Global design tekstil-virksomhed styrker nærvær og engagement
Kundecase:
KVADRAT A/S
*Mangler Billede*
Ny
kommunikations-platform
samler
medarbejderne
Fragmenteret dialog
Kvadrat har dybe rødder i Skandinaviens designtradition. Virksomheden har opnået en førende position inden for designinnovation og
producerer i dag moderne tekstilvarer og tekstilrelaterede kvalitetsprodukter til arkitekter, designere og private forbrugere over hele verden.
I takt med at organisationen er vokset og blevet global foregik dialogen
hovedsageligt via e-mail. Det betød, at det blev sværere for medarbejderne at holde sig orienteret sig om hvad der skete i virksomheden og
det påvirkede videndeling og samarbejde negativt.
Jannie Højer er Head of People Development ved Kvadrat og forklarer:
– ’Vores gamle intranet var drevet af nogle få medarbejdere, og systemet var for statisk, så vi var nødt til at finde en ny løsning for at få alle
medarbejdere ombord.’
Derfor var behovet for en samlende kommunikationsplatform, der faciliterede videndeling, samarbejde og medarbejder-engagement blevet
tydeligt.
TALK Inc.
Ledelsen hos Kvadrat fandt inspiration i bogen TALK INC., af Boris
Groysberg and Michael Slind. Den handler om, hvordan store orga-nisationer styrker den nære dialog og følelsen af samhørighed, der fx
kendetegner en lille start-up.
Bogens budskab var at en mere personlig dialog i hele organisationen
faciliterer en stærkere kultur, bedre deling af viden og inspiration på
tværs af landegrænser og nationaliteter.
Kvadrat stod netop i en situation, hvor man havde brug for et værktøj til at dele viden på tværs i organisationen.
Klare krav
Kvadrat så på flere mulige intranetløsninger ud fra en række kriterier.
Løsningen skulle være ’plug-and-play’ dvs. nem at installere og samtidigt have en række features klar til brug.
Det var også et krav, at brugervenligheden var i top–kraftigt inspireret
af de sociale medier, som vi kender i dag.
Sidst men ikke mindst skulle det nye intranet være nemt at implementere for IT-afdelingen og for medarbejderne i arbejdsgruppen ude i de forskellige afdelinger.
Arbejdsgruppen hos Kvadrat valgte Colibo som ny samarbejdsplatform
for hele koncernen efter en god indledende dialog og opfyldelse af kravene.
Platformen hedder i dag Kvadrat TALK
Walk the TALK
I hverdagen flyder dialogen på TALK med en blanding af fagligt og
privat indhold, der er drevet af sociale interesser. TALK er blevet omdrejningspunktet for kommunikationen internt, hvor medarbejderne
har mulighed for at oprette dialogrum (projektrum, forums eller kanaler, red.) efter behov.
Eksempel 1: Design Culture er en inspirationsgruppe for alle medarbejdere på tværs af kundesegmenter og nationaliteter. Her deler man nye trends og inspiration indenfor design, kunst, kultur og arkitektur.
Eksempel 2: Kvadrat Stories er en kommunikationskanal, som har et
bredere indhold og handler om stort og småt, der sker rundt omkring i
hele organisationen. Det kan fx. være åbning af nyt showroom.
Eksempel 3: Personaleforeningen er en lokal gruppe af medarbejdere,
der udveksler ideer og planlægger events i kalenderen i TALK.
Kvadrat bruger desuden Colibos mobilapplikation, som gør TALK tilgængelig for alle medarbejdere uanset placering og tid på døgnet.
Værdien for organisationen
Jannie Højer forklarer: -’Ingen tvivl om, at Colibo er en stærk kommunikationsplatform for den samlede organisation. For os er TALK et
demokratisk værktøj for organisationen, der både faciliterer ledelsens
kommunikation ud i organisationen, men som også samler viden fra de
medarbejdere der er tættest på kunderne.
Det har resulteret i en positiv udvikling på flere områder:
- Top-down kommunikationen når langt ud i organisationen
globalt. - Den kvalitative feedback er god på indholdet på TALK.
- Mange flere medarbejdere poster indhold i dag end tidligere.
(TIP: Kvantitativ måling af nedgangen i modtagne mails er en anden indikator, som man kan måle på.)
Næste skridt
Ifølge Jannie Højer har Kvadrat fundet en god balance mellem de platforme, der er nødvendige for dialog og videndeling. TALK vil fortsat
være hoveddøren ind i organisationen, parallelt med andre systemer –
herunder Microsoft 365.
Onboarding
I øjeblikket er Kvadrat i gang med at implementere ONBOARDING af
nye medarbejdere via TALK. Her kan HR skræddersy indslusningen
af nye medarbejdere i en struktureret proces, så de bliver klædt godt
på fra starten.
Erfaringen viser, at nyansatte, der får en god onboarding, både er mere
produktive, har større engagement og bliver længere i jobbet
IT og People som power-duo
Hos Kvadrat oplever man tydeligt, hvordan digitaliseringen faciliterer
et tæt samarbejde mellem People og IT-afdelingen.
Det får stor værdi under den fortsatte digitalisering af forretningen og
medarbejdernes oplevelse af en optimal digital samarbejdsplatform,
når de skifter mellem arbejde på kontoret, derhjemme og besøg hos
kunder og i showrooms.
Digital employee experience (DEX)
En nylig undersøgelse af Harward Business Review* slog fast,
at virksomheder, der prioriterer medarbejdernes oplevelse og
brug af de digitale værktøjer, oplever både konkurrencemæssige
fordele og en stærkere kultur.
Det har stor betydning for medarbejdernes engagement og motivation i det daglige, der øger produktivitet, fastholdelse og organisationens omstillingsparathed i perioder med stor forandring.
Kvadrat havde udrullet både TALK og Microsoft Teams inden
pandemien og kunne derfor hurtigt omstille sig til at fortsætte
arbejdet fra hjemmekontorer uden, at det fik store konsekvenser
for kommunikation og samarbejde.
*Harvard Business Review: Pulse survey – Making Technology an Integral Part of Your Employee Experience Strategy
