Socialpædagogerne samler dialogen i en spredt organisation
Kundecase:
SOCIALPÆDAGOGERNES LANDSFORBUND
Intranettet gør kommunikationen let tilgængelig for alle medarbejdere – uanset placering.
Socialpædagogernes Landsforbund (Socialpædagogerne, red.) er en landsdækkende faglig organisation fordelt på 10 kredse rundt om i landet. Medarbejderne har brug for en let tilgængelig kommunikationsplatform, som alle kan være med på, så man undgår, at vigtige informationer forsvinder i indbakken.
Liselotte Seider er Webkonsulent i kommunikationsenheden ved Socialpædagogerne. Hun er blandt andet ansvarlig for intranetløsningen
fra Colibo.
– Vores intranet er lidt af en kæphest for mig. Det er brugervenligt og
kan rigtigt meget, indleder Liselotte.
Grundlagt 1981
200 medarbejdere
40.000 medlemmer
Landsdækkende med 10 kredse
Købsprocessen
– Vores intranetløsning har været live siden 2018, hvor vi valgte at udskifte den gamle platform i forbindelse med flytning af vores IT til ny leverandør. Vi var dengang ikke 100% afklarede med om det skulle være en færdig løsning eller om den skulle skræddersys til vores behov, forklarer Liselotte.
Liselotte stod i spidsen for en grundig foranalyse med workshop, spørgeskemaundersøgelse samt interviews af interessenter. Det mundede ud i en udvidet kravsspecifikation med både tekniske og indholdsmæssige punkter. Så fulgte en udbudsrunde, hvor Socialpædagogerne inviterede tre leverandører til at byde ind på projektet. En af dem var
Colibo.
Liselotte forklarer: – Fordelen ved Colibo var en hurtig implementering, selvom jeg i begyndelsen var skeptisk i forhold til at vælge en pakkeløsning, som det jo også er. Løsningen viste sig at være meget brugervenlig, og nyhedsfeedet minder faktisk meget om det, vi kender fra Sociale Medier. Så visuelt er der en fin genkendelighed for medarbejderne.
Det handler om adfærd og sikkerhed
Selvom det er nogle år siden, at intranettet gik live, har Liselotte stadig fokus på at hjælpe og guide medarbejderne. Hun er dog ikke alene om projektet.
– Vi gør løbende en indsats for, at intranettet får den plads det fortjener i organisationen. Vi promoverer løbende gode fif for intranettet og webinarer for kredse og enheder, forklarer Liselotte.
Først og fremmest har ledelsen i Socialpædagogerne taget intranettet til sig og bruger det i stedet for udsendelse af mails. Det sender et signal til alle i organisationen om vigtigheden af at samle dialogen på én platform.
– Vi bruger intranettet til at informere ansatte om GDPR og har samlet al information på ét sted i en arbejdsgruppe på intranettet. Her kan medarbejderne holde sig orienteret. Dels har vi styr på dokumenter og data, når de ligger på vores intranet, og dels kan medarbejderne altid
finde relevant viden om GDPR samlet fx. i tilfælde af, hvad man som medarbejder bør gøre i tilfælde af databrud og instrukser.
Videndeling ude i kredsene
Anne Mette Hulbæk er Administrativ Assistent i en kreds på Sjælland Her er der 8 medarbejdere på kontoret, og Anne Mette er blandt andet redaktør på intranettet, hvor hun står for opslag lokalt i kredsen.
Arbejdsgrupper
– I nyhedsfeedet på forsiden får vi vigtige nyheder fra hele organisationen. Derudover har vi oprettet vores egen arbejdsgruppe til lokaleemner. Det er alt fra ferieplaner til guider og kontaktoplysninger, forklarer Anne Mette.
– På tværs af organisationen kan vi også følge med i emnebaserede
arbejdsgrupper på intranettet om fx. it-systemer og GDPR.
Genveje
Anne Mette fortsætter: – jeg har stor gavn af genvejene til de andre
systemer, vi bruger. Blandt andet til vores ESDH-system, der hedder
Workzone. Vi kan vise dokumenter fra Workzone på vores intranet, og
det sikrer samtidigt, at filerne altid er opdaterede og kun ligger ét sted.
Næste skridt
Liselotte ser muligheder i fremtiden – Vi er ved at se på mulighederne for onboarding af nye medarbejdere med Colibo.
– Der er mulighed for opsætning af flows og spørgeskemaer, der guider nye medarbejdere igennem processen, så de kan få en god og ensartet introduktion hos os. Systemet gør det også muligt for HR at følge processen fra start til slut for den enkelte medarbejder.
– Jeg har også en drøm om, at vi en dag kan stable et bredere netværk på benene af superbrugere fra forskellige organisationer og virksomheder, hvor vi kan inspirere hinanden og få endnu mere værdi ud af intranettet, afslutter Liselotte
Tip: Tag temperaturen på intranettet
Socialpædagogerne lavede en temperaturmåling på brugen af intranettet ca. et år efter lanceringen. De spurgte medarbejderne om, hvordan de brugte intranettet og deres oplevelse.
Responsen viste, at udbredelsen var høj blandt medarbejderne, hvoraf størstedelen mindst en gang dagligt var på intranettet for at holde sig opdateret med nyheder, aktiviteter i arbejdsgrupper og søgninger i telefonbogen. De havde med andre ord taget mange af funktionaliteterne til sig.
Man kunne også se, at medarbejderne brugte intranettet via
mobiltelefoner, og at det var over et større spænd af døgnets
timer. Det tydede på, at intranettet havde den ønskede værdi og relevans for den enkelte medarbejder.
Processen skabte fornyet opmærksomhed om intranettet. Det er samtidigt en mulighed for de intranet-ansvarlige at spotte funktioner, der kan udnyttes endnu bedre og skabe større værdi.
