Intranett: Fremtiden for intern kommunikasjon
Er organisasjonens interne kommunikasjon like effektiv som en elefant i en porselensbutikk?
Ovenfra og ned? Enveis? Skjer mye via e-post? En-til-alle-kommunikasjon? Uten engasjement fra de ansatte?
Hvis du kan nikke ja til bare ett av dem, er det på tide å våkne opp og utforske mulighetene for bedre internkommunikasjon. For det kan gjøres annerledes og bedre på en annen måte. Intranettet er fremtiden for internkommunikasjon - selv om mange vil hevde at et støvete, gammelt intranett hører fortiden til.
Og ja, det finnes mange støvete intranett der ute. Intranett som ikke er interne kommunikasjonsplattformer, men mer et oppbevaringssted for personalpolitikk etc. Intranett som verken brukes av ledelsen eller de ansatte. Intranett som er en relikvie fra fortiden, og som verken er intuitive eller oppfyller behovene til den digitale medarbeideren. Intranett der det er nesten umulig å finne noe nyttig. Intranett som ikke har de innebygde funksjonene vi kjenner fra ulike sosiale plattformer, for eksempel nyhetsstrømmer og arbeidsgrupper.
Men det trenger ikke å være slik!
Ja, selvfølgelig er vi partiske som intranettleverandør! Men våre mer enn 225 000 brukere snakker sitt eget språk - og forteller oss hvordan deres Colibo-intranett virkelig har optimalisert den interne kommunikasjonen og ført virksomheten deres tettere sammen på tvers av landegrensene.
2. Velg de riktige kanalene:
- Bruk en kombinasjon av kanaler for å nå alle ansatte.
Intranett, infoskjermer, mobil, teammøter, 1:1-samtaler - finn den optimale kombinasjonen for din organisasjon.
- Intranett: Bruk intranettet til å dele nyheter, retningslinjer, veiledninger, dokumenter og annen viktig informasjon. Sørg for at intranettet er brukervennlig og oppdatert med relevant innhold.
Tips: Opprett grupper slik at hver enkelt ansatt kun får relevant innhold som er tilpasset deres arbeids- eller interesseområde, for eksempel produktgruppen, salgsteamet eller løpeklubben.
- Infoskjermer: Plasser infoskjermer i strategiske områder for å vise viktige nyheter, oppdateringer og påminnelser. Nå ut til ansatte som ellers ikke ville hatt tilgang til interne nyheter via en datamaskin eller mobiltelefon - for eksempel i produksjonsenheter og på lageret.
Tips: Bruk visuelt tiltalende innhold og endre innholdet regelmessig for å holde de ansattes interesse oppe.
- Mobil: Gi de ansatte tilgang til intern kommunikasjon via mobile enheter. Dette er spesielt viktig hvis du har frontlinjeansatte som ikke har tilgang til en datamaskin - for eksempel ansatte i sosial- og helsesektoren eller innen transport og logistikk.
Tips: Bruk en app eller en mobilvennlig versjon av intranettet.
- Teammøter: Hold regelmessige teammøter for å diskutere prosjekter, fremdrift og utfordringer.
Tips: Gjør møtene konkrete med en agenda, og avslutt med konkrete oppgaver som må tas opp eller løses før neste møte.
- 1:1-samtaler: Ha regelmessige 1:1-samtaler med de ansatte for å gi tilbakemeldinger, svare på spørsmål og bygge relasjoner.
3. Hold kommunikasjonen relevant
- Del kun det som er relevant for den enkelte medarbeider. Unngå unødvendig overbelastning av informasjon og en-til-alle-kommunikasjon.
- Segmenter informasjon basert på de ansattes roller, avdelinger og interesser.
Tips: Med Colibo kan du opprette grupper for å sikre riktig segmentering av innholdet du sender ut
- Spør medarbeiderne jevnlig om hvilken informasjon de synes er nyttig.
Tips: Bruk spørreundersøkelser, avstemninger og fokusgrupper for å samle inn tilbakemeldinger.
- Vær oppmerksom på ulike kommunikasjonsstiler og preferanser.
Tips: Tilpass kommunikasjonen din til om du snakker til en stor gruppe eller en enkeltperson.
Med Colibo kan vi bygge fellesskap rundt ulike grupper. Colibo samler alle og de riktige menneskene på de riktige stedene. Du er ikke bare i et stort nettverk, du er i din egen avdeling og i de gruppene som er relevante for deg. Det handler om et profesjonelt fellesskap og om å få det innholdet som er relevant. For eksempel har styret vårt nå sitt eget område for kommunikasjon og fildeling. Før måtte de bruke e-post og Sharepoint, men det var ikke på langt nær like intuitivt eller enkelt å samarbeide i som Colibo. Colibos plattform sentraliserer alt, og det manglet vi før.
- Lisa Skjold Slothuus, kommunikasjonskonsulent, Dansk Firmaidræt
4. Vær konsekvent
-
Kommuniser regelmessig. Medarbeiderne må kunne stole på at de får den informasjonen de trenger, når de trenger den.
5. Bruk et brukervennlig intranett
- Glem alt om filarkivet. Tenk intranett som en plattform for dialog, nyheter og samarbeid.
- Sørg for at intranettet er enkelt å navigere og bruke.(Tips: Bruk en plattform med et intuitivt grensesnitt, tydelig struktur og søkefunksjoner. Med Colibo får du en nyhetsfeed som ligner på det du kjenner fra andre sosiale medier. Dette gjør det enkelt for de ansatte å bla gjennom de siste nyhetene).
- Oppdater intranettet jevnlig med nytt innhold(tips: Involver de ansatte i arbeidet med å lage innhold til intranettet).
- Bruk intranettfunksjoner for å fremme samarbeid(tips: Bruk arbeidsgrupper, chat-funksjoner og verktøy for dokumenthåndtering).
6. Gjør informasjonen lett tilgjengelig
- Effektiviser søkefunksjonen på intranettet. Sørg for at de ansatte enkelt kan finne den informasjonen de trenger.
- Bruk relevante søkeord, kategorier og tagger.
- Gjør det enkelt å filtrere søkeresultatene.
- Opprett en FAQ-side med svar på vanlige spørsmål(tips: Sørg for at FAQ-siden er oppdatert og lett å finne).
7. Bruk teknologien til din fordel
- Teknologien skal gjøre det enklere for dere å kommunisere - ikke vanskeligere. Så bytt ut et hav av interne e-poster med en intranettplattform for å dele nyheter og skape en plattform for dialog.
- Bruk AI for å bli mer effektiv - med søkefunksjoner, chat og tekstgenerering kan AI gjøre livet ditt enklere. Hos Colibo jobber vi hardt for å implementere ulike AI-verktøy som kan gjøre livet ditt enklere.
Bonustips:
- Bruk humor og kreativitet i kommunikasjonen. Det kan bidra til å gjøre den mer engasjerende og minneverdig.
- Feir suksesser og anerkjenn medarbeidernes innsats. Det kan bidra til å øke moralen og motivasjonen.
- Vær en god rollemodell for effektiv kommunikasjon. Vis medarbeiderne hvordan de kan kommunisere åpent, ærlig og respektfullt.
Ved å implementere disse tipsene kan du skape en intern kommunikasjonskultur som fremmer samarbeid, innovasjon og suksess.
Husk: Internkommunikasjon er en kontinuerlig prosess. Det krever kontinuerlig innsats og tilpasning for å sikre at kommunikasjonen er effektiv og engasjerende for alle ansatte.
Hvis du har spørsmål eller ønsker mer informasjon, er du velkommen til å kontakte oss.
