La communication est lente sur le lieu de travail de votre administration locale ? Voici ce que font d'autres municipalités pour y remédier
Si vous travaillez dans le secteur public, vous avez probablement été confronté à des demandes croissantes, à des ressources limitées et parfois à des retards dans la communication interne et le partage des connaissances ?
Avez-vous le sentiment que votre lieu de travail est parfois caractérisé par :
- Perte de temps
- Malentendus
- Silos entre les départements
- Manque de partage des connaissances
- Trop de réunions et de courriels
- Manque de dialogue entre les collègues ou entre les collègues et la direction
- Les employés qui ne sont pas entendus - par exemple, en raison de leur fonction sur le terrain et de l'absence d'un lieu où communiquer leurs souhaits, leurs opinions, leurs nouvelles initiatives, etc.
Malheureusement, il s'agit là de défis familiers de la vie municipale de tous les jours, que vous pouvez probablement reconnaître :
- Dispersion géographique : les employés sont souvent postés à différents endroits, ce qui rend difficile le regroupement de tous les employés en un seul lieu.
- Des besoins de communication très différents : des enseignants et éducateurs aux techniciens et au personnel administratif
- Défis technologiques : tous les employés ne sont pas aussi à l'aise avec la technologie et beaucoup n'ont pas accès à un PC pendant leur journée de travail, de sorte que certains sont complètement coupés de la direction, des autres collègues ou du siège.
Des défis reconnus par la municipalité de Ringkøbing-Skjern, par exemple. Jette Rask, chef de projet à la municipalité de Ringkøbing-Skjern, explique :
"La taille de l'organisation signifie qu'il y a de grandes distances entre nos départements. Nous sommes donc confrontés à un grand défi en termes de collaboration interdisciplinaire. Nous avons éprouvé des difficultés à atteindre nos employés externes qui se trouvent dans les différentes institutions - professeurs d'école, assistantes maternelles, aides-soignantes, etc. Nous avons également éprouvé des difficultés à rechercher des collègues possédant des compétences professionnelles spécifiques et à communiquer des informations aux employés par l'intermédiaire de notre ancien intranet".
Pourquoi une plateforme de communication numérique - un intranet moderne - est-elle la solution ?
Un intranet moderne qui sert de plateforme de communication interne numérique a changé la donne pour la communication interne des municipalités au Danemark, en Norvège et en Allemagne. Il s'agit d'un centre où les employés peuvent :
- Partager les connaissances : les meilleures pratiques, les expériences et les nouvelles connaissances peuvent être partagées au sein de groupes de travail pertinents, par le biais de vidéos, d'images, de documents et de commentaires/dialogues au sein ou entre les départements et les zones géographiques.
- Collaboration : les projets peuvent être coordonnés plus efficacement et les employés peuvent travailler ensemble dans plusieurs services.
- Recherche d'informations : avec une bonne fonction de recherche, les employés peuvent trouver rapidement les informations dont ils ont besoin.
- Obtenir des informations pertinentes et segmentées : les employés qui étaient auparavant coupés des informations importantes peuvent désormais obtenir les informations pertinentes dont ils ont besoin. Moins d'e-mails et un meilleur partage des connaissances. Avec des groupes de travail segmentés et des flux d'informations accessibles via mobile, tablette et ordinateur de bureau, les employés ne reçoivent que les informations pertinentes - les nouvelles, les événements et les annonces importantes peuvent être partagés sur une plateforme centralisée.
- Communiquer dans les deux sens : tous les employés peuvent désormais participer à des discussions collaboratives et apporter leurs connaissances, commenter, aimer et s'engager. La communication passe ainsi d'une communication unidirectionnelle via le courrier électronique ou SharePoint à une communication bidirectionnelle avec un dialogue ouvert.
- Trouver le bon collègue : les employés peuvent facilement rechercher le bon employé grâce à des étiquettes de compétences. Qui a suivi ce cours Excel, par exemple, ou qui connaît les premiers secours ?
Colibo est le plus grand fournisseur d'un intranet moderne pour les municipalités au Danemark. Une plateforme développée en collaboration avec les municipalités pour comprendre les structures complexes du secteur public.
Lisbet Rosendal, consultante Web à la municipalité d'Esbjerg, explique pourquoi ils ont choisi Colibo :
La plateforme responsive a été un point clé pour nous. Nous voulons pouvoir accéder à l'intranet via des téléphones portables et des tablettes, afin d'impliquer également les mamans de la crèche, les aides à domicile et les assistants sociaux qui n'utilisent pas nécessairement un ordinateur dans leur travail quotidien.
La municipalité de Ringkøbing-Skjern utilise également Colibo :
Les employés à distance peuvent accéder rapidement aux informations pertinentes et ont en même temps la possibilité de créer leurs propres "espaces de collaboration" grâce à la fonction de groupe de travail. Colibo est également une plateforme intranet intuitive et conviviale qui nous permet de trouver rapidement et facilement des collègues possédant des compétences spécifiques.
- Jette Rask, chef de projet, municipalité de Ringkøbing-Skjern
La municipalité de Silkeborg utilise Colibo. John Andersen, responsable de l'administration, de l'informatique et des finances pour la section des soins à domicile et des soins infirmiers, déclare :
Auparavant, les employés en déplacement devaient appeler ou se connecter à différents réseaux à l'aide d'un PC pour accéder aux informations. Aujourd'hui, ils ont tout à portée de main.
Qu'est-ce qui caractérise un bon intranet municipal ?
- Facilité d'utilisation : l'intranet doit être intuitif et facile à naviguer pour que tous les employés puissent l'utiliser.
- Accessibilité mobile : les employés doivent pouvoir accéder à l'intranet à partir de leurs smartphones et tablettes.
- Personnalisation : les employés doivent pouvoir adapter l'intranet à leurs propres besoins.
- Intégration avec d'autres systèmes : l'intranet doit pouvoir s'intégrer avec d'autres systèmes, tels que les systèmes de ressources humaines et les systèmes financiers.
L'intranet municipal du futur
Un intranet moderne n'est plus seulement un outil de partage d'informations. C'est une plateforme qui peut améliorer la collaboration, augmenter la productivité et créer un sentiment de communauté plus fort parmi les employés. En investissant dans un bon intranet, de nombreuses municipalités s'assurent d'une organisation plus efficace et plus cohérente.
Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages d'un intranet pour votre municipalité ? Ou ce que d'autres municipalités ont fait ou réalisé avec leur intranet ? Contactez-nous à l'adresse contact@colibo.com ou au numéro + 45 28 14 40 15.
