Går kommunikasjonen tregt på din kommunale arbeidsplass? Her er hva andre kommuner gjør for å løse problemet
Hvis du jobber i offentlig sektor, har du sikkert opplevd økende krav, begrensede ressurser og til tider haltende intern kommunikasjon og kunnskapsdeling?
Føler du at arbeidsplassen din noen ganger er preget av:
- Bortkastet tid
- Misforståelser
- Siloer mellom avdelinger
- Mangel på kunnskapsdeling
- For mange møter og e-poster
- Mangel på dialog mellom kolleger eller mellom kolleger og ledelse
- Medarbeidere som ikke blir hørt - f.eks. på grunn av sin jobbfunksjon i feltet og mangel på et sted å kommunisere ønsker, meninger, nye initiativer osv.
Dessverre er dette kjente utfordringer fra den kommunale hverdagen som du sikkert kan kjenne deg igjen i:
- Geografisk spredning: De ansatte er ofte stasjonert på forskjellige steder, noe som gjør det vanskelig å samle alle på ett sted.
- Svært ulike kommunikasjonsbehov: Fra lærere og pedagoger til teknikere og administrativt personale
- Teknologiutfordringer: Ikke alle ansatte er like teknologikyndige, og mange har ikke tilgang til en PC i løpet av arbeidsdagen, slik at noen er helt avskåret fra å høre fra ledelsen, andre kolleger eller hovedkontoret
Det er en utfordring som blant annet Ringkøbing-Skjern kommune kjenner seg igjen i. Jette Rask, prosjektleder i Ringkøbing-Skjern kommune, forklarer:
"Størrelsen på organisasjonen gjør at det er lange avstander mellom avdelingene våre. Vi opplever derfor en stor utfordring når det gjelder tverrfaglig samarbeid. Vi har opplevd at det er vanskelig å nå ut til de eksterne medarbeiderne våre som befinner seg på de ulike institusjonene - skolelærere, dagmammaer, sykehjemsassistenter osv. Vi har også opplevd at det har vært vanskelig å søke etter kolleger med spesifikk fagkompetanse og formidle informasjon til de ansatte gjennom vårt tidligere intranett."
Hvorfor en digital kommunikasjonsplattform - et moderne intranett - er løsningen
Et moderne intranett som fungerer som en digital plattform for internkommunikasjon, har vist seg å være en gamechanger for kommunal internkommunikasjon i Danmark, Norge og Tyskland. Det fungerer som et sentralt knutepunkt der de ansatte kan:
- Del kunnskap: Beste praksis, erfaringer og ny kunnskap kan deles i relevante arbeidsgrupper, via video, bilder, dokumenter og kommentarer/dialoger innenfor eller på tvers av avdelinger og geografiske områder.
- Samarbeid: Prosjekter kan koordineres mer effektivt, og ansatte kan samarbeide på tvers av avdelinger.
- Finne informasjon: Med en god søkefunksjon kan de ansatte raskt finne den informasjonen de trenger.
- Få relevant og segmentert informasjon: Medarbeidere som tidligere var avskåret fra viktig informasjon, kan nå få den relevante informasjonen de trenger. Færre e-poster og bedre kunnskapsdeling. Med segmenterte arbeidsgrupper og nyhetsstrømmer som er tilgjengelige via mobil, nettbrett og PC, får de ansatte bare relevant informasjon - nyheter, arrangementer og viktige kunngjøringer kan deles på en sentralisert plattform.
- Kommuniser toveis: Alle ansatte kan nå delta i samarbeidsdiskusjoner og bidra med sin kunnskap, kommentere, like og engasjere seg. Dette endrer kommunikasjonen fra enveiskommunikasjon via e-post eller SharePoint til toveiskommunikasjon med åpen dialog.
- Finn den rette kollegaen: Medarbeiderne kan enkelt søke etter den rette medarbeideren via kompetansetagger. Hvem har for eksempel tatt det Excel-kurset, eller hvem kan førstehjelp?
Colibo er den største leverandøren av et moderne intranett for kommuner i Danmark. En plattform som er utviklet i samarbeid med kommunene for å forstå de komplekse strukturene i offentlig sektor.
Lisbet Rosendal, webkonsulent i Esbjerg kommune, forklarer hvorfor de valgte Colibo:
Den responsive plattformen har vært et nøkkelpunkt for oss. Vi ønsker å få tilgang til intranettet via mobiltelefoner og nettbrett, slik at vi også kan involvere dagmammaer, hjemmehjelpere og vernepleiere som ikke nødvendigvis bruker datamaskin i det daglige arbeidet.
Ringkøbing-Skjern kommune bruker også Colibo:
Fjernansatte kan raskt få tilgang til relevant informasjon og samtidig opprette sine egne "samarbeidsrom" gjennom arbeidsgruppefunksjonen. Colibo er også en intuitiv og brukervennlig intranettplattform som gjør at vi raskt og enkelt kan finne kolleger med spesifikk kompetanse.
- Jette Rask, prosjektleder, Ringkøbing-Skjern kommune
Silkeborg kommune bruker Colibo. John Andersen, leder for administrasjon, IT og økonomi for hjemme- og pleieseksjonen, sier:
Tidligere måtte ansatte på farten ringe eller logge seg på ulike nettverk med en PC for å få tilgang til informasjon. Nå har de alt tilgjengelig.
Hva kjennetegner et godt kommunalt intranett?
- Brukervennlighet: Intranettet bør være intuitivt og enkelt å navigere i, slik at alle ansatte kan bruke det.
- Mobil tilgjengelighet: De ansatte bør kunne få tilgang til intranettet fra smarttelefoner og nettbrett.
- Personalisering: Medarbeiderne skal kunne tilpasse intranettet til sine egne behov.
- Integrasjon med andre systemer: Intranettet må kunne integreres med andre systemer, for eksempel HR-systemer og økonomisystemer.
Fremtidens kommunale intranett
Et moderne intranett er ikke lenger bare et verktøy for å dele informasjon. Det er en plattform som kan forbedre samarbeidet, øke produktiviteten og skape en sterkere fellesskapsfølelse blant de ansatte. Ved å investere i et godt intranett sikrer mange kommuner en mer effektiv og samstemt organisasjon.
Vil du vite mer om hvordan et intranett kan være til nytte for din kommune? Eller hva andre kommuner konkret har gjort eller oppnådd med sitt intranett? Kontakt oss på contact@colibo.com eller + 45 28 14 40 15
