7 conseils pour dynamiser la communication interne de votre organisation
La communication interne de votre organisation est-elle toujours au top ?
Admettez-le : bien que la communication soit bonne, elle pourrait probablement être optimisée à plusieurs égards, n'est-ce pas ? En particulier la communication qui est envoyée entre vous. Avez-vous l'impression, par exemple, que
- Communication à sens unique : les informations sont transmises au compte-gouttes par la direction par le biais de courriels et de réunions mensuelles, tandis que les voix des employés sont souvent étouffées.
- Le tsunami du courrier électronique : des boîtes de réception surchargées par un grand nombre de courriers électroniques non pertinents ou des courriers électroniques pour lesquels vous êtes sans cesse mis en copie conforme.
- Intranet obsolète : une plate-forme obsolète et peu intuitive qui sert principalement de dépôt pour les politiques poussiéreuses du personnel, avec en prime une fonction de recherche médiocre.
Imaginez plutôt un lieu de travail où l'information écrite circule librement comme une conversation animée, où vous pouvez toujours trouver facilement ce dont vous avez besoin et où la collaboration s'épanouit avec un engagement et une motivation à leur maximum. Voici sept conseils pour stimuler la communication interne au sein de votre organisation.
La communication interne de l'entreprise - un goulot d'étranglement ?
La communication écrite interne de votre organisation ressemble-t-elle davantage à un goulot d'étranglement qu'à un outil qui vous aide à progresser ?
Vous n'êtes pas le seul. Malheureusement, c'est la réalité dans de nombreuses organisations où la majeure partie de la communication se fait par courrier électronique.
Toutefois, il est relativement facile d'obtenir une communication interne écrite davantage axée sur le dialogue. Et trouver plus facilement les conversations sans avoir à passer au crible une pile de courriels. Voici 7 conseils pour vous aider à démarrer :
1. Créer une culture de dialogue ouvert
1a. Encourager une communication ouverte et honnête à tous les niveaux de l'organisation.
Donnez la parole aux employés et créez un espace pour le feedback et les idées. C'est possible grâce à Colibo, une plateforme de communication interne moderne et intuitive qui vous permet d'atteindre facilement TOUS les employés, quels que soient leur fonction et leur lieu de travail. Y compris les employés de service et de première ligne.
- La direction doit prendre l'initiative et montrer qu'elle apprécie le dialogue et le retour d'information.
- Créez une culture dans laquelle il est acceptable de faire des erreurs et d'en tirer des leçons.
- Utilisez l'intranet comme plateforme commune de communication interne de l'entreprise. Il est possible d'y entamer des conversations, de répondre aux messages des autres (comme nous le savons grâce aux médias sociaux), de publier facilement des messages, des photos, des vidéos, etc. qui peuvent contribuer à créer un dialogue et une cohésion.
- Organiser régulièrement des réunions d'équipe et des ateliers au cours desquels les employés peuvent réfléchir, partager des idées et donner un retour d'information à leurs collègues et à la direction.
- Utilisez des outils de sondage et d'enquête pour recueillir les réactions des employés sur divers sujets.
Conseil : analysez soigneusement le retour d'information et utilisez-le pour améliorer la communication.
1b. Utiliser des plateformes comme Colibo pour créer une plateforme commune de dialogue.
Créez des groupes sur Colibo pour promouvoir la discussion et la collaboration sur des projets ou des sujets spécifiques. Vous pouvez créer des groupes de service, des groupes de travail, des groupes de projet, un groupe de direction, un groupe de gestion ou tout autre groupe dont vous avez besoin. Rassemblez tous les documents, images et communications pertinents dans le groupe concerné. Cela permet aux membres du groupe de retrouver facilement les informations et celles-ci ne parviennent qu'aux membres du groupe.
C'est aussi un moyen facile de s'assurer que les informations sensibles - liées par exemple aux projets des clients ou aux travaux du conseil d'administration - ne sont partagées qu'avec les membres du groupe.
Conseil : utilisez les groupes de travail pour partager des fichiers, coordonner des tâches et vous tenir mutuellement au courant de ce qui se passe dans votre espace de travail.
- Partagez les nouvelles, les événements et les mises à jour via le fil d'actualité pour tenir tous les employés informés.
Conseil : utilisez des images et des vidéos pour rendre le fil d'actualité plus attrayant.
Les entreprises qui sont prêtes à créer une communauté, à réduire les distances au sein de l'organisation et à créer une culture où l'information circule rapidement seront gagnantes à long terme, mais ce n'est pas le cas de toutes les entreprises. Cela nécessite une direction qui fait confiance à ses employés pour ouvrir le dialogue.
2. Choisir les bons canaux
Utilisez une combinaison de canaux pour atteindre tous les employés. Tant ceux qui sont au bureau que ceux qui sont en déplacement, dans l'entrepôt, dans la production ou en première ligne, comme les employés de service. Trouvez la combinaison optimale pour votre organisation.
- Intranet
- Écrans d'information
- Réunions d'équipe et entretiens individuels
Intranet : L'intranet étant le centre de numérisation, d'information et de communication de votre entreprise, tous les employés, la direction, les RH, l'informatique, la communication et d'autres encore peuvent facilement partager des nouvelles, des mises à jour, des événements, des guides, des documents, des politiques et d'autres informations importantes - et entamer des conversations le cas échéant.
Intranet mobile : tenez compte des différentes unités de travail et de la manière dont elles peuvent recevoir des informations. Pour les travailleurs de première ligne ou mobiles, une solution adaptée à la mobilité est la voie à suivre car le mobile est toujours à portée de main - par exemple, les employés du secteur social et des soins de santé ou du secteur des transports et de la logistique. Pour les travailleurs de la production et de l'entrepôt, les écrans d'information peuvent être un complément précieux, en particulier pour les informations extrêmement importantes.
Conseil : utilisez une application ou une version adaptée au mobile de l'intranet (ce que Colibo propose bien sûr).
Les canaux physiques ne sont pas les seuls à être importants. Veillez également à segmenter votre contenu afin que les informations que vous envoyez soient pertinentes.
Conseil : Créez des groupes sur l'intranet afin que chaque employé ne reçoive que le contenu pertinent adapté à son travail ou à son domaine d'intérêt, comme le groupe de produits, l'équipe de vente ou le club de course à pied.
Voici un exemple de message sur un événement organisé par l'entreprise et envoyé à tous les employés. S'il s'agit d'un message sur la course hebdomadaire qui n'intéresse que les amateurs de course, il est judicieux de l'envoyer dans un groupe fermé réservé aux coureurs, afin de ne pas perturber le reste des employés par un bruit "hors de propos".
Écrans d'information : Complétez votre centre numérique - l'intranet - par des écrans d'information et touchez encore plus d'employés. Grâce aux écrans d'information, vous pouvez toucher des employés qui n'auraient pas accès aux informations internes via un ordinateur ou même un téléphone portable, par exemple dans les unités de production et les entrepôts. Placez les écrans d'information dans des endroits stratégiques pour afficher des informations importantes, des mises à jour et des rappels.
Conseil : utilisez un contenu visuellement attrayant et modifiez-le régulièrement pour maintenir l'intérêt des employés.
Réunions d'équipe et entretiens individuels : tout ne doit pas nécessairement se trouver sur l'intranet. Utilisez les réunions d'équipe classiques et les conversations individuelles pour obtenir des informations plus personnalisées et lorsque des décisions importantes doivent être prises sur-le-champ.
3. Maintenir une communication pertinente
C'est peut-être plus facile à dire qu'à faire, mais veillez à ce que la communication soit aussi pertinente que possible pour le destinataire.
- Ne partagez que ce qui est pertinent pour chaque employé. Évitez la surcharge d'informations inutiles et la communication unilatérale.
- Segmentez les informations que vous envoyez en fonction des rôles, des départements et des intérêts des employés.
Conseil : avec Colibo, vous pouvez créer des groupes pour assurer la bonne segmentation du contenu que vous envoyez.
- Demandez régulièrement aux employés quelles sont les informations qu'ils trouvent utiles.
Conseil : utilisez des enquêtes, des sondages et des groupes de discussion pour recueillir des informations.
Avec Colibo, nous pouvons créer une communauté autour de différents groupes. Colibo rassemble tout le monde et les bonnes personnes au bon endroit. Vous n'êtes pas seulement dans un grand réseau, vous êtes dans votre propre département et dans les groupes qui vous concernent. Il s'agit d'une communauté professionnelle et d'un contenu pertinent. Par exemple, notre conseil d'administration dispose désormais de son propre espace de communication et de partage de fichiers. Auparavant, ils devaient utiliser le courrier électronique et Sharepoint, mais c'était loin d'être aussi intuitif ou facile de collaborer avec Colibo. La plateforme de Colibo centralise tout, ce qui n'était pas le cas auparavant.
- Lisa Skjold Slothuus, consultante en communication, Dansk Firmaidræt
4. Être plus visuel
Une image vaut mille mots - et le cerveau reconnaît les images beaucoup plus rapidement que les mots. C'est pourquoi vous devez compléter votre communication écrite interne par des éléments visuels tels que des images, des vidéos et des infographies.
Cela rend la réception de votre message beaucoup plus intéressante pour les employés.
5. Utiliser un intranet convivial
- Oubliez le dépôt de fichiers. Pensez à l'intranet comme une plate-forme de dialogue, d'information et de collaboration.
- Assurez-vous que l'intranet est facile à naviguer et à utiliser.(Conseil : utilisez une plateforme dotée d'une interface intuitive, d'une structure claire et de fonctions de recherche. Avec Colibo, vous obtenez un fil d'actualité similaire à celui que vous connaissez sur d'autres plateformes de médias sociaux. Il est ainsi facile pour les employés de faire défiler les dernières nouvelles).
- Mettez régulièrement l'intranet à jour avec du contenu frais(conseil : faites participer les employés à la création du contenu de l'intranet).
- Utiliser les fonctionnalités de l'intranet pour promouvoir la collaboration(Conseil : utiliser les groupes de travail, les fonctions de chat et les outils de gestion des documents).
6. Rendre l'information facilement accessible
- Rationalisez la fonction de recherche de l'intranet. Veillez à ce que les employés puissent trouver facilement les informations dont ils ont besoin.
- Utilisez des mots-clés, des catégories et des étiquettes pertinents.
- Faciliter le filtrage des résultats de la recherche.
- Créez une page FAQ avec les réponses aux questions les plus courantes(conseil : veillez à ce que la page FAQ soit à jour et facile à trouver).
7. Utiliser la technologie à votre avantage
- La technologie doit faciliter la communication, et non la compliquer. Remplacez donc l'océan de courriels internes par une plateforme intranet permettant de partager des informations et de créer une plate-forme de dialogue.
- Utilisez l'IA pour être plus efficace - avec des fonctions de recherche, de chat et de génération de texte, l'IA peut vous faciliter la vie. Chez Colibo, nous nous efforçons de mettre en œuvre divers outils d'IA qui peuvent vous faciliter la vie.
Conseil bonus :
- Faites preuve d'humour et de créativité dans votre communication. Cela peut contribuer à la rendre plus attrayante et plus mémorable.
- Célébrez les réussites et reconnaissez les efforts des employés. Cela peut contribuer à renforcer le moral et la motivation.
- Soyez un bon modèle de communication efficace. Montrez aux employés comment communiquer ouvertement, honnêtement et respectueusement.
En mettant en œuvre ces conseils, vous pouvez créer une culture de la communication interne qui favorise la collaboration, l'innovation et la réussite.
N'oubliez pas : la communication interne est un processus continu. Elle nécessite des efforts continus et une personnalisation pour s'assurer que la communication est efficace et engageante pour tous les employés.
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : contact@colibo.com.
