"Svensk forskning i knowledge loss viser, at medarbejderudskiftning påvirker både innovation, produktivitet og kvalitet, fordi tavs viden går tabt, hvis den ikke er dokumenteret og delt i organisationen. Et svensk studie konkluderer, at videnstab ved turnover er et gennemgående problem på tværs af brancher."

(Kilde: ScienceDirect – Knowledge loss induced by employee turnover)

Når nøglepersoner siger op

Et nyere indonesisk studie viser, at organisationer typisk undervurderer:

• hvor meget viden der kun findes i hoveder og mails

• hvor lidt der er dokumenteret i tilgængelige systemer

• hvor sjældent offboarding bruges til reel vidensoverdragelse

Når en nøglemedarbejder siger op, er det sjældent kun stillingen, der forsvinder. Det er også alt det, der ikke står skrevet nogen steder: beslutninger, workflows, kontakter og “sådan gør vi i virkeligheden”.

Et moderne intranet kan være forskellen på, om den viden forsvinder eller bliver en del af organisationens fælles hukommelse.

Hvorfor er videnstab et problem, når medarbejdere siger op?

Videnstab er ikke kun et “HR-problem”. Det rammer drift, økonomi og kvalitet. Nyere forskning viser, at medarbejderturnover fører til tab af tavs viden og dermed lavere operationel effektivitet, mindre innovation og flere fejl i processer.

Et Indonesisk studie fra 2025 om knowledge loss induced by turnover peger på, at organisationer typisk undervurderer:

• hvor meget viden der kun findes i hoveder og mails

• hvor lidt der er dokumenteret i tilgængelige systemer

• hvor sjældent offboarding bruges til reelt vidensoverdragelse.

Konsekvensen er, at nye medarbejdere skal “opfinde” løsninger igen, beslutninger bliver langsommere, og kvaliteten bliver mere sårbar, når én person har forladt organisationen.

Hvorfor bliver mange intranetløsninger ikke brugt i hverdagen?

Et intranet bliver ikke automatisk et videnscenter, bare fordi det er implementeret.

• kun omkring 13 % af medarbejdere deltager aktivt dagligt

• 31 % aldrig bruger intranettet

Forskning beskriver, at mange intranet i praksis ender som:

• statiske opslagstavler med nyheder og PDF’er

• ustrukturerede dokumentarkiver uden ejerskab

• platforme uden sammenhæng til den daglige opgaveløsning

Medarbejderne oplever derfor, at det er hurtigere at søge i e-mail, Teams eller spørge en kollega – og så er intranettet reelt sat ud af spil.

Hvordan skaber et intranet værdi?

Et intranet er ikke bare en platform. Det er et arbejdsredskab, der enten kan skabe klarhed eller støj. Forskningen viser tydeligt, at når intranettet er sat rigtigt op, ændrer medarbejdernes adfærd sig markant.

Konkrete resultater fra digital workplace- og intranetstudier viser:

• medarbejdertilfredsheden stiger i gennemsnit med 20 %

• vidensmedarbejdere arbejder 20–25 % mere effektivt, når vigtig information findes ét sted

• 87 % oplever, at et godt intranet styrker intern kommunikation

Hvorfor sker det?

Fordi et velfungerende intranet reducerer den daglige friktion, som næsten alle organisationer oplever.

Hvad kendetegner et godt intranet?

Selvom organisationer er forskellige, bygger stærke intranetløsninger på de samme grundprincipper:

• En klar struktur, der afspejler, hvordan organisationen arbejder i virkeligheden

• Tydeligt ejerskab, så sider og processer altid er opdaterede

• Integration til andre systemer, så intranettet er den naturlige gateway — ikke endnu et lag ovenpå

• Fokus på medarbejderrejser, hvor især onboarding og offboarding er gennemarbejdede og skaber tryghed

Det lyder enkelt — og det er det egentlig også. Men det kræver erfaring, en god plan og et intranet, der er bygget til virkelighedens tempo. Det er netop her, Colibo gør en forskel. Ikke kun som teknologi, men som en platform og metode, der sørger for, at viden, dialog og hverdagens beslutninger ikke forsvinder — men bliver en del af organisationens fælles fundament.

Hvordan hjælper et intranet med at reducere videnstab ved offboarding?

Et godt intranet understøtter både dokumentation og dialog.

Set fra et knowledge-management-perspektiv kan intranettet bruges til at:

• samle procesbeskrivelser og arbejdsgange ét sted

• oprette rollebaserede sider, hvor ansvar, systemer, kontakter og faldgruber er dokumenteret

• sikre, at projektdokumentation, beslutningsreferater og læringer ligger i grupper, der fortsætter, når personer stopper

• køre standardiserede offboarding-forløb, hvor vidensoverdragelse er en integreret del, ikke kun en samtale om nøgler og udstyr.

Samtidig peger APQC’s nyeste undersøgelser på, at organisationer i de kommende år risikerer at miste store mængder viden pga. pensioneringer og turnover – og at systematisk knowledge retention bliver en strategisk opgave, ikke en “nice to have”.

Kilde (The Great Retirement and Knowledge Loss, 2025)

Hvilke konkrete best practices kan vi starte med?

Hvis I vil bruge jeres intranet (eller en ny intranetløsning) til at reducere videnstab, er der nogle relativt enkle greb, der virker i praksis:

1. Kortlæg kritisk viden
   Lav en overskuelig liste pr. nøglefunktion:
   Hvilke processer, beslutninger og kontakter ville være svære at genskabe, hvis en bestemt person stopper om 30 dage?

   
   

2. Opret rollebaserede sider og handover-skabeloner
   På intranettet kan I oprette standardsider for:
   • rollebeskrivelse og ansvar
   • systemer og logins
   • faste opgaver og deadlines
   • vigtige kontakter og samarbejdspartnere
   • typiske faldgruber og “good to know”.

   
   

3. Gør intranettet til “single source of truth”
   Politikker, procedurer og arbejdsgange skal leve ét sted, og kun den side bør linkes til. Det gør det nemmere for både mennesker, søgemaskiner og fremtidens AI-assistenter at finde og forstå jeres viden.

   
   

4. Integrér onboarding og offboarding
   Tænk i komplette medarbejderrejser:
   • onboarding-tjeklister til nye medarbejdere
   • offboarding-tjeklister til ledere med fokus på vidensoverdragelse.

   
   

5. Mål brugen – og justér løbende
   Brug statistik (login-frekvens, sidevisninger, søgninger) til at se, hvor intranettet ikke rammer rigtigt – og optimer indhold, navigation og formater derfra.