Langsame Kommunikation am Arbeitsplatz Ihrer Kommunalverwaltung? Was andere Kommunen dagegen tun
Wenn Sie im öffentlichen Sektor tätig sind, haben Sie wahrscheinlich schon einmal die Erfahrung gemacht, dass die Anforderungen steigen, die Ressourcen begrenzt sind und die interne Kommunikation und der Wissensaustausch manchmal zu wünschen übrig lassen.
Haben Sie das Gefühl, dass Ihr Arbeitsplatz manchmal durch Folgendes gekennzeichnet ist?
- Zeitverschwendung
- Missverständnisse
- Silos zwischen Abteilungen
- Mangelnder Wissensaustausch
- Zu viele Meetings und Emails
- Mangelnder Dialog zwischen Kollegen oder Kollegen und Management
- Mitarbeiter, die nicht gehört werden - z.B. aufgrund ihrer Funktion im Außendienst und dem Fehlen eines Ortes, an dem sie Wünsche, Meinungen, neue Initiativen usw. mitteilen können.
Leider handelt es sich dabei um bekannte Herausforderungen aus dem kommunalen Alltag, die Sie wahrscheinlich kennen:
- Geografische Streuung: Die Mitarbeiter sind oft an verschiedenen Orten stationiert, was es schwierig macht, alle an einem Ort zu versammeln.
- Sehr unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse: von Lehrern und Erziehern bis hin zu Technikern und Verwaltungspersonal
- Technologische Herausforderungen: Nicht alle Mitarbeiter sind gleich gut mit der Technik vertraut, und viele haben während ihres Arbeitstages keinen Zugang zu einem PC, so dass einige von ihnen vom Management, anderen Kollegen oder der Zentrale völlig abgeschnitten sind.
Erkannte Herausforderungen, z. B. in der Gemeinde Ringkøbing-Skjern. Jette Rask, Projektmanagerin der Kommune Ringkøbing-Skjern, erklärt:
"Die Größe der Organisation bringt es mit sich, dass die Entfernungen zwischen unseren Abteilungen groß sind. Die interdisziplinäre Zusammenarbeit ist daher eine große Herausforderung. Wir haben es als schwierig empfunden, unsere externen Mitarbeiter zu erreichen, die in den verschiedenen Einrichtungen tätig sind - Schullehrer, Tagesmütter, Pflegeheimassistenten usw. Auch die Suche nach Kollegen mit spezifischen Fachkompetenzen und die Weitergabe von Informationen an die Mitarbeiter über unser bisheriges Intranet gestaltete sich schwierig.
Warum eine digitale Kommunikationsplattform - ein modernes Intranet die Lösung ist
Ein modernes Intranet, das als digitale interne Kommunikationsplattform fungiert, hat sich in Dänemark, Norwegen und Deutschland als entscheidender Faktor für die interne Kommunikation der Kommunen erwiesen. Es fungiert als zentraler Knotenpunkt, an dem die Mitarbeiter:
- Wissensaustausch: Bewährte Praktiken, Erfahrungen und neues Wissen können in einschlägigen Arbeitsgruppen, über Videos, Bilder, Dokumente und Kommentare/Dialoge innerhalb oder zwischen Abteilungen und geografischen Gebieten ausgetauscht werden.
- Zusammenarbeit: Projekte können effizienter koordiniert werden und Mitarbeiter können abteilungsübergreifend zusammenarbeiten.
- Auffinden von Informationen: Mit einer guten Suchfunktion können die Mitarbeiter schnell die benötigten Informationen finden.
- Erhalten Sie relevante und segmentierte Informationen: Mitarbeiter, die bisher von wichtigen Informationen abgeschnitten waren, können jetzt die relevanten Informationen erhalten, die sie benötigen. Weniger E-Mails und besserer Wissensaustausch. Mit segmentierten Arbeitsgruppen und Newsfeeds, die über Mobilgeräte, Tablets und Desktops zugänglich sind, erhalten die Mitarbeiter nur die relevanten Informationen - Nachrichten, Veranstaltungen und wichtige Ankündigungen können auf einer zentralen Plattform geteilt werden.
- Kommunikation in beide Richtungen: Alle Mitarbeiter können jetzt an kollaborativen Diskussionen teilnehmen und ihr Wissen einbringen, kommentieren, liken und sich beteiligen. Dadurch wird die Kommunikation von einer Einbahnstraße über E-Mail oder SharePoint zu einer Zweiwege-Kommunikation mit offenem Dialog.
- Finden Sie den richtigen Kollegen: Mitarbeiter können über Kompetenz-Tags einfach nach dem richtigen Mitarbeiter suchen. Wer hat z. B. den Excel-Kurs gemacht oder wer kennt sich mit Erster Hilfe aus?
Colibo ist der größte Anbieter eines modernen Intranets für Kommunen in Dänemark. Eine Plattform, die in Zusammenarbeit mit Kommunen entwickelt wurde, um die komplexen Strukturen im öffentlichen Sektor zu verstehen.
Lisbet Rosendal, Webberaterin bei der Stadtverwaltung Esbjerg, erklärt, warum sie sich für Colibo entschieden haben:
Die responsive Plattform war ein wichtiger Punkt für uns. Wir wollen über Mobiltelefone und Tablets auf das Intranet zugreifen können, damit wir auch die Tagesmütter, Haushaltshilfen und Sozialbetreuer einbeziehen können, die bei ihrer täglichen Arbeit nicht unbedingt einen Computer benutzen.
Die Gemeinde Ringkøbing-Skjern verwendet ebenfalls Colibo:
Remote-Mitarbeiter können schnell auf relevante Informationen zugreifen und haben gleichzeitig die Möglichkeit, über die Arbeitsgruppenfunktion ihre eigenen "Collaboration Spaces" zu schaffen. Colibo ist auch eine intuitive und benutzerfreundliche Intranet-Plattform, die es uns ermöglicht, schnell und einfach Kollegen mit bestimmten Kompetenzen zu finden.
- Jette Rask, Projektleiterin, Kommune Ringkøbing-Skjern
Die Kommune Silkeborg verwendet Colibo. John Andersen, Leiter der Abteilung für Verwaltung, IT und Finanzen für die Heim- und Pflegeabteilung sagt:
Früher mussten Mitarbeiter, die unterwegs waren, anrufen oder sich mit einem PC in verschiedene Netze einloggen, um Informationen abzurufen. Jetzt haben sie alles auf Knopfdruck.
Was zeichnet ein gutes kommunales Intranet aus?
- Benutzerfreundlichkeit: Das Intranet sollte intuitiv und einfach zu navigieren sein, damit alle Mitarbeiter es nutzen können.
- Mobile Zugänglichkeit: Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, über ihre Smartphones und Tablets auf das Intranet zuzugreifen.
- Personalisierung: Die Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, das Intranet an ihre eigenen Bedürfnisse anzupassen.
- Integration mit anderen Systemen: Das Intranet muss mit anderen Systemen, wie Personal- und Finanzsystemen, integriert werden können.
Das kommunale Intranet der Zukunft
Ein modernes Intranet ist nicht mehr nur ein Instrument zum Austausch von Informationen. Es ist eine Plattform, die die Zusammenarbeit verbessern, die Produktivität steigern und ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl unter den Mitarbeitern schaffen kann. Durch die Investition in ein gutes Intranet sorgen viele Kommunen für eine effizientere Organisation und einen stärkeren Zusammenhalt.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Ihre Kommune von einem Intranet profitieren kann? Oder was andere Gemeinden mit ihrem Intranet konkret gemacht oder erreicht haben? Kontaktieren Sie uns unter contact@colibo.com oder + 45 28 14 40 15
