Hvordan vernepleiernes landsforbund samler dialogen i en spredt organisasjon
Intranett gjør kommunikasjonen lett tilgjengelig for alle ansatte - uansett hvor de befinner seg
Intranettet vårt er litt av en kjepphest for meg. Det er brukervennlig og kan gjøre så mye.
Liselotte Seider, webkonsulent, Socialpædagogerne
Utfordringene
Socialpædagogernes Landsforbund (Socialpædagogerne) er en landsomfattende profesjonsorganisasjon inndelt i 10 distrikter rundt om i landet. De arbeider for attraktive lønns- og arbeidsvilkår for sine medlemmer, utvikling og formidling av sosialpedagogikk og et godt og meningsfylt liv for utsatte mennesker. De ansatte trengte en lett tilgjengelig kommunikasjonsplattform som alle kunne bruke for å unngå at viktig informasjon forsvant i innboksen.
Kjøpsprosessen
Socialpædagogernes intranettløsning har vært i drift siden 2018, da de valgte å bytte ut den gamle plattformen i forbindelse med at de flyttet IT til en ny leverandør. På det tidspunktet var de ikke helt sikre på om det skulle være en ferdig løsning eller om den skulle skreddersys til deres behov. Liselotte ledet en grundig foranalyse med workshop, spørreundersøkelse og intervjuer med interessenter. Dette resulterte i en utvidet kravspesifikasjon med både tekniske og innholdsrelaterte punkter. Deretter fulgte en anbudsprosess der Socialpædagogerne inviterte tre leverandører til å gi tilbud på prosjektet. En av dem var Colibo.
Fordelen med Colibo var at det gikk raskt å implementere, selv om jeg i utgangspunktet var skeptisk til å velge en pakkeløsning, som det jo er. Løsningen viste seg å være veldig brukervennlig, og nyhetsfeeden er faktisk veldig lik det vi kjenner fra sosiale medier. Så visuelt er det en fin gjenkjennelighet for de ansatte.
Liselotte Seider, webkonsulent
Liselottes favorittsteder i Colibo
En brukervennlig og intuitiv nyhetsstrøm som vi kjenner fra sosiale medier
Velg enkelt mottakere av nye innlegg og målinnlegg
Finn enkelt den rette kollegaen med den innebygde telefonkatalogen
Arbeidsgrupper samler medarbeiderne i fora for dialog og kunnskapsdeling
Det handler om atferd og sikkerhet
Selv om det har gått noen år siden intranettet ble satt i drift, er Liselotte fortsatt opptatt av å hjelpe og veilede medarbeiderne. Hun er imidlertid ikke alene om prosjektet.
Vi arbeider kontinuerlig for at intranettet skal få den plassen det fortjener i organisasjonen. Vi fremmer kontinuerlig gode tips for intranettet og webinarer for distrikter og enheter.
Først og fremst har ledelsen i Socialpædagogerne omfavnet intranettet og bruker det i stedet for å sende ut e-post. Dette sender et signal til alle i organisasjonen om hvor viktig det er å samle dialogen på én plattform.
Vi bruker intranettet til å informere de ansatte om GDPR, og har samlet all informasjon på ett sted i en arbeidsgruppe på intranettet. Her kan de ansatte holde seg orientert. Ikke bare holder vi oversikt over dokumenter og data når de ligger på intranettet, men de ansatte kan også alltid finne relevant kunnskap om GDPR på ett sted, for eksempel hva de ansatte skal gjøre i tilfelle datainnbrudd og instrukser.
Kunnskapsdeling i sirkler
Anne Mette Hulbæk er administrativ assistent i et distrikt på Sjælland. Det er 8 ansatte på kontoret, og Anne Mette er redaktør for intranettet, der hun har ansvaret for innlegg lokalt i distriktet. I nyhetsstrømmen på forsiden får de viktige nyheter fra hele organisasjonen. De har også opprettet en egen arbeidsgruppe for lokale temaer. Det kan være alt fra ferieplaner til guider og kontaktinformasjon. På tvers av organisasjonen kan de også følge temabaserte arbeidsgrupper om blant annet IT-systemer og GDPR.
Colibo gjør at jeg kan holde meg oppdatert på hva som skjer rundt om i organisasjonen. Jeg har stor nytte av snarveiene til de andre systemene vi bruker. Det sikrer at filene alltid er oppdaterte og bare finnes på ett sted.
Anne Mette Hulbæk, administrativ assistent
Brukes daglig
Ett år etter lanseringen ble de ansatte spurt om hvordan de brukte intranettet, og hvordan de opplevde det. Svarene viste at de ansatte i stor grad hadde tatt intranettet i bruk, og at de fleste brukte det minst én gang om dagen for å holde seg oppdatert på nyheter, aktiviteter i arbeidsgruppen og søke i telefonkatalogen. De ansatte brukte intranettet via mobiltelefoner og over flere av døgnets timer.
Vi ser for tiden på mulighetene for onboarding av nyansatte med Colibo. Det er mulig å sette opp flyter og spørreskjemaer som guider nye medarbeidere gjennom prosessen, slik at de kan få en god og konsekvent introduksjon hos oss. Systemet gjør det også mulig for HR å følge prosessen fra start til slutt for den enkelte medarbeider.
Colibo Danmark (hovedkontor)
Graven 25 C, 2. etasje
Danmark
