Hvordan Socialpædagogisk Landsforening samler dialogen i en spredt organisation
Intranettet gør kommunikationen let tilgængelig for alle medarbejdere – uanset placering
Vores intranet er lidt af en kæphest for mig. Det er brugervenligt og kan rigtig meget.
Liselotte Seider, Webkonsulent, Socialpædagogerne
Udfordringerne
Socialpædagogernes Landsforbund (Socialpædagogerne) er en
landsdækkende faglig organisation fordelt på 10 kredse rundt om i landet. De arbejder for attraktive løn- og ansættelsesvilkår for medlemmerne, udvikling og formidling af socialpædagogikken og et godt og meningsfyldt liv for udsatte mennesker. Medarbejderne havde brug for en let tilgængelig kommunikationsplatform, som alle kunne være med på, så de kunne undgå, at vigtige informationer forsvinder i indbakken.
Købsprocessen
Socialpædagogernes intranetløsning har været live siden 2018, hvor de valgte at udskifte den gamle platform i forbindelse med flytning af deres IT til ny leverandør. De var dengang ikke 100% afklarede med om det skulle være en færdig løsning eller om den skulle skræddersys til deres behov. Liselotte stod i spidsen for en grundig foranalyse med workshop, spørgeskemaundersøgelse samt interviews af interessenter. Det mundede ud i en udvidet kravsspecifikation med både tekniske og indholdsmæssige punkter. Så fulgte en udbudsrunde, hvor Socialpædagogerne inviterede tre leverandører til at byde ind på projektet. En af dem var Colibo.
Fordelen ved Colibo var en hurtig implementering, selvom jeg i begyndelsen var skeptisk i forhold til at vælge en pakkeløsning, som det jo også er. Løsningen viste sig at være meget brugervenlig, og nyhedsfeedet minder faktisk meget om det, vi kender fra sociale medier. Så visuelt er der en fin genkendelighed for medarbejderne.
Liselotte Seider, Webkonsulent
Liselotte’s favorit features i Colibo
Et brugervenligt og intuitivt nyhedsfeed, som vi kender fra sociale medier
Du kan let vælge modtagere af nye opslag og derved målrette opslag
Du kan let finde den rigtige kollega med den indbyggede telefonbog
Arbejdsgrupper samler medarbejderne i fora for dialog og vidensdeling
Det handler om adfærd og sikkerhed
Selvom det er nogle år siden, at intranettet gik live, har Liselotte stadig fokus på at hjælpe og guide medarbejderne. Hun er dog ikke alene om projektet.
Vi gør løbende en indsats for, at intranettet får den plads det fortjener i organisationen. Vi promoverer løbende gode fif for intranettet og webinarer for kredse og enheder.
Først og fremmest har ledelsen i Socialpædagogerne taget intra-nettet til sig og bruger det i stedet for udsendelse af mails. Det sender et signal til alle i organisationen om vigtigheden af at samle dialogen på én platform.
Vi bruger intranettet til at informere ansatte om GDPR og har samlet al information på ét sted i en arbejds-gruppe på intranettet. Her kan medarbejderne holde sig orienteret. Dels har vi styr på dokumenter og data, når de ligger på vores intranet, og dels kan medarbejderne altid finde relevant viden om GDPR samlet fx. i tilfælde af, hvad man som medarbejder bør gøre i tilfælde af databrud og instrukser.
Vidensdeling ude i kredsene
Anne Mette Hulbæk er Administrativ Assistent i en kreds på Sjælland
Her er der 8 medarbejdere på kontoret, og Anne Mette er blandt andet redaktør på intranettet, hvor hun står for opslag lokalt i kredsen. I nyhedsfeedet på forsiden får de vigtige nyheder fra hele organisationen. Derudover har de oprettet deres egen arbejdsgruppe til lokale emner. Det er alt fra ferieplaner til guider og kontakt-oplysninger. På tværs af organisationen kan de også følge med i emnebaserede arbejdsgrupper om fx IT-systemer og GDPR.
Colibo giver mig mulighed for at holde mig opdateret om, hvad der sker rundt om i organisationen. Jeg har stor gavn af genvejene til de andre systemer, vi bruger. Det sikrer, at filerne altid er opdaterede og kun ligger ét sted.
Anne Mette Hulbæk, Administrativ Assistent
Bliver brugt dagligt
Et år efter lanceringen blev medarbejderne spurgt om, hvordan de brugte intranettet og deres oplevelse. Responsen viste, at udbredelsen var høj blandt medarbejderne, hvoraf størstedelen mindst en gang dagligt var på intranettet for at holde sig opdateret med nyheder, aktiviteter i arbejdsgrupper og søgninger i telefon-bogen. Medarbejderne brugte intranettet via mobiltelefoner, og at det var over et større spænd af døgnets timer.
Vi er ved at se på mulighederne for onboarding af nye medarbejdere med Colibo. Der er mulighed for opsætning af flows og spørgeskemaer, der guider nye medarbejdere igennem processen, så de kan få en god og ensartet introduktion hos os. Systemet gør det også muligt for HR at følge processen fra start til slut for den enkelte medarbejder.
