Intranet: Die Zukunft der internen Kommunikation
Ist die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen so effektiv wie ein Elefant im Porzellanladen?
Von oben nach unten? Nur in eine Richtung? Wird viel per E-Mail kommuniziert? Eins-zu-eins-Kommunikation? Ohne Beteiligung der Mitarbeiter?
Wenn Sie auch nur eine dieser Fragen bejahen können, dann ist es an der Zeit, aufzuwachen und die Möglichkeiten für eine verbesserte interne Kommunikation zu erkunden. Denn es geht auch anders und besser Weise. Das Intranet ist die Zukunft der internen Kommunikation - obwohl viele behaupten, dass ein verstaubtes, altes Intranet der Vergangenheit angehört.
Und ja, es gibt eine Menge verstaubter Intranets da draußen. Intranets, die keine internen Kommunikationsplattformen sind, sondern eher eine Ablage für Personalrichtlinien usw. Intranets, die weder vom Management noch von den Mitarbeitern genutzt werden. Intranets, die ein Relikt der Vergangenheit sind und weder intuitiv sind noch die Bedürfnisse des digitalen Mitarbeiters erfüllen. Intranets, in denen es fast unmöglich ist, etwas Nützliches zu finden. Intranets, die nicht über die integrierten Funktionen verfügen, die wir von verschiedenen sozialen Plattformen kennen, wie z. B. Newsfeeds und Arbeitsgruppen.
Aber so muss es nicht sein!
Ja, ja, natürlich sind wir als Intranet-Anbieter voreingenommen! Aber unsere mehr als 225.000 Nutzer sprechen ihre eigene Sprache - und erzählen uns, wie ihr Colibo-Intranet ihre interne Kommunikation wirklich optimiert und ihr Unternehmen über Grenzen hinweg näher zusammengebracht hat.
2. Wählen Sie die richtigen Kanäle:
- Nutzen Sie eine Kombination von Kanälen, um alle Mitarbeiter zu erreichen.
Intranet, Infoscreens, Mobile, Teambesprechungen, 1:1-Gespräche - finden Sie die optimale Kombination für Ihr Unternehmen.
- Intranet: Nutzen Sie das Intranet, um Neuigkeiten, Richtlinien, Leitfäden, Dokumente und andere wichtige Informationen zu verbreiten. Stellen Sie sicher, dass das Intranet benutzerfreundlich ist und mit relevanten Inhalten aktualisiert wird.
Tipp: Erstellen Sie Gruppen, so dass jeder Mitarbeiter nur relevante Inhalte erhält, die auf seinen Arbeits- oder Interessenbereich zugeschnitten sind, z. B. die Produktgruppe, das Verkaufsteam oder den Laufclub.
- Info-Bildschirme: Platzieren Sie Info-Bildschirme in strategischen Bereichen, um wichtige Nachrichten, Aktualisierungen und Erinnerungen anzuzeigen. Erreichen Sie Mitarbeiter, die sonst keinen Zugang zu internen Nachrichten über einen Computer oder sogar ein Mobiltelefon haben - zum Beispiel in Produktionseinheiten und im Lager
Tipp: Verwenden Sie visuell ansprechende Inhalte und wechseln Sie diese regelmäßig, um das Interesse der Mitarbeiter zu erhalten.
- Mobil: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern den Zugang zur internen Kommunikation über mobile Geräte. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Mitarbeiter haben, die keinen Zugang zu einem Computer haben, z. B. Mitarbeiter im Sozial- und Gesundheitswesen oder in Transport und Logistik.
Tipp: Verwenden Sie eine App oder eine mobilfreundliche Version des Intranets.
- Teamsitzungen: Halten Sie regelmäßige Teamsitzungen ab, um Projekte, Fortschritte und Herausforderungen zu besprechen.
Tipp: Machen Sie die Sitzungen mit einer Tagesordnung konkret und beenden Sie sie mit spezifischen Aufgaben, die vor der nächsten Sitzung erledigt werden müssen.
- 1:1-Gespräche: Führen Sie regelmäßig 1:1-Gespräche mit Mitarbeitern, um Feedback zu geben, Fragen zu beantworten und Beziehungen aufzubauen.
3. Kommunikation relevant halten
- Teilen Sie nur das mit, was für den einzelnen Mitarbeiter relevant ist. Vermeiden Sie eine unnötige Informationsflut und eine Kommunikation von Mensch zu Mensch.
- Segmentieren Sie Informationen auf der Grundlage von Mitarbeiterrollen, Abteilungen und Interessen.
Tipp: Mit Colibo können Sie Gruppen erstellen, um die richtige Segmentierung der von Ihnen versendeten Inhalte zu gewährleisten.
- Fragen Sie die Mitarbeiter regelmäßig, welche Informationen sie für nützlich halten.
Tipp: Nutzen Sie Umfragen, Abstimmungen und Fokusgruppen, um Feedback einzuholen.
- Seien Sie sich der unterschiedlichen Kommunikationsstile und -präferenzen bewusst.
Tipp: Passen Sie Ihre Kommunikation daran an, ob Sie vor einer großen Gruppe oder vor einer einzelnen Person sprechen.
Mit Colibo können wir eine Gemeinschaft um verschiedene Gruppen herum aufbauen. Colibo bringt alle und die richtigen Leute an den richtigen Stellen zusammen. Man ist nicht nur in einem großen Netzwerk, sondern auch in seiner eigenen Abteilung und in den Gruppen, die für einen selbst relevant sind. Es geht um die berufliche Gemeinschaft und darum, relevante Inhalte zu erhalten. Zum Beispiel hat unser Vorstand jetzt einen eigenen Bereich für die Kommunikation und den Austausch von Dateien. Zuvor mussten sie E-Mail und Sharepoint nutzen, aber das war nicht annähernd so intuitiv und einfach zu bedienen wie Colibo. Die Plattform von Colibo zentralisiert alles, was uns vorher fehlte.
- Lisa Skjold Slothuus, Kommunikationsberaterin, Dansk Firmaidræt
4. Beständig sein
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Kommunizieren Sie regelmäßig. Die Mitarbeiter müssen sich darauf verlassen können, dass sie die benötigten Informationen erhalten, wenn sie sie brauchen.
5. Nutzung eines benutzerfreundlichen Intranets
- Vergessen Sie die Dateiablage. Denken Sie das Intranet als Plattform für Dialog, Nachrichten und Zusammenarbeit.
- Stellen Sie sicher, dass das Intranet einfach zu navigieren und zu nutzen ist.(Tipp: Verwenden Sie eine Plattform mit einer intuitiven Oberfläche, einer klaren Struktur und Suchfunktionen. Bei Colibo erhalten Sie einen News-Feed, wie Sie ihn von anderen Social-Media-Plattformen kennen. Das macht es den Mitarbeitern leicht, durch die neuesten Nachrichten zu blättern).
- Aktualisieren Sie das Intranet regelmäßig mit neuen Inhalten(Tipp: Beziehen Sie die Mitarbeiter in die Erstellung von Inhalten für das Intranet ein).
- Nutzen Sie Intranet-Funktionen, um die Zusammenarbeit zu fördern(Tipp: Nutzen Sie Arbeitsgruppen, Chat-Funktionen und Dokumentenmanagement-Tools).
6. Informationen leicht zugänglich machen
- Optimieren Sie die Suchfunktion im Intranet. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die benötigten Informationen leicht finden können.
- Verwenden Sie relevante Schlüsselwörter, Kategorien und Tags.
- Erleichtern Sie das Filtern der Suchergebnisse.
- Erstellen Sie eine FAQ-Seite mit Antworten auf häufig gestellte Fragen(Tipp: Stellen Sie sicher, dass die FAQ-Seite aktuell und leicht zu finden ist).
7. Nutzen Sie die Technologie zu Ihrem Vorteil
- Die Technologie sollte Ihre Kommunikation erleichtern, nicht erschweren. Ersetzen Sie also die Flut interner E-Mails durch eine Intranet-Plattform, um Neuigkeiten auszutauschen und eine Plattform für den Dialog zu schaffen.
- Nutzen Sie KI, um effizienter zu sein - mit Suchfunktionen, Chat und Textgenerierung kann KI Ihr Leben einfacher machen. Bei Colibo arbeiten wir hart daran, verschiedene KI-Tools zu implementieren, die Ihnen das Leben leichter machen können.
Bonus-Tipp:
- Setzen Sie Humor und Kreativität in Ihrer Kommunikation ein. Das kann dazu beitragen, dass sie ansprechender und einprägsamer wird.
- Feiern Sie Erfolge und erkennen Sie die Bemühungen Ihrer Mitarbeiter an. Das kann dazu beitragen, die Moral und die Motivation zu steigern.
- Seien Sie ein gutes Vorbild für effektive Kommunikation. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie sie offen, ehrlich und respektvoll kommunizieren können.
Wenn Sie diese Tipps umsetzen, können Sie eine interne Kommunikationskultur schaffen, die Zusammenarbeit, Innovation und Erfolg fördert.
Denken Sie daran: Interne Kommunikation ist ein fortlaufender Prozess. Sie erfordert kontinuierliche Bemühungen und Anpassungen, um sicherzustellen, dass die Kommunikation für alle Mitarbeiter effektiv und ansprechend ist.
Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen wünschen, können Sie sich gerne an uns wenden.
