Intranet : l'avenir de la communication interne
La communication interne de votre organisation est-elle aussi efficace qu'un éléphant dans un magasin de porcelaine ?
De haut en bas ? A sens unique ? La communication se fait-elle souvent par courrier électronique ? La communication se fait d'une personne à l'autre ? Sans l'engagement des employés ?
Si vous pouvez répondre par l'affirmative à une seule de ces questions, il est temps de vous réveiller et d'explorer les possibilités d'améliorer la communication interne. Parce qu'il est possible de faire différemment et meilleure de la même manière. L'intranet est l'avenir de la communication interne - même si beaucoup diront qu'un vieil intranet poussiéreux appartient au passé.
Et oui, il existe de nombreux intranets poussiéreux. Des intranets qui ne sont pas des plateformes de communication interne, mais plutôt un dépôt de politiques du personnel, etc. Des intranets qui sont une relique du passé, qui ne sont pas intuitifs et qui ne répondent pas aux besoins de l'employé numérique. Des intranets où il est presque impossible de trouver quoi que ce soit d'utile. Les intranets qui ne disposent pas des fonctionnalités intégrées que nous connaissons sur les différentes plateformes sociales, telles que les flux d'informations et les groupes de travail.
Mais ce n'est pas une fatalité !
Oui, bien sûr, nous sommes partiaux en tant que fournisseur d'intranet ! Mais nos plus de 225 000 utilisateurs parlent leur propre langue - et nous disent comment leur intranet Colibo a réellement optimisé leur communication interne et rapproché leur entreprise au-delà des frontières.
2. Choisir les bons canaux :
- Utilisez une combinaison de canaux pour atteindre tous les employés.
Intranet, écrans d'information, mobile, réunions d'équipe, conversations 1:1 - trouvez la combinaison optimale pour votre organisation.
- Intranet : Utilisez l'intranet pour partager des nouvelles, des politiques, des guides, des documents et d'autres informations importantes. Veillez à ce que l'intranet soit convivial et mis à jour avec un contenu pertinent.
Conseil : créez des groupes afin que chaque employé ne reçoive que le contenu pertinent adapté à son travail ou à son domaine d'intérêt, par exemple le groupe de produits, l'équipe de vente ou le club de course.
- Écrans d'information : placez des écrans d'information dans des endroits stratégiques pour afficher des informations importantes, des mises à jour et des rappels. Ils permettent d'atteindre des employés qui n'auraient pas accès aux informations internes via un ordinateur ou même un téléphone portable, par exemple dans les unités de production et les entrepôts.
Conseil : utilisez un contenu visuellement attrayant et modifiez-le régulièrement pour maintenir l'intérêt des employés.
- Mobile : Permettez aux employés d'accéder aux communications internes via des appareils mobiles. C'est particulièrement important si vous avez des employés de première ligne qui n'ont pas accès à un ordinateur - par exemple, les employés du secteur social et des soins de santé ou du transport et de la logistique.
Conseil : utilisez une application ou une version de l'intranet adaptée aux mobiles.
- Réunions d'équipe : organiser régulièrement des réunions d'équipe pour discuter des projets, des progrès et des défis.
Conseil : Concrétisez les réunions par un ordre du jour et terminez-les par des tâches spécifiques qui doivent être abordées ou résolues avant la prochaine réunion.
- Conversations 1:1 : Organisez régulièrement des conversations 1:1 avec les employés pour leur donner un retour d'information, répondre à leurs questions et nouer des relations.
3. Maintenir une communication pertinente
- Ne partagez que ce qui est pertinent pour chaque employé. Évitez la surcharge d'informations inutiles et la communication unilatérale.
- Segmenter les informations en fonction des rôles, des départements et des intérêts des employés.
Conseil : avec Colibo, vous pouvez créer des groupes pour assurer la bonne segmentation du contenu que vous envoyez.
- Demandez régulièrement aux employés quelles sont les informations qu'ils trouvent utiles.
Conseil : utilisez des enquêtes, des sondages et des groupes de discussion pour recueillir des informations.
- Soyez conscient des différents styles et préférences en matière de communication.
Conseil : Adaptez votre communication selon que vous vous adressez à un grand groupe ou à une seule personne.
Avec Colibo, nous pouvons créer une communauté autour de différents groupes. Colibo rassemble tout le monde et les bonnes personnes au bon endroit. Vous n'êtes pas seulement dans un grand réseau, vous êtes dans votre propre département et dans les groupes qui vous concernent. Il s'agit d'une communauté professionnelle et d'un contenu pertinent. Par exemple, notre conseil d'administration dispose désormais de son propre espace de communication et de partage de fichiers. Auparavant, ils devaient utiliser le courrier électronique et Sharepoint, mais c'était loin d'être aussi intuitif ou facile de collaborer avec Colibo. La plateforme de Colibo centralise tout, ce qui n'était pas le cas auparavant.
- Lisa Skjold Slothuus, consultante en communication, Dansk Firmaidræt
4. Être cohérent
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Communiquer régulièrement. Les employés doivent être convaincus qu'ils obtiendront les informations dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin.
5. Utiliser un intranet convivial
- Oubliez le dépôt de fichiers. Pensez à l'intranet comme une plate-forme de dialogue, d'information et de collaboration.
- Assurez-vous que l'intranet est facile à naviguer et à utiliser.(Conseil : utilisez une plateforme dotée d'une interface intuitive, d'une structure claire et de fonctions de recherche. Avec Colibo, vous obtenez un fil d'actualité similaire à celui que vous connaissez sur d'autres plateformes de médias sociaux. Il est ainsi facile pour les employés de faire défiler les dernières nouvelles).
- Mettez régulièrement l'intranet à jour avec du contenu frais(conseil : faites participer les employés à la création du contenu de l'intranet).
- Utiliser les fonctionnalités de l'intranet pour promouvoir la collaboration(Conseil : utiliser les groupes de travail, les fonctions de chat et les outils de gestion des documents).
6. Rendre l'information facilement accessible
- Rationalisez la fonction de recherche de l'intranet. Veillez à ce que les employés puissent trouver facilement les informations dont ils ont besoin.
- Utilisez des mots-clés, des catégories et des étiquettes pertinents.
- Faciliter le filtrage des résultats de la recherche.
- Créez une page FAQ avec les réponses aux questions les plus courantes(conseil : veillez à ce que la page FAQ soit à jour et facile à trouver).
7. Utiliser la technologie à votre avantage
- La technologie doit faciliter la communication, et non la compliquer. Remplacez donc l'océan de courriels internes par une plateforme intranet permettant de partager des informations et de créer une plate-forme de dialogue.
- Utilisez l'IA pour être plus efficace - avec des fonctions de recherche, de chat et de génération de texte, l'IA peut vous faciliter la vie. Chez Colibo, nous nous efforçons de mettre en œuvre divers outils d'IA qui peuvent vous faciliter la vie.
Conseil bonus :
- Faites preuve d'humour et de créativité dans votre communication. Cela peut contribuer à la rendre plus attrayante et plus mémorable.
- Célébrez les réussites et reconnaissez les efforts des employés. Cela peut contribuer à renforcer le moral et la motivation.
- Soyez un bon modèle de communication efficace. Montrez aux employés comment communiquer ouvertement, honnêtement et respectueusement.
En mettant en œuvre ces conseils, vous pouvez créer une culture de la communication interne qui favorise la collaboration, l'innovation et la réussite.
N'oubliez pas : la communication interne est un processus continu. Elle nécessite des efforts continus et une personnalisation pour s'assurer que la communication est efficace et engageante pour tous les employés.
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, n'hésitez pas à nous contacter.
