7 tips til at Pifte den Interne Kommunikation i din Virksomhed op
Er den interne kommunikation i din virksomhed altid i topgear?
Indrøm det bare; selvom kommunikationen er god, så kunne den nok optimeres flere steder, ikk? Især den kommunikation, der sendes rundt imellem jer. Oplever du fx:
- Envejskommunikation: Information drypper ned fra ledelsen via e-mails og månedsmøder, mens medarbejdernes stemmer ofte drukner
- E-mail-tsunamien: Overfyldte indbakker med en del irrelevante en-til-alle e-mails eller e-mails, hvor du er cc’et i uendelighed
- Forældet intranet: En forældet og ikke særlig intuitiv platform, der mest af alt fungerer som opbevaringssted for støvede personalepolitikker, – toppet med en elendig søgefunktion
Forestil dig i stedet for en arbejdsplads, hvor den skriftlige information flyder frit som en livlig samtale, hvor du altid nemt finder det, du skal bruge, og hvor samarbejde blomstrer med engagement og motivation i top. Her får du 7 tips til at booste den interne kommunikation i din virksomhed.
Intern kommunikation i virksomheden– en flaskehals?
Føles den interne, skriftlige kommunikation i din virksomhed mere som en flaskehals, end som noget der reelt hjælper dig fremad?
Du er ikke alene. Det er desværre virkeligheden i rigtig mange virksomheder, hvor meget af kommunikationen foregår via e-mails.
I kan dog relativt nemt få en mere dialogbaseret intern skriftlige kommunikation. Og få det nemmere med at finde samtalerne uden at skulle lede en stak e-mails igennem. Her er 7 tips til at komme i gang:
1. Skab en kultur for åben dialog
1a. Opmuntr til åben og ærlig kommunikation på alle niveauer i organisationen.
Giv medarbejderne en stemme og skab rum for feedback og ideer. Dette kan fx gøres med Colibo, en moderne, intuitiv intern kommunikationsplatform, hvor I nemt kan nå ALLE medarbejdere uanset jobfunktion og lokalitet. Også medarbejdere i servicefunktioner og i fronten.
- Ledelsen skal gå foran og vise, at de værdsætter dialog og feedback.
- Skab en kultur, hvor det er okay at begå fejl og lære af dem.
- Brug intranettet, som virksomhedens fælles interne kommunikationsplatform. Her er det muligt at starte samtaler, reagere på indlæg fra andre (som vi kender det fra sociale medier), nemt lægge opslag, billeder, videoer osv. op, som kan være med til at skabe dialog og samhørighed.
- Arranger regelmæssige teammøder og workshops, hvor medarbejdere kan brainstorme, dele ideer og give feedback til hinanden og ledelsen.
- Brug værktøjer til meningsmålinger og undersøgelser for at indsamle feedback fra medarbejdere om forskellige emner.
Tip: Analyser feedbacken grundigt og brug den til at forbedre kommunikationen.
1b. Brug platforme som Colibo til at skabe en fælles platform for dialog.
Opret grupper på Colibo for at fremme diskussioner og samarbejde om specifikke projekter eller emner. I kan fx oprette afdelingsgrupper, arbejdsgrupper, projektgrupper, en gruppe til bestyrelsen, en løbegruppe eller hvad end, I har behov for. Saml alle relevante dokumenter, billeder og kommunikation i den relevante gruppe. Så er det nemt for gruppens medlemmer at finde informationen igen, og informationen rammer KUN gruppens medlemmer.
Det er også en nem måde at sikre, at sensitiv information – fx. i forbindelse med kundeprojekter eller bestyrelsesarbejde, kun kommer ud til medlemmer af gruppen.
Tip: Brug arbejdsgrupperne til at dele filer, koordinere opgaver og holde hinanden opdateret om det der er relevant for lige netop dit arbejdsområde.
- Del nyheder, events og opdateringer via nyhedsfeedet for at holde alle medarbejdere informerede.
Tip: Brug billeder og videoer til at gøre nyhedsfeedet mere engagerende.
Virksomheder, der er villige til at bygge community, reducere afstande i organisationen og skabe en kultur, hvor information flyder hurtigt, vinder på den lange bane, men det er ikke for alle virksomheder. Det kræver en ledelse, der stoler på sine ansatte, når dialogen åbnes op.
2. Vælg de rigtige kanaler
Brug en kombination af kanaler for at nå alle medarbejdere. Både dem på kontoret og dem på farten, på lageret, i produktion eller i fronten, så som servicemedarbejdere. Find den optimale kombination for din virksomhed.
- Intranettet
- Infoskærme
- Teammøder og 1:1 samtaler
Intranettet: Med intranettet som din virksomheds digitalierings-, informations og kommunikationshub kan alle medarbejdere, ledelsen, HR, IT, Kommunikation m.m. nemt dele nyheder, opdateringer, events, vejledninger, dokumenter, politikker og andre vigtige informationer – og ikke mindst starte samtaler, hvor det er relevant.
Mobilt intranet: Vær opmærksom på de forskellige arbejdsenheder og HVORDAN de kan modtage informationen. For medarbejdere i fronten eller på farten er en mobilvenlig løsning vejen frem, da mobilen altid er tæt på – fx medarbejdere i social- og sundhedssektoren eller indenfor transport og logistik. For medarbejdere i produktion og på lager kan infoskærme være et godt supplement, især for nyheder, der er yderst vigtige.
Tip: Brug en app eller en mobilvenlig version af intranettet (som Colibo selvfølgelig tilbyder).
Det er ikke kun de fysiske kanaler, der er vigtige. Sørg også for at segmentere dit indhold, så den information du sender ud er relevant.
Tip: Lav grupper på intranettet, så hver medarbejder kun får relevant indhold tilpasset deres arbejds- eller interesseområde, så som produktgruppen, salgsteamet eller løbeklubben.
Her er et eksempel på et post omkring et virksomhedsarrangement sendt ud til alle virksomhedens ansatte. Havde det været et opslag omkring den ugentlige løbetur, som kun løbeentusiasterne er interesseret i at høre om, så er det smart at kunne sende det ud i en lukket gruppe kun for løbere – og dermed ikke forstyrre resten af de ansatte med for dem “irrelevant” støj.
Infoskærme: Suppler dit digitale hub – intranettet – med infoskærme og nå endnu flere medarbejdere. Med infoskærme kan I nå medarbejdere der ellers ikke har adgang til interne nyheder via en computer eller endda en mobil – fx i produktionsenheder og på lageret. Placer infoskærmene i strategiske områder for at vise vigtige nyheder, opdateringer og påmindelser.
Tip: Brug visuelt tiltalende indhold og skift indholdet regelmæssigt for at holde medarbejdernes interesse.
Teammøder og 1:1 samtaler: Ikke alt skal ud på intranettet. Brug de klassiske teammøder og 1:1 samtaler til mere personlig information og til når der skal træffes vigtige beslutninger nu og her.
3. Hold Kommunikationen relevant
Det kan være nemmere sagt end gjort, men hold kommunikationen så relevant som muligt for modtageren.
- Del kun det, der er relevant for den enkelte medarbejder. Undgå unødvendig informationsoverbelastning og en-til-alle kommunikation.
- Segmenter den information I sender ud informationen baseret på medarbejdernes roller, afdelinger og interesser.
Tip: med Colibo kan du oprette grupper, der sikrer den rette segmentering af det indhold, du sender ud
- Spørg medarbejderne regelmæssigt, hvilken information de finder nyttig.
Tip: Brug undersøgelser, meningsmålinger og fokusgrupper til at indsamle feedback.
Med Colibo kan vi bygge fællesskab omkring forskellige grupper. Colibo samler alle og de rigtige folk, de rigtige steder. Du er ikke bare i et stort netværk, du er i din egen afdeling og de grupper, der er relevante for dig. Det handler om professionelt fællesskab og at få det indhold, der er relevant. Fx har vores bestyrelse nu deres eksklusive område til kommunikation og fildeling. De skulle bruge e-mail og Sharepoint før, men det var slet ikke så intuitivt eller nemt at samarbejde i som Colibo. Colibo’s platform centaliserer alt, og det manglede vi før.
– Lisa Skjold Slothuus, Kommunikationskonsulent, Dansk Firmaidræt
4. Vær mere visuel
Et billede siger mere end 1000 ord – og hjernen opfatter billeder meget hurtigere end ord. Understøt derfor din interne, skriftlige kommunikation med visuelle midler så som billeder, video og infografikker.
Det gør det meget mere interessant for medarbejderne at modtage dit budskab.
5. Brug et brugervenligt intranet
- Glem alt om fildeponeringslageret. Tænk intranet som en platform for dialog, nyheder og samarbejde.
- Sørg for, at intranettet er nemt at navigere i og bruge. (Tip: Brug en platform med en intuitiv brugerflade, klar struktur og søgefunktioner. Med Colibo får du et nyhedsfeed, der minder om det, du kender fra andre sociale medier. Det gør det nemt for medarbejderne lige at scrolle ned over de seneste nyheder.)
- Opdater intranettet regelmæssigt med frisk indhold. (Tip: Involver medarbejdere i at skabe indhold til intranettet.)
- Brug intranettets funktioner til at fremme samarbejde. (Tip: Brug arbejdsgrupper, chatfunktioner og dokumenthåndteringsværktøjer.)
6. Gør informationen lettilgængelig
- Effektiviser intranettets søgefunktion. Sørg for, at medarbejderne nemt kan finde den information, de har brug for.
- Brug relevante søgeord, kategorier og tags.
- Gør det nemt at filtrere søgeresultater.
- Opret en FAQ-side med svar på almindelige spørgsmål. (Tip: Sørg for at FAQ-siden er opdateret og let at finde.)
7. Brug teknologi til din fordel
- Teknologien skal gøre det nemmere for dig at kommunikere – ikke mere besværligt. Erstat derfor det store hav af interne e-mails med en intranetplatform til at dele nyheder og skabe en platform for dialog.
- Brug AI til at være mere effektiv – med søgefunktioner, chat og generering af tekst, kan AI lette din hverdag. I Colibo arbejder vi hårdt på at implementere diverse AI-værktøjer, der kan lette din hverdag.
Bonustip:
- Brug humor og kreativitet i din kommunikation. Det kan være med til at gøre den mere engagerende og mindeværdig.
- Fejr succeser og anerkend medarbejdernes indsats. Det kan være med til at styrke moralen og motivationen.
- Vær en god rollemodel for effektiv kommunikation. Vis medarbejderne, hvordan man kommunikerer åbent, ærligt og respektfuldt.
Ved at implementere disse tips kan du skabe en intern kommunikationskultur, der fremmer samarbejde, innovation og succes.
Husk: Intern kommunikation er en løbende proces. Det kræver kontinuerlig indsats og tilpasning for at sikre, at kommunikationen er effektiv og engagerende for alle medarbejdere.
Hvis du har spørgsmål eller ønsker mere information, er du velkommen til at kontakte os på contact@colibo.com.
