CASE STORY
R&D
En ledende rådgivende og udførende ingeniørvirksomhed
byder et nyt projekt- og videndelingsværktøj velkommen
OM R&D
R&D, som står for Research & Development, er en fremtrædende udførende
og rådgivende ingeniørvirksomhed, der satte sine rødder i 2005. R&D har
særlig ekspertise inden for systemløsninger til industrien og servicerer
en lang række større kunder, hvoraf flere er med til at sætte dagsordenen i både dansk og international industri.
R&D har store ambitioner for fremtiden og arbejder kontinuerligt både på videreudvikling af medarbejdere og forretning samt af samarbejdet med nuværende og potentielle kunder.
http://www.rdas.dk
Hvis det skulle blive en succes, skulle vi have et helt simpelt
system, som vi og vores ingeniører kunne bruge. Det kunne vi
få med Colibo.
Gitte Lund
Marketing- og kommunikationsleder
R&D
R&D: CASE STORY
BAGGRUND
Forinden R&D indgik i dialog med Colibo, var de i den spæde
start med at implementere SharePoint efter ledelsens ønske.
Gitte, som er virksomhedens marketing- og kommunikationsleder, var dog ikke så begejstret for SharePoint efter at have undersøgt flere forskellige intranetløsninger. Hun nåede frem til, at SharePoint var alt for uoverskueligt at navigere og ikke særlig brugervenligt at sætte op.
UDFORDRINGER
Mail har tidligere været R&D’s foretrukne kommunikationsværktøj, men det gav væsentlige problemer i og med at vigtig information forsvandt i indbakken. Derudover havde virksomheden svært ved at få medarbejderne til at bruge de aktuelle templates, da de var for besværlige at tilgå på drevet.
Med stor vækst i virksomheden og mange projekter kørende, var det vigtigt for en ingeniørvirksomhed som R&D, hvis viden er alfa omega, at have en platform til at dele viden effektivt på tværs og have bedre overblik én gang for alle..
EN INFORMATIONSWORKSHOP
R&D har lavet flere workshops for at beslutte hvilket indhold, der skulle være på intranettet. Hertil blev forskellige personer fra hele virksomheden inviteret, så de kunne få input fra alle fagområder.
Ved brug af demo-sitet til at få en konkret snak, startede projektgruppen ud med at præsentere, hvad der ville være nice to have og hvad der ville være vigtigt at have på den nye platform. Efterfølgende kom de ansatte på banen med egne idéer, og efter flere runder nåede deltagerne frem til en endelig beslutning.
Gitte som havde ansvaret for at hælde indhold på intranettet, sendte efterfølgende mails ud til nøglepersoner med konkrete opgaver, som for eksempel bestod i at oprette en arbejdsgruppe. Medarbejderne kunne hermed teste deres håndtering af platformen.
Efterfølgende skulle de rate funktionaliteten med 1-5, og den generelle score lå på et godt firetal, idét der var nogle, der lige skulle bruge lidt ekstra tid til at navigere rundt
ENGAGERING AF MEDARBEJDERE
Forud for udrulningsprocessen, tænkte Gitte Lund på forskellige initiativer til at engagere og effektivt introducere brugerne for den nye intranetplatform.
Hver gang hun så en fællesmail fra en medarbejder, besvarede
hun venligt afsenderen ved at bede personen om at slå indholdet op på intranettet i stedet. Målet var at guide brugerne i
retning af at bruge mails mindre og intranettet mere.
For at øge aktiviteten på intranettet endnu mere, valgte R&D at lave en julekalender på platformen, hvor
medarbejderne kunne besvare en gåde hver dag
med chancen for at vinde en præmie. Der var
mange, der deltog i quizzen, hvormed den
lille juleleg viste sig at være en succes.
Alt i alt forudser Gitte, at folk vil vænne sig til intranettet med tiden. Med mere erfaring vil brugerne blive bedre det og vurdere behovet.
Det kan være svært at vænne
sig af med at bruge e-mails,
og det kommer ikke fra dag
et. Folk skal stille og roligt se
værdien af intranettet.
Gitte Lund
Marketing- og kommunikationsleder
R&D
R&D: CASE STORY
RESULTATER
Ved at implementere Colibo’s intranet, har R&D fået en platform, hvor de bruger arbejdsgrupper til mange af deres projekter. Alt viden er samlet ét sted, og alle i projektgruppen kan tilgå informationer og dokumenter omkring projektet. Derudover gør det også, at informationsdeling bliver mere decentralt, så det ikke kun er kommunikationsafdelingen, der deler nyheder.
Ligeledes har de fået bedre styr på templates, da de nu er blevet samlet på intranettet.
Den feedback vi har fået fra vores brugere er, at
arbejdsgrupper allerede virker!
Gitte Lund
Marketing- og kommunikationsleder
R&D