7 tips for å peppe opp organisasjonens interne kommunikasjon
Er organisasjonens interne kommunikasjon alltid på topp?
Det er bare å innrømme det; selv om kommunikasjonen er god, kan den nok optimaliseres på flere punkter, ikke sant? Spesielt kommunikasjonen som sendes mellom dere. Opplever du f.eks:
- Enveiskommunikasjon: Informasjon drypper ned fra ledelsen via e-post og månedlige møter, mens de ansattes stemmer ofte overdøves
- E-post-tsunamien: Overfylte innbokser med mange irrelevante én-til-alle-e-poster eller e-poster der du får uendelig mange cc-adresser
- Utdatert intranett: En utdatert og lite intuitiv plattform som mest fungerer som et oppbevaringssted for støvete personalretningslinjer - i tillegg til en elendig søkefunksjon
Forestill deg i stedet en arbeidsplass der skriftlig informasjon flyter fritt som en livlig samtale, der du alltid lett kan finne det du trenger, og der samarbeidet blomstrer med engasjement og motivasjon på topp. Her er 7 tips for å øke den interne kommunikasjonen i organisasjonen.
Intern kommunikasjon - en flaskehals?
Føles organisasjonens interne skriftlige kommunikasjon mer som en flaskehals enn som noe som faktisk hjelper dere fremover?
Du er ikke alene. Dessverre er dette virkeligheten i mange organisasjoner der mye av kommunikasjonen foregår via e-post.
Men du kan relativt enkelt få mer dialogbasert intern skriftlig kommunikasjon. Og det kan bli lettere å finne frem til samtalene uten å måtte gå gjennom en bunke e-poster. Her er 7 tips for å komme i gang:
1. Skap en kultur for åpen dialog
1a. Oppmuntre til åpen og ærlig kommunikasjon på alle nivåer i organisasjonen.
Gi de ansatte en stemme og skap rom for tilbakemeldinger og ideer. Dette kan gjøres med Colibo, en moderne, intuitiv intern kommunikasjonsplattform der du enkelt kan nå ALLE ansatte uavhengig av jobbfunksjon og lokasjon. Inkludert service- og frontlinjeansatte.
- Ledelsen må gå foran og vise at de verdsetter dialog og tilbakemeldinger.
- Skap en kultur der det er greit å gjøre feil og lære av dem.
- Bruk intranettet som bedriftens felles interne kommunikasjonsplattform. Her er det mulig å starte samtaler, svare på innlegg fra andre (som vi kjenner fra sosiale medier), enkelt legge ut meldinger, bilder, videoer osv. som kan bidra til å skape dialog og samhold.
- Organiser regelmessige teammøter og workshops der de ansatte kan brainstorme, dele ideer og gi tilbakemeldinger til hverandre og ledelsen.
- Bruk verktøy for meningsmålinger og spørreundersøkelser for å innhente tilbakemeldinger fra medarbeiderne om ulike temaer.
Tips: Analyser tilbakemeldingene grundig, og bruk dem til å forbedre kommunikasjonen.
1b. Bruk plattformer som Colibo til å skape en felles plattform for dialog.
Opprett grupper på Colibo for å fremme diskusjon og samarbeid om spesifikke prosjekter eller emner. Du kan opprette avdelingsgrupper, arbeidsgrupper, prosjektgrupper, en styregruppe, en løpende gruppe eller hva du måtte ha behov for. Samle alle relevante dokumenter, bilder og kommunikasjon i den aktuelle gruppen. Dette gjør det enkelt for gruppemedlemmene å finne informasjonen igjen, og informasjonen når kun ut til gruppemedlemmene.
Det er også en enkel måte å sikre at sensitiv informasjon - f.eks. knyttet til kundeprosjekter eller styrearbeid - bare deles med medlemmer av gruppen.
Tips: Bruk arbeidsgrupper til å dele filer, koordinere oppgaver og holde hverandre oppdatert på hva som er relevant for akkurat deres arbeidsområde.
- Del nyheter, arrangementer og oppdateringer via nyhetsfeeden for å holde alle ansatte informert.
Tips: Bruk bilder og videoer for å gjøre nyhetsstrømmen mer engasjerende.
Bedrifter som er villige til å bygge fellesskap, redusere avstandene i organisasjonen og skape en kultur der informasjonen flyter raskt, vil vinne i det lange løp, men det er ikke noe for alle bedrifter. Det krever en ledelse som stoler på at medarbeiderne åpner opp for dialog.
2. Velg de riktige kanalene
Bruk en kombinasjon av kanaler for å nå alle ansatte. Både de som er på kontoret og de som er på farten, på lageret, i produksjonen eller i frontlinjen, for eksempel servicemedarbeidere. Finn den optimale kombinasjonen for din organisasjon.
- Intranett
- Infoskjermer
- Teammøter og 1:1-samtaler
Intranett: Med intranettet som bedriftens digitaliserings-, informasjons- og kommunikasjonsnav kan alle ansatte, ledelsen, HR, IT, kommunikasjon med flere enkelt dele nyheter, oppdateringer, arrangementer, veiledninger, dokumenter, retningslinjer og annen viktig informasjon - og starte samtaler der det er relevant.
Mobilt intranett: Vær bevisst på de ulike arbeidsenhetene og HVORDAN de kan motta informasjon. For frontlinjearbeidere eller mobile medarbeidere er en mobilvennlig løsning veien å gå, ettersom mobilen alltid er i nærheten - for eksempel ansatte i sosial- og helsesektoren eller innen transport og logistikk. For produksjons- og lagerarbeidere kan infoskjermer være et godt supplement, spesielt for nyheter som er ekstremt viktige.
Tips: Bruk en app eller en mobilvennlig versjon av intranettet (som Colibo selvfølgelig tilbyr).
Det er ikke bare de fysiske kanalene som er viktige. Sørg også for å segmentere innholdet slik at informasjonen du sender ut, er relevant.
Tips: Opprett grupper på intranettet slik at hver enkelt ansatt kun får relevant innhold som er tilpasset deres arbeids- eller interesseområde, for eksempel produktgruppen, salgsteamet eller løpeklubben.
Her er et eksempel på et innlegg om et bedriftsarrangement som ble sendt ut til alle ansatte i bedriften. Hvis det var et innlegg om den ukentlige løpeturen som bare løpeentusiastene er interessert i å høre om, er det smart å sende det ut i en lukket gruppe kun for løpere - og dermed ikke forstyrre resten av de ansatte med "irrelevant" støy.
Infoskjermer: Suppler det digitale navet - intranettet - med infoskjermer og nå ut til enda flere ansatte. Med infoskjermer kan du nå ansatte som ellers ikke ville hatt tilgang til interne nyheter via en datamaskin eller mobiltelefon - for eksempel i produksjonsenheter og på lageret. Plasser infoskjermer i strategiske områder for å vise viktige nyheter, oppdateringer og påminnelser.
Tips: Bruk visuelt tiltalende innhold og endre innholdet regelmessig for å holde de ansattes interesse oppe.
Teammøter og 1:1-samtaler: Ikke alt trenger å foregå på intranettet. Bruk de klassiske teammøtene og 1:1-samtalene for mer personlig informasjon og når viktige avgjørelser må tas på stedet.
3. Hold kommunikasjonen relevant
Det er kanskje lettere sagt enn gjort, men sørg for at kommunikasjonen er så relevant som mulig for mottakeren.
- Del kun det som er relevant for den enkelte medarbeider. Unngå unødvendig overbelastning av informasjon og en-til-alle-kommunikasjon.
- Segmenter informasjonen du sender ut, basert på de ansattes roller, avdelinger og interesser.
Tips: Med Colibo kan du opprette grupper for å sikre riktig segmentering av innholdet du sender ut
- Spør medarbeiderne jevnlig om hvilken informasjon de synes er nyttig.
Tips: Bruk spørreundersøkelser, avstemninger og fokusgrupper for å samle inn tilbakemeldinger.
Med Colibo kan vi bygge fellesskap rundt ulike grupper. Colibo samler alle og de riktige menneskene på de riktige stedene. Du er ikke bare i et stort nettverk, du er i din egen avdeling og i de gruppene som er relevante for deg. Det handler om et profesjonelt fellesskap og om å få det innholdet som er relevant. For eksempel har styret vårt nå sitt eget område for kommunikasjon og fildeling. Før måtte de bruke e-post og Sharepoint, men det var ikke på langt nær like intuitivt eller enkelt å samarbeide i som Colibo. Colibos plattform sentraliserer alt, og det manglet vi før.
- Lisa Skjold Slothuus, kommunikasjonskonsulent, Dansk Firmaidræt
4. Vær mer visuell
Et bilde sier mer enn tusen ord - og hjernen gjenkjenner bilder mye raskere enn ord. Understøtt derfor den interne skriftlige kommunikasjonen din med visuelle virkemidler som bilder, videoer og infografikk.
Dette gjør det mye mer interessant for medarbeiderne å motta budskapet ditt.
5. Bruk et brukervennlig intranett
- Glem alt om filarkivet. Tenk intranett som en plattform for dialog, nyheter og samarbeid.
- Sørg for at intranettet er enkelt å navigere og bruke.(Tips: Bruk en plattform med et intuitivt grensesnitt, tydelig struktur og søkefunksjoner. Med Colibo får du en nyhetsfeed som ligner på det du kjenner fra andre sosiale medier. Dette gjør det enkelt for de ansatte å bla gjennom de siste nyhetene).
- Oppdater intranettet jevnlig med nytt innhold(tips: Involver de ansatte i arbeidet med å lage innhold til intranettet).
- Bruk intranettfunksjoner for å fremme samarbeid(tips: Bruk arbeidsgrupper, chat-funksjoner og verktøy for dokumenthåndtering).
6. Gjør informasjonen lett tilgjengelig
- Effektiviser søkefunksjonen på intranettet. Sørg for at de ansatte enkelt kan finne den informasjonen de trenger.
- Bruk relevante søkeord, kategorier og tagger.
- Gjør det enkelt å filtrere søkeresultatene.
- Opprett en FAQ-side med svar på vanlige spørsmål(tips: Sørg for at FAQ-siden er oppdatert og lett å finne).
7. Bruk teknologien til din fordel
- Teknologien skal gjøre det enklere for dere å kommunisere - ikke vanskeligere. Så bytt ut et hav av interne e-poster med en intranettplattform for å dele nyheter og skape en plattform for dialog.
- Bruk AI for å bli mer effektiv - med søkefunksjoner, chat og tekstgenerering kan AI gjøre livet ditt enklere. Hos Colibo jobber vi hardt for å implementere ulike AI-verktøy som kan gjøre livet ditt enklere.
Bonustips:
- Bruk humor og kreativitet i kommunikasjonen. Det kan bidra til å gjøre den mer engasjerende og minneverdig.
- Feir suksesser og anerkjenn medarbeidernes innsats. Det kan bidra til å øke moralen og motivasjonen.
- Vær en god rollemodell for effektiv kommunikasjon. Vis medarbeiderne hvordan de kan kommunisere åpent, ærlig og respektfullt.
Ved å implementere disse tipsene kan du skape en intern kommunikasjonskultur som fremmer samarbeid, innovasjon og suksess.
Husk: Internkommunikasjon er en kontinuerlig prosess. Det krever kontinuerlig innsats og tilpasning for å sikre at kommunikasjonen er effektiv og engasjerende for alle ansatte.
Hvis du har spørsmål eller ønsker mer informasjon, kan du kontakte oss på contact@colibo.com.
