Træg kommunikation på din kommunale arbejdsplads? Her er hvad andre kommuner gør for at løse det

Hvis du arbejder i det offentlige, har du nok oplevet stigende krav, begrænsede ressourcer, og en til tider haltende intern kommunikation og vidensdeling?

Føler du at din arbejdsplads nogle gange er præget af: 

• Spild af tid

• Misforståelser

• Siloer mellem afdelinger

• Manglende vidensdeling

• For mange møder og e-mails

• Manglende dialog imellem kollegaer eller kollegaer og ledelse

• Medarbejdere der ikke bliver hørt – fx pga. deres jobfunktion i felten og et manglende sted at kunne kommunikere ønsker, holdning, nye tiltag osv.?

Det er desværre velkendte udfordringer fra den kommunale hverdag, hvor du nok kan nikke genkendende til:

• Geografisk spredning: Medarbejdere er ofte udstationeret på forskellige lokationer, hvilket gør det svært at samle alle på ét sted.

• Meget forskellige behov for kommunikation:  Fra lærere og pædagoger til teknikere og administrative medarbejdere

• Teknologiske udfordringer: Ikke alle medarbejdere er lige teknisk kyndige og mange har ikke adgang til en PC i løbet af deres arbejdsdag, så nogle er helt afskåret fra at høre fra ledelsen, andre kollegaer eller hovedkontoret

Genkendte udfordringer hos fx, Ringkøbing-Skjern Kommune. Jette Rask, Projektleder Ringkøbing-Skjern Kommune forklarer:

”Organisationens størrelse gør, at der er lange afstande mellem vores afdelinger. Vi oplever derfor en stor udfordring i forhold til det tværfaglige samarbejde. Vi har haft svært ved at nå ud til vores eksterne medarbejdere, som er i de forskellige institutioner – både skolelærere, dagplejemødre og plejehjemsassistenter mv. Vi har samtidig haft svært ved at søge efter kolleger med bestemte faglige kompetencer og formidle informationer til medarbejdere gennem vores tidligere intranet.”

Hvorfor en digital kommunikationsplatform – et moderne intranet er løsningen

Et moderne intranet, der fungerer som en digital intern kommunikationsplatform har vist sig at være en  game-changer for kommunal intern kommunikation i både Danmark, Norge og Tyskland. Det fungerer som en central hub, hvor medarbejdere kan:

• Dele viden: Best practices, erfaringer, og ny viden kan deles i relevante arbejdsgrupper, via video, billeder, dokumenter og kommentarer/dialoger i eller på tværs af afdelinger og geografiske områder.

• Samarbejde: Projekter kan koordineres mere effektivt, og medarbejdere kan arbejde sammen på tværs af afdelinger.

• Finde information: Med en god søgefunktion kan medarbejdere hurtigt finde de oplysninger, de har brug for.

• Få relevant og segmenteret information: Medarbejdere, der tidligere var afskåret fra vigtig information, kan nu få den relevante information, de har brug for. Færre e-mails og bedre vidensdeling. Med segmenterede arbejdsgrupper og nyhedsfeed tilgængelig via mobiler, tablet og PC får medarbejderne kun den relevante information – Nyheder, events og vigtige meddelelser kan deles på en central platform.

• Kommunikere tovejs: Alle medarbejdere har nu mulighed for at deltage i fælles diskussioner og bidrage med deres viden, kommentere, like og engagere sig. Det ændrer kommunikationen fra envejs via e-mail eller SharePoint til tovejs med åben dialog.  

• Finde den helt rigtige kollega: via kompetencetags kan medarbejderne nemt søge den rette medarbejder frem. Hvem var det nu fx, der havde taget det kursus i Excel, eller hvem kan førstehjælp?

Colibo er den største leverandør af et moderne intranet til kommuner i Danmark. En platform udviklet i samarbejde med kommuner for at forstå de komplekse strukturer i offentligt regi.

Lisbet Rosendal, Webkonsulent hos Esbjerg kommune forklarer, hvorfor de valgte Colibo:

Den responsive platform har været et helt springende punkt for os. Vi vil gerne have adgang til intranettet via mobiltelefoner og tablets, så vi også kan inddrage de dagplejemødre, hjemmehjælpere og SOSU-assistenter, som ikke nødvendigvis sidder med en computer i deres daglige arbejde.

Også Ringkøbing-Skjern kommune bruger Colibo:

De eksterne medarbejdere kan hurtigt tilgå relevant information og samtidig få mulighed for at skabe deres egne ”samarbejdsrum” gennem arbejdsgruppe-featuren. Colibo er samtidig en intuitiv og brugervenlig intranet-platform, som tillader os hurtigt og nemt at finde kolleger med bestemte kompetencer.

– Jette Rask, Projektleder, Ringkøbing-Skjern Kommune

Silkeborg Kommune bruger Colibo. John Andersen, Leder af Administration,  IT og Økonomi for hjemme og sygeplejesektionen siger:

Førhen var medarbejderne på farten nødt til at ringe eller logge på forskel- lige netværk med pc, for at kunne få adgang til information. Nu har de det hele lige ved hånden.

Hvad kendetegner et godt kommunalt intranet?

• Brugervenlighed: Intranettet skal være intuitivt og nemt at navigere i, så alle medarbejdere kan bruge det.

• Mobiltilgængelighed: Medarbejdere skal kunne tilgå intranettet fra deres smartphones og tablets.

• Personalisering: Medarbejderne skal kunne tilpasse intranettet til deres egne behov.

• Integration med andre systemer: Intranettet skal kunne integreres med andre systemer, f.eks. HR-systemer og økonomisystemer.

Fremtidens kommunale intranet

Et moderne intranet er ikke længere bare et værktøj til at dele information. Det er en platform, der kan styrke samarbejde, øge produktiviteten og skabe en stærkere følelse af fællesskab blandt medarbejderne. Ved at investere i et godt intranet sikrer mange kommuner en mere effektiv og sammenhængende organisation.

Vil du gerne vide mere om, hvordan et intranet kan gavne din kommune? Eller hvad andre kommuner specifikt har gjort eller opnået med deres intranet? Kontakt os på contact@colibo.com eller + 45 28 14 40 15