühlt sich die interne, schriftliche Kommunikation in Ihrem Unternehmen eher wie ein Nadelöhr an als wie etwas, das Sie tatsächlich voranbringt?
Damit sind Sie nicht allein. Das ist leider die Realität in sehr vielen Unternehmen, in denen ein Großteil der Kommunikation über E-Mails abgewickelt wird.
Sie können jedoch relativ einfach eine dialogorientiertere interne schriftliche Kommunikation etablieren. Und es sich erleichtern, die Gespräche wiederzufinden, ohne einen Stapel E-Mails durchsuchen zu müssen. Hier sind 7 Tipps für den Einstieg:
1. Schaffen Sie eine Kultur des offenen Dialogs
1a. Ermutigen Sie zu offener und ehrlicher Kommunikation auf allen Ebenen der Organisation.
Geben Sie den Mitarbeitern eine Stimme und schaffen Sie Raum für Feedback und Ideen. Dies lässt sich z. B. mit Colibo umsetzen, einer modernen, intuitiven internen Kommunikationsplattform, mit der Sie ALLE Mitarbeiter unabhängig von Arbeitsfunktion und Standort problemlos erreichen können. Auch Servicekräfte und Mitarbeiter an vorderster Front.
Die Führungsebene muss vorangehen und zeigen, dass sie Dialog und Feedback schätzt.
Schaffen Sie eine Kultur, in der es in Ordnung ist, Fehler zu machen und aus ihnen zu lernen.
Nutzen Sie das Intranet als gemeinsame interne Kommunikationsplattform des Unternehmens. Hier ist es möglich, Gespräche zu beginnen, auf Beiträge anderer zu reagieren (wie wir es von sozialen Medien kennen), einfach Beiträge, Bilder, Videos usw. hochzuladen, die dazu beitragen können, Dialog und Zusammenhalt zu stiften.
Organisieren Sie regelmäßige Teambesprechungen und Workshops, bei denen Mitarbeiter einander und der Führungsebene Feedback geben, brainstormen und Ideen austauschen können.
Nutzen Sie Meinungsforschungstools und Umfragen, um Feedback von Mitarbeitern zu verschiedenen Themen einzuholen.
Tipp: Analysieren Sie das Feedback gründlich und nutzen Sie es, um die Kommunikation zu verbessern.
1b. Nutzen Sie Plattformen wie Colibo, um eine gemeinsame Plattform für den Dialog zu schaffen.
Erstellen Sie Gruppen auf Colibo, um Diskussionen und die Zusammenarbeit an spezifischen Projekten oder Themen zu fördern. Sie können z. B. Abteilungsgruppen, Arbeitsgruppen, Projektgruppen, eine Gruppe für den Vorstand, eine Laufgruppe oder was auch immer Sie benötigen, erstellen. Sammeln Sie alle relevanten Dokumente, Bilder und die Kommunikation in der entsprechenden Gruppe. So ist es für die Gruppenmitglieder einfach, die Informationen wiederzufinden, und die Informationen erreichen NUR die Mitglieder der Gruppe.
Dies ist auch ein einfacher Weg, um sicherzustellen, dass sensible Informationen – z. B. im Zusammenhang mit Kundenprojekten oder der Vorstandsarbeit – nur an Mitglieder der Gruppe gelangen.
Tipp: Nutzen Sie die Arbeitsgruppen, um Dateien zu teilen, Aufgaben zu koordinieren und sich gegenseitig über das auf dem Laufenden zu halten, was für genau Ihren Arbeitsbereich relevant ist.
Teilen Sie News, Events und Updates über den Newsfeed, um alle Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten.
Tipp: Nutzen Sie Bilder und Videos, um den Newsfeed ansprechender zu gestalten.
Unternehmen, die bereit sind, eine Gemeinschaft aufzubauen, Distanzen in der Organisation abzubauen und eine Kultur zu schaffen, in der Informationen schnell fließen, gewinnen auf lange Sicht. Das ist jedoch nicht für jedes Unternehmen geeignet. Es erfordert eine Führung, die ihren Mitarbeitern vertraut, wenn der Dialog geöffnet wird.
2. Wählen Sie die richtigen Kanäle
Nutzen Sie eine Kombination von Kanälen, um alle Mitarbeiter zu erreichen. Sowohl diejenigen im Büro als auch diejenigen unterwegs, im Lager, in der Produktion oder an vorderster Front, wie z. B. Servicemitarbeiter. Finden Sie die optimale Kombination für Ihr Unternehmen.
Das Intranet
Infobildschirme
Teambesprechungen und 1:1-Gespräche
Das Intranet: Mit dem Intranet als Digitalisierungs-, Informations- und Kommunikations-Hub Ihres Unternehmens können alle Mitarbeiter, die Geschäftsführung, HR, IT, die Kommunikationsabteilung u. v. m. ganz einfach News, Updates, Events, Anleitungen, Dokumente, Richtlinien und andere wichtige Informationen teilen – und nicht zuletzt dort, wo es relevant ist, Gespräche starten.
Mobiles Intranet: Achten Sie auf die verschiedenen Arbeitsgeräte und WIE die Mitarbeiter die Informationen empfangen können. Für Mitarbeiter an vorderster Front oder unterwegs ist eine mobilfreundliche Lösung der richtige Weg, da das Smartphone immer griffbereit ist – z. B. bei Mitarbeitern im Sozial- und Gesundheitswesen oder im Transport- und Logistikbereich. Für Mitarbeiter in der Produktion und im Lager können Infobildschirme eine gute Ergänzung sein, insbesondere für äußerst wichtige Neuigkeiten.
Tipp: Nutzen Sie eine App oder eine mobilfreundliche Version des Intranets (die Colibo natürlich anbietet).
Nicht nur die physischen Kanäle sind wichtig. Achten Sie auch darauf, Ihre Inhalte zu segmentieren, damit die von Ihnen versendeten Informationen relevant sind.
Tipp: Erstellen Sie Gruppen im Intranet, so dass jeder Mitarbeiter nur relevante Inhalte erhält, die auf seinen Arbeits- oder Interessenbereich abgestimmt sind, wie z. B. die Produktgruppe, das Vertriebsteam oder den Laufclub. Hier ist ein Beispiel für einen Beitrag zu einer Unternehmensveranstaltung, der an alle Mitarbeiter des Unternehmens gesendet wurde. Wäre dies ein Beitrag über den wöchentlichen Lauf gewesen, von dem nur die Laufbegeisterten hören wollen, ist es clever, diesen in einer geschlossenen Gruppe nur für Läufer senden zu können – und somit den Rest der Mitarbeiter nicht mit für sie „irrelevantem“ Rauschen abzulenken.
Infobildschirme: Ergänzen Sie Ihren digitalen Hub – das Intranet – mit Infobildschirmen und erreichen Sie noch mehr Mitarbeiter. Mit Infobildschirmen können Sie Mitarbeiter erreichen, die sonst keinen Zugriff auf interne News über einen Computer oder ein Smartphone haben – z. B. in Produktionseinheiten und im Lager. Platzieren Sie die Infobildschirme in strategischen Bereichen, um wichtige News, Updates und Erinnerungen anzuzeigen.
Tipp: Nutzen Sie visuell ansprechende Inhalte und wechseln Sie diese regelmäßig, um das Interesse der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.
Teambesprechungen und 1:1-Gespräche: Nicht alles muss ins Intranet. Nutzen Sie die klassischen Teambesprechungen und 1:1-Gespräche für persönlichere Informationen und wenn wichtige Entscheidungen im Hier und Jetzt getroffen werden müssen.
3. Halten Sie die Kommunikation relevant
Das ist oft leichter gesagt als getan, aber halten Sie die Kommunikation für den Empfänger so relevant wie möglich.
Teilen Sie nur das, was für den einzelnen Mitarbeiter relevant ist. Vermeiden Sie unnötige Informationsüberflutung und „An-alle“-Kommunikation.
Segmentieren Sie die Informationen, die Sie versenden, basierend auf den Rollen, Abteilungen und Interessen der Mitarbeiter.
Tipp: Mit Colibo können Sie Gruppen erstellen, die die richtige Segmentierung der von Ihnen gesendeten Inhalte gewährleisten.
Fragen Sie die Mitarbeiter regelmäßig, welche Informationen sie nützlich finden.
Tipp: Nutzen Sie Umfragen, Abstimmungen und Fokusgruppen, um Feedback einzuholen.
Mit Colibo können wir Gemeinschaften um verschiedene Gruppen herum aufbauen. Colibo bringt alle und die richtigen Leute an die richtigen Orte. Sie befinden sich nicht einfach in einem großen Netzwerk, sondern in Ihrer eigenen Abteilung und den Gruppen, die für Sie relevant sind. Es geht um berufliche Gemeinschaft und darum, die Inhalte zu erhalten, die relevant sind. So hat unser Vorstand jetzt beispielsweise seinen exklusiven Bereich für Kommunikation und Filesharing. Früher mussten sie E-Mail und Sharepoint nutzen, aber die Zusammenarbeit dort war bei weitem nicht so intuitiv oder einfach wie in Colibo. Die Plattform von Colibo zentralisiert alles, und das hat uns vorher gefehlt.
– Lisa Skjold Slothuus, Kommunikationsberaterin, Dansk Firmaidræt
4. Werden Sie visueller
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – und das Gehirn nimmt Bilder viel schneller wahr als Worte. Unterstützen Sie daher Ihre interne, schriftliche Kommunikation mit visuellen Mitteln wie Bildern, Videos und Infografiken.
Das macht es für die Mitarbeiter weitaus interessanter, Ihre Botschaft aufzunehmen.
5. Nutzen Sie ein benutzerfreundliches Intranet
Vergessen Sie das reine Dateiablagelager. Verstehen Sie das Intranet als eine Plattform für Dialog, News und Zusammenarbeit.
Stellen Sie sicher, dass das Intranet einfach zu navigieren und zu bedienen ist. (Tipp: Nutzen Sie eine Plattform mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, klarer Struktur und Suchfunktionen. Mit Colibo erhalten Sie einen Newsfeed, der dem ähnelt, was Sie von anderen sozialen Medien kennen. Das macht es für die Mitarbeiter einfach, schnell durch die neuesten Meldungen zu scrollen.)
Sichern Sie eine regelmäßige Aktualisierung des Intranets mit frischen Inhalten. (Tipp: Beziehen Sie Mitarbeiter in die Erstellung von Inhalten für das Intranet ein.)
Nutzen Sie die Funktionen des Intranets, um die Zusammenarbeit zu fördern. (Tipp: Nutzen Sie Arbeitsgruppen, Chatfunktionen und Dokumentenmanagement-Tools.)
6. Machen Sie Informationen leicht zugänglich
Optimieren Sie die Suchfunktion des Intranets. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter die benötigten Informationen leicht finden können.
Verwenden Sie relevante Keywords, Kategorien und Tags.
Machen Sie es einfach, Suchergebnisse zu filtern.
Erstellen Sie eine FAQ-Seite mit Antworten auf häufig gestellte Fragen. (Tipp: Stellen Sie sicher, dass die FAQ-Seite aktuell und leicht zu finden ist.)
7. Nutzen Sie Technologie zu Ihrem Vorteil
Technologie soll Ihnen die Kommunikation erleichtern – nicht erschweren. Ersetzen Sie daher die Flut interner E-mails durch eine Intranet-Plattform, um News zu teilen und eine Plattform für den Dialog zu schaffen.
Nutzen Sie KI, um effizienter zu sein – mit Suchfunktionen, Chat und Texterstellung kann KI Ihren Alltag erleichtern. Bei Colibo arbeiten wir intensiv daran, verschiedene KI-Tools zu implementieren, die Ihnen den Alltag erleichtern können.
Bonus-Tipp:
Bringen Sie Humor und Kreativität in Ihre Kommunikation ein. Dies kann dazu beitragen, sie ansprechender und einprägsamer zu machen.
Feiern Sie Erfolge und erkennen Sie die Leistungen der Mitarbeiter an. Dies kann dazu beitragen, Moral und Motivation zu stärken.
Seien Sie ein gutes Vorbild für effektive Kommunikation. Zeigen Sie den Mitarbeitern, wie man offen, ehrlich und respektvoll kommuniziert.
Durch die Umsetzung dieser Tipps können Sie eine interne Kommunikationskultur schaffen, die Zusammenarbeit, Innovation und Erfolg fördert.
Denken Sie daran: Interne Kommunikation ist ein kontinuierlicher Prozess. Sie erfordert ständige Anstrengung und Anpassung, um sicherzustellen, dass die Kommunikation für alle Mitarbeiter effektiv und ansprechend ist.
Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen wünschen, können Sie uns gerne unter contact@colibo.com kontaktieren.
