Intranettet: Fremtiden for intern kommunikation

Er din virksomheds interne kommunikation lige så effektiv som en elefant i en porcelænsbutik?

Top-down? Envejs? Foregår meget via emails? En-til-alle-kommunikation? Uden medarbejder-engagement? 

Hvis du kan nikke ja, til bare én af dem, så er det på tide at vågne op og undersøge mulighederne for forbedret intern kommunikation. Fordi det kan gøres på en anden og bedre måde. Intranettet det er fremtiden af intern kommunikation – selvom mange nok vil sige, at narj…det hører fortiden til med et støvet, gammelt intranet.

Og ja, der findes utrolig mange støvede intranets derude. Intranets der ikke er interne kommunikationsplatforme, men mere bare en aflægningsplads for personalepolitikker m.m. Intranets der ikke bliver brugt af hverken ledelse eller de ansatte. Intranets der er et levn fra gammel dage og som hverken er intuitive eller opfylder den digitale medarbejders behov. Intranets hvor det nærmest er umuligt at søge noget brugbart frem. Intranets der ikkh1e har indbyggede features som vi kender det fra diverse sociale platformen, så som nyhedsfeed og arbejdsgrupper. 

Men sådan behøver det ikke at være!

Ja, ja vi er selvfølgelig biased som intranet leverandør! Men, vores 225.000+ brugere taler deres eget sprog – og fortæller os, hvordan deres Colibo intranet virkelig har optimeret deres interne kommunikation og bragt deres forretning tættere sammen på tværs af grænser.  

2. Vælg de rigtige kanaler:

• Brug en kombination af kanaler for at nå alle medarbejdere.

Intranet, infoskærme, mobil, teammøder, 1:1 samtaler – find den optimale kombination for din virksomhed.

• Intranet: Brug intranettet til at dele nyheder, politikker, vejledninger, dokumenter og andre vigtige informationer. Sørg for, at intranettet er brugervenligt og opdateret med relevant indhold.

Tip: lav grupper, så hver medarbejder kun får relevant indhold tilpasset deres arbejds- eller interesseområde, så som produktgruppen, salgsteamet eller løbeklubben.

• Infoskærme: Placer infoskærme i strategiske områder for at vise vigtige nyheder, opdateringer og påmindelser. Nå medarbejdere der ellers ikke har adgang til interne nyheder via en computer eller endda en mobil – fx i produktionsenheder og på lageret

Tip: Brug visuelt tiltalende indhold og skift indholdet regelmæssigt for at holde medarbejdernes interesse.

• Mobil: Gør det muligt for medarbejdere at få adgang til intern kommunikation via mobile enheder. Dette er især vigtigt, hvis du har medarbejdere i fronten, der ikke lige har adgang til en computer – fx medarbejdere i social- og sundhedssektoren eller indenfor transport og logistik.

Tip: Brug en app eller en mobilvenlig version af intranettet.

• Teammøder: Afhold regelmæssige teammøder for at diskutere projekter, fremskridt og udfordringer.

Tip: Gør møderne konkrete med en agenda og af slut med specifikke opgaver, der skal tages stilling til eller løses inden næste møde.

• 1:1 samtaler: Hold regelmæssige 1:1 samtaler med medarbejdere for at give feedback, besvare spørgsmål og opbygge relationer. 

3. Hold Kommunikationen relevant

Del kun det, der er relevant for den enkelte medarbejder. Undgå unødvendig informationsoverbelastning og en-til-alle kommunikation.

Segmenter informationen baseret på medarbejdernes roller, afdelinger og interesser.

Tip: med Colibo kan du oprette grupper, der sikrer den rette segmentering af det indhold, du sender ud

Spørg medarbejderne regelmæssigt, hvilken information de finder nyttig.

Tip: Brug undersøgelser, meningsmålinger og fokusgrupper til at indsamle feedback.

Vær opmærksom på forskellige kommunikationsstile og præferencer.Tip: Tilpas din kommunikation til, om du taler til en stor gruppe eller en enkelt person.

Med Colibo kan vi bygge fællesskab omkring forskellige grupper. Colibo samler alle og de rigtige folk, de rigtige steder. Du er ikke bare i et stort netværk, du er i din egen afdeling og de grupper, der er relevante for dig. Det handler om professionelt fællesskab og at få det indhold, der er relevant. Fx har vores bestyrelse nu deres eksklusive område til kommunikation og fildeling. De skulle bruge e-mail og Sharepoint før, men det var slet ikke så intuitivt eller nemt at samarbejde i som Colibo. Colibo’s platform centaliserer alt, og det manglede vi før.

– Lisa Skjold Slothuus, Kommunikationskonsulent, Dansk Firmaidræt

4. Vær konsekvent

• Kommuniker regelmæssigt. Medarbejderne skal kunne stole på, at de får den information, de har brug for, når de har brug for den.

  
  

5. Brug et brugervenligt intranet

• Glem alt om fildeponeringslageret. Tænk intranet som en platform for dialog, nyheder og samarbejde.

• Sørg for, at intranettet er nemt at navigere i og bruge.

Tip: Brug en platform med en intuitiv brugerflade, klar struktur og søgefunktioner. Med Colibo får du et nyhedsfeed, der minder om det, du kender fra andre sociale medier. Det gør det nemt for medarbejderne lige at scrolle ned over de seneste nyheder.

• Opdater intranettet regelmæssigt med frisk indhold.

Tip: Involver medarbejdere i at skabe indhold til intranettet.

• Brug intranettets funktioner til at fremme samarbejde.

Tip: Brug arbejdsgrupper, chatfunktioner og dokumenthåndteringsværktøjer.

6. Gør information lettilgængelig

Effektiviser intranettets søgefunktion. Sørg for, at medarbejderne nemt kan finde den information, de har brug for.Brug relevante søgeord, kategorier og tags.Gør det nemt at filtrere søgeresultater.

Opret en FAQ-side med svar på almindelige spørgsmål.

Tip: Sørg for at FAQ-siden er opdateret og let at finde.

7. Brug teknologi til din fordel

• Teknologien skal gøre det nemmere for dig at kommunikere – ikke mere besværligt. Erstat derfor det store hav af interne e-mails med en intranetplatform til at dele nyheder og skabe en platform for dialog.

• Brug AI til at være mere effektiv – med søgefunktioner, chat og generering af tekst, kan AI lette din hverdag. I Colibo arbejder vi hårdt på at implementere diverse AI-værktøjer, der kan lette din hverdag.

Bonustip:

• Brug humor og kreativitet i din kommunikation. Det kan være med til at gøre den mere engagerende og mindeværdig.

• Fejr succeser og anerkend medarbejdernes indsats. Det kan være med til at styrke moralen og motivationen.

• Vær en god rollemodel for effektiv kommunikation. Vis medarbejderne, hvordan man kommunikerer åbent, ærligt og respektfuldt.

Ved at implementere disse tips kan du skabe en intern kommunikationskultur, der fremmer samarbejde, innovation og succes.

Husk: Intern kommunikation er en løbende proces. Det kræver kontinuerlig indsats og tilpasning for at sikre, at kommunikationen er effektiv og engagerende for alle medarbejdere.

Hvis du har spørgsmål eller ønsker mere information, er du velkommen til at kontakte os.