Wie die Nationale Vereinigung der Sozialpädagogen den Dialog in einer verstreuten Organisation zusammenführt
Intranet macht Kommunikation für alle Mitarbeiter leicht zugänglich - unabhängig vom Standort
Unser Intranet ist so etwas wie ein Steckenpferd für mich. Es ist benutzerfreundlich und kann so viel leisten.
Liselotte Seider, Webberaterin, Socialpædagogerne
Die Herausforderungen
Die Nationale Union der Sozialpädagogen (Socialpædagogernes Landsforbund, Socialpædagogerne) ist eine landesweite Berufsorganisation, die in 10 Bezirke im ganzen Land unterteilt ist. Sie setzen sich für attraktive Lohn- und Beschäftigungsbedingungen für ihre Mitglieder, die Entwicklung und Verbreitung der Sozialpädagogik und ein gutes und sinnvolles Leben für sozial schwache Menschen ein. Die Mitarbeiter brauchten eine leicht zugängliche Kommunikationsplattform, die jeder nutzen konnte, um zu verhindern, dass wichtige Informationen in ihren Posteingängen verschwanden.
Der Kaufprozess
Die Intranetlösung von Socialpædagogerne ist seit 2018 in Betrieb, als man sich entschied, die alte Plattform im Zusammenhang mit dem Umzug der IT zu einem neuen Anbieter zu ersetzen. Damals war man sich nicht zu 100 % im Klaren darüber, ob es sich um eine fertige Lösung handeln sollte oder ob sie an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden sollte. Liselotte führte eine gründliche Voranalyse mit einem Workshop, einer Fragebogenerhebung und Interviews mit den Beteiligten durch. Das Ergebnis war ein erweitertes Pflichtenheft, das sowohl technische als auch inhaltliche Punkte enthielt. Darauf folgte ein Ausschreibungsverfahren, bei dem Socialpædagogerne drei Anbieter aufforderte, ein Angebot für das Projekt abzugeben. Einer von ihnen war Colibo.
Der Vorteil von Colibo war die schnelle Implementierung, obwohl ich anfangs skeptisch war, ob ich mich für eine Paketlösung entscheiden sollte, die es auch ist. Die Lösung erwies sich als sehr benutzerfreundlich, und der Newsfeed ist dem, was wir aus den sozialen Medien kennen, tatsächlich sehr ähnlich. Es gibt also einen schönen Wiedererkennungswert für die Mitarbeiter.
Liselotte Seider, Webberaterin
Liselottes Lieblingsmerkmale in Colibo
Ein benutzerfreundlicher und intuitiver Newsfeed, wie wir ihn aus den sozialen Medien kennen
Einfache Auswahl von Empfängern für neue Beiträge und Zielbeiträge
Mit dem integrierten Telefonbuch finden Sie leicht den richtigen Kollegen
Arbeitsgruppen bringen Mitarbeiter in Foren zum Dialog und Wissensaustausch zusammen
Es geht um Verhalten und Sicherheit
Obwohl das Intranet bereits vor einigen Jahren in Betrieb genommen wurde, konzentriert sich Liselotte immer noch darauf, den Mitarbeitern zu helfen und sie anzuleiten. Sie ist jedoch nicht allein mit dem Projekt.
Wir bemühen uns ständig darum, dass das Intranet den ihm gebührenden Platz in der Organisation erhält. Wir fördern kontinuierlich gute Tipps für das Intranet und Webinare für Bezirke und Referate.
In erster Linie hat das Management von Socialpædagogerne das Intra-Net angenommen und nutzt es, anstatt E-Mails zu verschicken. Dies ist ein Signal an alle in der Organisation, wie wichtig es ist, den Dialog auf einer Plattform zu führen.
Wir nutzen das Intranet, um die Mitarbeiter über die DSGVO zu informieren, und haben alle Informationen an einem Ort in einer Arbeitsgruppe im Intranet gesammelt. Hier können sich die Mitarbeiter orientieren. Wir behalten nicht nur den Überblick über Dokumente und Daten, wenn sie sich in unserem Intranet befinden, sondern die Mitarbeiter können auch immer an einem Ort relevantes Wissen über die DSGVO finden, z. B. was die Mitarbeiter im Falle einer Datenschutzverletzung tun sollten, und Anweisungen.
Wissensaustausch in den Kreisen
Anne Mette Hulbæk ist Verwaltungsassistentin in einem Distrikt auf Seeland. In dem Büro arbeiten 8 Mitarbeiter, und Anne Mette ist die Redakteurin des Intranets, wo sie für die Beiträge vor Ort im Distrikt verantwortlich ist. Im Newsfeed auf der Startseite erhalten sie wichtige Nachrichten aus der gesamten Organisation. Sie haben auch eine eigene Arbeitsgruppe für lokale Themen eingerichtet. Diese reichen von Urlaubsplänen über Reiseführer bis hin zu Kontaktinformationen. In der gesamten Organisation können sie auch themenbezogene Arbeitsgruppen zu Themen wie IT-Systeme und GDPR verfolgen.
Mit Colibo bin ich immer auf dem Laufenden, was in der Organisation passiert. Ich profitiere wirklich von den Verknüpfungen zu den anderen Systemen, die wir verwenden. Es stellt sicher, dass die Dateien immer auf dem neuesten Stand sind und sich nur an einem Ort befinden.
Anne Mette Hulbæk, Verwaltungsassistentin
Täglich benutzt
Ein Jahr nach der Einführung wurden die Mitarbeiter befragt, wie sie das Intranet nutzen und welche Erfahrungen sie damit gemacht haben. Die Antworten zeigten, dass die Akzeptanz unter den Mitarbeitern hoch war, wobei die Mehrheit mindestens einmal täglich auf das Intranet zugriff, um sich über Neuigkeiten, Arbeitsgruppenaktivitäten und Telefonbuchsuchen auf dem Laufenden zu halten. Die Mitarbeiter nutzten das Intranet über Mobiltelefone und zu einer größeren Anzahl von Tageszeiten.
Wir prüfen derzeit die Möglichkeiten für das Onboarding neuer Mitarbeiter mit Colibo. Es ist möglich, Abläufe und Fragebögen einzurichten, die die neue Mitarbeiter durch den Prozess führen, so dass sie eine gute und konsistente Einführung bei uns erhalten. Das System ermöglicht es der Personalabteilung auch, den Prozess von Anfang bis Ende für den einzelnen Mitarbeiter zu verfolgen.
Colibo APAC
Ebene 45, 680 George St.
Australien
