Gør den digitale arbejdsplads fremtidssikker
- Komplekse brugerflader
Gamle intranetløsninger har ofte en rodet og uoverskuelig navigation, som gør det svært at finde relevant indhold – især for nye brugere. - Manglende fleksibilitet
Når systemet ikke kan tilpasses organisationens behov, tvinges medarbejderne til at tilpasse sig systemet – og ikke omvendt. - Begrænsede integrationer
Gamle systemer fungerer dårligt sammen med andre digitale værktøjer, hvilket fører til datasiloer og unødvendige manuelle processer. - Ustruktureret videndeling
Uden en god struktur bliver viden svær at finde og dele – og går ofte tabt i mængden af information. - Sikkerhedsrisici
Mange ældre systemer er ikke bygget til moderne sikkerhedsstandarder, hvilket øger risikoen for datalæk. - Manglende mobiladgang
Et moderne arbejdsliv kræver adgang til information – også på farten. Mange ældre løsninger halter her.
Disse problemer forsøger mange kommuner og regioner at løse hver for sig – ofte uden at lære af hinanden. Derfor har Colibo etableret initiativet Netzwerk Digitale Verwaltung for at fremme erfaringsudveksling og samarbejde.
Colibo har udviklet sin løsning i tæt dialog med kommunale aktører og har i den proces identificeret fire nøgleelementer for den digitale arbejdsplads:
For alle, overalt: Brugervenlighed og tilgængelighed – også for dem uden skrivebord og teknisk baggrund.
Hybride løsninger: Samspil mellem intranet, mobiladgang og infoskærme.
Brugervenligt design: Intuitivt og engagerende, så medarbejderne bruger det aktivt.
Sikkerhed i top: Med ISO-certificering, GDPR-overholdelse og sikker databehandling som standard.
Hochsauerlandkreis viser vejen:
Digital transformation med Colibo
Om Hochsauerlandkreis
Med omkring 260.000 borgere og 1.500 ansatte er Hochsauerlandkreis (HSK) en af de største kredse i Nordrhein-Westfalen. Som mange andre offentlige myndigheder stod de over for behovet for at modernisere deres interne systemer og processer.
Udfordringer og mål
- Forældede kommunikationssystemer, der bremsede informationsflow og samarbejde.
- Et presserende behov for at løfte den digitale infrastruktur.
- Fraværet af en fælles platform til effektiv videndeling og kommunikation.
Derfor valgte HSK Colibo
Efter en grundig udbudsproces faldt valget på Colibo – en dansk intranetplatform med dokumenteret succes i både private og offentlige organisationer. Det var især Colibos erfaring med komplekse organisationer og evne til at levere en færdig, men fleksibel løsning, der overbeviste HSK.
Implementering på bare tre måneder
I tæt samarbejde med Colibos team blev intranettet tilpasset HSKs specifikke behov. Implementeringen blev gennemført på kun tre måneder – et resultat af et effektivt projektforløb og en god kemi mellem projektparterne. Det tætte samarbejde har været afgørende for, at processen kunne gennemføres hurtigt og uden større forhindringer.
Resultater og fordele
1. Hurtigere og mere gennemsigtig kommunikation
Colibo har gjort det nemt at dele vigtige nyheder og oplysninger på tværs af organisationen – og samtidig sikre, at de når frem til de rette medarbejdere.
2. Bedre vidensdeling og overblik
Med en central platform til dokumenter, nyheder og samarbejde er det blevet markant nemmere at finde og dele viden. Det sparer tid og styrker beslutningsgrundlaget.
3. Teknologisk løft – og rollemodel for andre
HSK er nu blandt de førende offentlige organisationer i Tyskland, når det gælder digitalisering. Det sender et stærkt signal til andre kredse og kommuner: Det kan lade sig gøre at modernisere – og det betaler sig.
Konklusion
Med Colibo har Hochsauerlandkreis taget et afgørende skridt mod en mere moderne, effektiv og sammenhængende offentlig forvaltning. Casen viser, at når teknologi og brugervenlighed går hånd i hånd, kan man realisere ambitiøse mål på kort tid – og samtidig skabe en løsning, som medarbejderne faktisk har lyst til at bruge.
Colibo-løsningen er ikke bare en teknisk platform – den er fundamentet for en ny måde at arbejde sammen på. HSK har vist vejen, og forhåbentlig inspirerer casen andre forvaltninger til at tage samme skridt.
