Ringkøbing-Skjern Kommune
Nyt intranet skaber bedre kommunikation
på tværs af afdelinger
OM RINGKØBING-SKJERN KOMMUNE
Ringkøbing-Skjern Kommune er med et areal på 1.489 kvadratkilometer
Danmarks største kommune målt på areal. Kommunen er arbejdsgiver for
ca. 4.300 medarbejdere fordelt på otte administrative adresser og en
række institutioner. Kommunens størrelse giver borgerne adgang til
noget af Danmarks mest uberørte og smukkeste natur, hvilket er
en af Ringkøbing-Skjerns varemærker.
De største byer er Ringkøbing, Skjern, Hvide Sande, Tarm
og Videbæk, hvor godt halvdelen af indbyggerne bor.
Resten bor i de mange større og mindre landsbyer
– eller direkte på landet.
I Ringkøbing-Skjern er der plads og
nærvær på samme tid. Her er plads til
alle, hvilket også tiltrækker turister
fra ind og udland.
www.rksk.dk
Organisationens størrelse gør, at der er lange afstande mellem vores afdelinger. Vi oplever derfor en stor udfordring i forhold til det tværfaglige samarbejde. Vi har haft svært ved at nå ud til vores eksterne medarbejdere, som er i de forskellige institutioner – både skolelærere, dagplejemødre og plejehjemsassistenter mv. Vi har samtidig haft svært ved at søge efter kolleger med bestemte faglige kompetencer og formidle informationer til medarbejdere gennem vores tidligere intranet.
Jette Rask
Projektleder
Ringkøbing-Skjern Kommune
RINGKØBING-SKJERN: CASE STORY
BAGGRUND
Når der samarbejdes med kollegaer med andre professionelle
og uddannelsesmæssige baggrunde end en selv, kan det skabe gode synergier og nye løsninger, til stor fordel for organisationen. Men for at dette kan lade sig gøre, er det nødvendigt,
at organisationen opsætter de rigtige rammer og stiller de
rigtige redskaber til rådighed. Den største udfordring for Ringkøbing-Skjern Kommune er de store afstande mellem medarbejdere.
Løsningen på udfordringen blev et intranet, der skaber en
digital arbejdsplads med fokus på brugervenlighed og med
mulighed for at nå ud til alle medarbejdere i kommunen. De
eksterne medarbejdere i institutionerne skal have nem adgang
til de nødvendige informationer og mulighed for at samarbejde med øvrige kolleger. Med intranettet skal de i højere grad
føle sig som en del af organisationen, så følelsen af samhørighed til kommunen øges. Dette styrkes også af en platform, der understøtter samling af alle digitale værktøjer, så
intranettet dermed kan fungerer som limen og samlingspunkt
for kommunens medarbejdere.
UDFORDRINGER
Kommunen er arealmæssigt Danmarks største kommune.
Det betyder, at de har mange spredte kontorer, og det er en
udfordring, at forene medarbejderne og øge effektiviteten og
gøre den store arbejdsstyrke glade.
Ringkøbing-Skjern Kommune oplever derved store udfordringer med at skabe grobund for det tværfaglige
samarbejde. Samtidig ønsker de at kunne forbedre måden
hvorpå information formidles i organisationen, samt øge
muligheden for at finde bestemte faglige kompetencer.
RINGKØBING-SKJERN: CASE STORY
RESULTATER
Ringkøbing-Skjern Kommune fandt frem til at Colibo var løsningen som mødte de stillede krav til et fremtidigt intranet, der kan samle medarbejderne i organisationen. Med Colibo kan alle medarbejderne i kommunen logge på intranettet og have samme muligheder for at kommunikere intern, selv hvis en medarbejder ikke har adgang til en computer
Den nye intranet-platform vil hjælpe medarbejderne i kommunen til at få en bedre fællesskabsfølelse og forbedre samarbejdet på tværs af afdelinger.
For at sikre, at den nye Colibo-løsning ville blive en succes,
blev medarbejderne involveret i selve udviklingen. Arbejdsgruppen med ansvaret for det nye intranet valgte at besøge flere afdelinger, for at tale med slutbrugerne af systemet. På denne måde fik de unik indsigt hvilke ønsker og behov de enkelte faggrupper havde. Dette sikrede at intranettet tilgodeså alle medarbejdere, og ikke kun en lille gruppe.
De eksterne medarbejdere kan hurtigt tilgå relevant information og samtidig
få mulighed for at skabe deres egne ”samarbejdsrum” gennem arbejdsgruppe-featuren. Colibo er samtidig en
intuitiv og brugervenlig intranet-platform, som tillader os hurtigt og nemt
at finde kolleger med bestemte kompetencer.
Jette Rask
Projektleder
Ringkøbing-Skjern Kommune