7 Tipps, um die interne Kommunikation Ihrer Organisation aufzupeppen
Ist die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen immer auf dem neuesten Stand?
Geben Sie es zu: Die Kommunikation ist zwar gut, könnte aber wahrscheinlich an einigen Stellen optimiert werden, oder? Vor allem die Kommunikation, die zwischen Ihnen gesendet wird. Erleben Sie z.B:
- Einseitige Kommunikation: Informationen werden von der Geschäftsleitung über E-Mails und monatliche Sitzungen weitergegeben, während die Stimmen der Mitarbeiter oft unterdrückt werden.
- Der E-Mail-Tsunami: Überfüllte Posteingänge mit vielen irrelevanten Eins-zu-alle-E-Mails oder E-Mails, bei denen Sie endlos als Absender angegeben werden
- Veraltetes Intranet: Eine veraltete und wenig intuitive Plattform, die vor allem als Aufbewahrungsort für verstaubte Personalrichtlinien dient - gekrönt von einer miserablen Suchfunktion
Stellen Sie sich stattdessen einen Arbeitsplatz vor, an dem schriftliche Informationen ungehindert fließen, wie in einem lebhaften Gespräch, an dem Sie immer leicht finden, was Sie brauchen, und an dem die Zusammenarbeit floriert und Engagement und Motivation ihren Höhepunkt erreichen. Hier sind 7 Tipps zur Verbesserung der internen Kommunikation in Ihrem Unternehmen.
Unternehmensinterne Kommunikation - ein Engpass?
Fühlt sich die interne schriftliche Kommunikation in Ihrem Unternehmen eher wie ein Engpass an, als dass sie Sie wirklich weiterbringt?
Sie sind nicht allein. Leider ist dies die Realität in vielen Unternehmen, in denen ein Großteil der Kommunikation per E-Mail erfolgt.
Sie können jedoch relativ einfach mehr dialogorientierte interne schriftliche Kommunikation erhalten. Und es ist einfacher, die Gespräche zu finden, ohne sich durch einen Stapel von E-Mails wühlen zu müssen. Hier sind 7 Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern:
1. Schaffung einer Kultur des offenen Dialogs
1a. Fördern Sie eine offene und ehrliche Kommunikation auf allen Ebenen der Organisation.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Stimme und schaffen Sie Raum für Feedback und Ideen. Dies ist mit Colibo möglich, einer modernen, intuitiven internen Kommunikationsplattform, mit der Sie ALLE Mitarbeiter unabhängig von ihrer Funktion und ihrem Standort erreichen können. Einschließlich Service- und Frontline-Mitarbeiter.
- Das Management muss die Führung übernehmen und zeigen, dass es Wert auf Dialog und Feedback legt.
- Schaffen Sie eine Kultur, in der es in Ordnung ist, Fehler zu machen und aus ihnen zu lernen.
- Nutzen Sie das Intranet als die gemeinsame interne Kommunikationsplattform des Unternehmens. Hier ist es möglich, Gespräche zu beginnen, auf Beiträge anderer zu antworten (wie wir es aus den sozialen Medien kennen), einfach Nachrichten, Bilder, Videos usw. zu veröffentlichen, die den Dialog und den Zusammenhalt fördern können.
- Organisieren Sie regelmäßige Teamsitzungen und Workshops, bei denen die Mitarbeiter Ideen sammeln, austauschen und sich gegenseitig und der Geschäftsleitung Feedback geben können.
- Nutzen Sie Umfrage- und Befragungstools, um Feedback von Mitarbeitern zu verschiedenen Themen einzuholen.
Tipp: Analysieren Sie das Feedback gründlich und nutzen Sie es zur Verbesserung der Kommunikation.
1b. Nutzen Sie Plattformen wie Colibo, um eine gemeinsame Plattform für den Dialog zu schaffen.
Erstellen Sie Gruppen auf Colibo, um Diskussionen und Zusammenarbeit zu bestimmten Projekten oder Themen zu fördern. Sie können Abteilungsgruppen, Arbeitsgruppen, Projektgruppen, eine Vorstandsgruppe, eine laufende Gruppe oder was auch immer Sie benötigen, erstellen. Sammeln Sie alle relevanten Dokumente, Bilder und Mitteilungen in der jeweiligen Gruppe. Das macht es den Gruppenmitgliedern leicht, die Informationen wiederzufinden, und die Informationen erreichen nur die Gruppenmitglieder.
Auf diese Weise lässt sich auch leicht sicherstellen, dass sensible Informationen - z. B. im Zusammenhang mit Kundenprojekten oder Vorstandsarbeit - nur an Mitglieder der Gruppe weitergegeben werden.
Tipp: Nutzen Sie Arbeitsgruppen, um Dateien gemeinsam zu nutzen, Aufgaben zu koordinieren und sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten, was für Ihren jeweiligen Arbeitsbereich relevant ist.
- Teilen Sie Neuigkeiten, Ereignisse und Aktualisierungen über den News-Feed, um alle Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten.
Tipp: Verwenden Sie Bilder und Videos, um den Newsfeed ansprechender zu gestalten.
Unternehmen, die bereit sind, eine Gemeinschaft aufzubauen, die Distanzen in der Organisation zu verringern und eine Kultur zu schaffen, in der Informationen schnell fließen, werden langfristig gewinnen, aber das ist nicht für jedes Unternehmen geeignet. Es erfordert eine Führung, die ihren Mitarbeitern zutraut, den Dialog zu eröffnen.
2. Wählen Sie die richtigen Kanäle
Nutzen Sie eine Kombination von Kanälen, um alle Mitarbeiter zu erreichen. Sowohl die im Büro als auch die unterwegs, im Lager, in der Produktion oder an der Front, wie z. B. die Servicemitarbeiter. Finden Sie die optimale Kombination für Ihr Unternehmen.
- Intranet
- Info-Bildschirme
- Teamsitzungen und 1:1-Gespräche
Intranet: Mit dem Intranet als Digitalisierungs-, Informations- und Kommunikationsdrehscheibe Ihres Unternehmens können alle Mitarbeiter, die Geschäftsleitung, die Personalabteilung, die IT-Abteilung, die Kommunikationsabteilung usw. auf einfache Weise Neuigkeiten, Aktualisierungen, Veranstaltungen, Leitfäden, Dokumente, Richtlinien und andere wichtige Informationen austauschen - und gegebenenfalls Gespräche führen.
Mobiles Intranet: Achten Sie auf die verschiedenen Arbeitseinheiten und darauf, WIE sie Informationen erhalten können. Für Mitarbeiter an der Front oder im Außendienst ist eine mobilfreundliche Lösung der richtige Weg, da das Handy immer in der Nähe ist - zum Beispiel für Mitarbeiter im Sozial- und Gesundheitswesen oder in Transport und Logistik. Für Produktions- und Lagermitarbeiter können Infobildschirme eine gute Ergänzung sein, vor allem bei sehr wichtigen Nachrichten.
Tipp: Verwenden Sie eine App oder eine mobilfreundliche Version des Intranets (die Colibo natürlich anbietet).
Es sind nicht nur die physischen Kanäle, die wichtig sind. Stellen Sie sicher, dass Sie auch Ihre Inhalte segmentieren, damit die Informationen, die Sie versenden, relevant sind.
Tipp: Legen Sie im Intranet Gruppen an, damit jeder Mitarbeiter nur relevante Inhalte erhält, die auf seinen Arbeits- oder Interessenbereich zugeschnitten sind, z. B. die Produktgruppe, das Verkaufsteam oder den Laufclub.
Hier ist ein Beispiel für einen Beitrag über eine Firmenveranstaltung, der an alle Mitarbeiter des Unternehmens geschickt wurde. Wenn es sich um einen Beitrag über den wöchentlichen Lauf handelt, an dem nur die Laufbegeisterten interessiert sind, ist es klug, ihn in einer geschlossenen Gruppe nur für Läufer zu versenden - und so den Rest der Mitarbeiter nicht mit "irrelevantem" Lärm zu stören.
Info-Bildschirme: Ergänzen Sie Ihre digitale Drehscheibe - das Intranet - mit Infoscreens und erreichen Sie so noch mehr Mitarbeiter. Mit Infoscreens erreichen Sie Mitarbeiter, die sonst keinen Zugang zu internen Nachrichten über einen Computer oder sogar ein Mobiltelefon haben - zum Beispiel in Produktionseinheiten und im Lager. Platzieren Sie Infoscreens in strategischen Bereichen, um wichtige Nachrichten, Updates und Erinnerungen anzuzeigen.
Tipp: Verwenden Sie visuell ansprechende Inhalte und wechseln Sie diese regelmäßig, um das Interesse der Mitarbeiter zu erhalten.
Teamsitzungen und 1:1-Gespräche: Nicht alles muss im Intranet stehen. Nutzen Sie die klassischen Teamsitzungen und 1:1-Gespräche für persönlichere Informationen und wenn wichtige Entscheidungen an Ort und Stelle getroffen werden müssen.
3. Kommunikation relevant halten
Es mag leichter gesagt als getan sein, aber halten Sie die Kommunikation so relevant wie möglich für den Empfänger.
- Teilen Sie nur das mit, was für den einzelnen Mitarbeiter relevant ist. Vermeiden Sie eine unnötige Informationsflut und eine Kommunikation von Mensch zu Mensch.
- Segmentieren Sie die Informationen, die Sie versenden, anhand von Mitarbeiterrollen, Abteilungen und Interessen.
Tipp: Mit Colibo können Sie Gruppen erstellen, um die richtige Segmentierung der von Ihnen versendeten Inhalte zu gewährleisten.
- Fragen Sie die Mitarbeiter regelmäßig, welche Informationen sie für nützlich halten.
Tipp: Nutzen Sie Umfragen, Abstimmungen und Fokusgruppen, um Feedback einzuholen.
Mit Colibo können wir eine Gemeinschaft um verschiedene Gruppen herum aufbauen. Colibo bringt alle und die richtigen Leute an den richtigen Stellen zusammen. Man ist nicht nur in einem großen Netzwerk, sondern auch in seiner eigenen Abteilung und in den Gruppen, die für einen selbst relevant sind. Es geht um die berufliche Gemeinschaft und darum, relevante Inhalte zu erhalten. Zum Beispiel hat unser Vorstand jetzt einen eigenen Bereich für die Kommunikation und den Austausch von Dateien. Zuvor mussten sie E-Mail und Sharepoint nutzen, aber das war nicht annähernd so intuitiv und einfach zu bedienen wie Colibo. Die Plattform von Colibo zentralisiert alles, was uns vorher fehlte.
- Lisa Skjold Slothuus, Kommunikationsberaterin, Dansk Firmaidræt
4. Mehr visuell sein
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte - und das Gehirn erkennt Bilder viel schneller als Worte. Unterstützen Sie daher Ihre interne schriftliche Kommunikation mit visuellen Elementen wie Bildern, Videos und Infografiken.
Das macht es für die Mitarbeiter viel interessanter, Ihre Nachricht zu erhalten.
5. Nutzung eines benutzerfreundlichen Intranets
- Vergessen Sie die Dateiablage. Denken Sie das Intranet als Plattform für Dialog, Nachrichten und Zusammenarbeit.
- Stellen Sie sicher, dass das Intranet einfach zu navigieren und zu nutzen ist.(Tipp: Verwenden Sie eine Plattform mit einer intuitiven Oberfläche, einer klaren Struktur und Suchfunktionen. Bei Colibo erhalten Sie einen News-Feed, wie Sie ihn von anderen Social-Media-Plattformen kennen. Das macht es den Mitarbeitern leicht, durch die neuesten Nachrichten zu blättern).
- Aktualisieren Sie das Intranet regelmäßig mit neuen Inhalten(Tipp: Beziehen Sie die Mitarbeiter in die Erstellung von Inhalten für das Intranet ein).
- Nutzen Sie Intranet-Funktionen, um die Zusammenarbeit zu fördern(Tipp: Nutzen Sie Arbeitsgruppen, Chat-Funktionen und Dokumentenmanagement-Tools).
6. Informationen leicht zugänglich machen
- Optimieren Sie die Suchfunktion im Intranet. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die benötigten Informationen leicht finden können.
- Verwenden Sie relevante Schlüsselwörter, Kategorien und Tags.
- Erleichtern Sie das Filtern der Suchergebnisse.
- Erstellen Sie eine FAQ-Seite mit Antworten auf häufig gestellte Fragen(Tipp: Stellen Sie sicher, dass die FAQ-Seite aktuell und leicht zu finden ist).
7. Nutzen Sie die Technologie zu Ihrem Vorteil
- Die Technologie sollte Ihre Kommunikation erleichtern, nicht erschweren. Ersetzen Sie also die Flut interner E-Mails durch eine Intranet-Plattform, um Neuigkeiten auszutauschen und eine Plattform für den Dialog zu schaffen.
- Nutzen Sie KI, um effizienter zu sein - mit Suchfunktionen, Chat und Textgenerierung kann KI Ihr Leben einfacher machen. Bei Colibo arbeiten wir hart daran, verschiedene KI-Tools zu implementieren, die Ihnen das Leben leichter machen können.
Bonus-Tipp:
- Setzen Sie Humor und Kreativität in Ihrer Kommunikation ein. Das kann dazu beitragen, dass sie ansprechender und einprägsamer wird.
- Feiern Sie Erfolge und erkennen Sie die Bemühungen Ihrer Mitarbeiter an. Das kann dazu beitragen, die Moral und die Motivation zu steigern.
- Seien Sie ein gutes Vorbild für effektive Kommunikation. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie sie offen, ehrlich und respektvoll kommunizieren können.
Wenn Sie diese Tipps umsetzen, können Sie eine interne Kommunikationskultur schaffen, die Zusammenarbeit, Innovation und Erfolg fördert.
Denken Sie daran: Interne Kommunikation ist ein fortlaufender Prozess. Sie erfordert kontinuierliche Bemühungen und Anpassungen, um sicherzustellen, dass die Kommunikation für alle Mitarbeiter effektiv und ansprechend ist.
Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen wünschen, kontaktieren Sie uns bitte unter contact@colibo.com.
