FAB kunde-case
Intranet der favner alle medarbejdere, både på kontor og på landevejen
FAB sætter videndeling i centrum med nyt intranet
Udfordringen
I takt med at FAB voksede, oplevede de at der blev længere og længere mellem medarbejdere. E-mails havde taget over og betød ineffektiv kommunikation.
Resultatet
Medarbejere finder let de informationer, de leder efter og hjælper hinanden på kryds og tværs ved at vise deres ideer og resultater via billeder, video og kommentarer.
Fakta
• 130 medarbejdere
• Alment Boligselskab
• Intranet implementeret
i april 2017
• Intet tidligere intranet
“Colibos intranet-løsning er ekstremt let både at implementere og bruge i dagligdagen. Det er i høj grad med til at gøre intranettet til ‘vores fælles platform’ og ikke kun ledelsens eller HR’s talerør. Funktionerne understøtter dialog og samarbejde på tværs og binder vores organisation rigtig godt sammen i dagligdagen.”
– Claudia Pring, Organisationskonsulent, FAB
Intranet der favner alle medarbejdere,
både på kontor og på landevejen
Fyns Almennyttige Boligselskab
(FAB) er et af Danmarks mest moderne og proaktive boligselskaber, der med 130 medarbejdere spreder
sig over hele Fyn. FAB servicerer og administrerer knap 9000 boliger.
Claudia Pring, HR- og kommunikationskonsulent, har arbejdet som organisationskonsulent i eget konsulentfirma samt større private virksomheder i energisektoren i Danmark. Med baggrund i sin erfaring
så hun hurtigt behovet for bedre intern videndeling og muligheden for at positionere FAB som et moderne boligselskab, der sætter både kunder og medarbejdere i centrum.
I takt med at Fyns Almennyttige Boligselskab oplevede stigende vækst, blev udfordringen med den interne kommunikation mere og mere synlig. Blandt andet måtte de se i øjnene, at mange medarbejdere havde begrænset viden om hinanden og hinandens arbejdsopgaver. Derfor kunne FAB heller ikke være sikker på at viden blev delt optimalt.
Med 130 medarbejdere spredt over hele Fyn, hvor kun 50 har fast arbejdsplads på hovedkontoret i Odense, var det tid til at “binde huset og afdelinger sammen”,
Mange geografiske lokationer gav
individuelle kommunikationsformer
rund af de forskellige geografiske lokationer, som FAB medarbejdere befinder sig på, oplever de, at det er tid til at bringe folk tættere sammen. Boligforeningen er præget af, at mange medarbejdere arbejder decentralt og at man sjældent mødes i dagligdagen. Det gav flere udfordringer, blandt andet, at kollegaer ikke kunne sætte ansigt på hinanden og at man ikke kendte hinandens kompetencer.
Måske søgte de slet ikke den viden, som ellers kunne hjælpe dem videre med en opgave. Det var alt for ineffektivt og ikke i tråd med den moderne boligforening, som FAB ønsker at være. Medarbejdere havde ikke noget sted at orientere sig om, hvad der foregik i virksomheden. Der manglede et digitalt samlingspunkt, som alle havde adgang til, uanset afdeling, arbejdsplads og om man
mest bruger sin mobil eller sin computer. De havde også brug for et system, der kunne begrænse de mange “allmails”.
En af de helt store udfordringer var at finde frem til hvilket værktøj, der
var ideelt for en organisation som
FAB, hvor medarbejdere er geografisk spredt og brugen af IT varierer
”Vi valgte Colibo, fordi det var intuitivt, let at bruge
samt at vi blev mødt med en professionalisme omkring
intranettet. Første indtryk holdt hele vejen igennem, og
selve implementeringen, fra start til slut, var præget af
stor seriøsitet, samt et godt teknisk know-how af folkene bagved, så AD-integration samt opsætning gik nemt
og hurtigt.”– Dan Poulsen, IT-projekleder, FAB
Samarbejdsværktøj der møder
alle boligforeningens krav
ar på udkig efter et samarbejdsværktøj, som kunne tilgodese så mange af brugernes behov som muligt. Kravene var blandt andet:
• Intuitivt og let at lære at bruge
• Let adgang til kollegaer og deres kompetencer
• Tilgængeligt på både mobil, tablet og desktop
• Mulighed for fildeling
• Understøttelse af videndeling på tværs af organisationen
• Hurtigt at implementere
Claudia, gik i gang med at researche på mulige løsninger. “Jeg kom selv fra en Sharepoint-løsning i en tidligere stilling, hvilket var alt for tungt at bruge, redigere i og lære folk at bruge – vi ville fuldstændig i den anden retning”. Valget faldt hurtigt på
det sociale intranet fra Colibo, som med dets intuitive design og interface var let at forstå og sætte sig ind i. “Colibo minder meget om Facebooks design og vi fik hurtigt indtrykket af, at det ville give vores brugere en flad indlæringskurve” En af FAB’s største udfordringer var, at få sat alle medarbejderes viden i
spil og undgå at nye medarbejdere skulle opfinde den dybe tallerken, når en mere erfaren medarbejder
allerede havde svaret. Colibos telefonbogsfunktion har været særlig effektiv til at få sat ansigt på kollegaer, men har også gjort det synligt, hvem der både fysisk og kompetencemæssigt er tættest på den enkelte medarbejder
Hurtig adgang til kollegaers
kontaktoplysninger og kompetencer
Alle FAB-medarbejdere har nu hurtig
adgang til kollegaers kontaktoplysninger, uanset om de er på mobil, tablet eller desktop.
Derudover kan kolleger nu også findes baseret på deres kompetencer. Ved en søgning på, for eksempel ‘kommunikation’, dukker alle medarbejdere med den kompetence op som resultat af søgningen.
Intuitivt intranet der favner alle medarbejdere
FAB havde også et mål om, at gøre
det så let som muligt, at dele de
gode eksempler på hvordan man
løser opgaver på kryds og tværs af
organisationen.
De mange dygtige og erfarne med
arbejderes viden skulle ud til andre,
som kunne have gavn af deres vi
den. ”Deres nye ‘samarbejdsrum’
og ‘personlige newsfeed’ har gjort
det let at dele de gode eksempler på
farten”, fortæller Claudia.
“Når en medarbejder har fundet en
god løsning på hvordan man bedst
slår græsset rundt om det særlige
blomsterbed i en boligafdeling, så
tager han bare et billede af det og
ligger op på intranettet.”
Let og intuitiv måde at dele mange filer på tværs af afdelinger
FAB’s ønsker til deres nye intranetløsning var også en let og intuitiv måde at dele deres mange filer på. Tidligere var filer kun tilgængelige for de medarbejdere, der havde en fast arbejdsstation på kontoret og det gav en masse unødig kørsel frem og tilbage mellem kontoret og beboere.
For eksempel, når en boligadministrator står ude hos Fru Hansen, som skal udfylde en blanket for at få løst et problem, så havde han intet andet valg end at køre tilbage til kontoret efter den rette blanket, fortæller Jens Christian Gravergaard, der er Ejendomsmester hos FAB.
Nyt intranet på under 16 uger
FAB lancerede deres nye intranet i
april 2017, mindre end fire måneder efter, at Claudia og den øvrige
styregruppe tog beslutningen om
at implementere Colibo som deres
intranetløsning.
Colibos implementeringsteam tog
FAB trygt igennem implementeringsprocessen, som blev skudt i gang med et opstartsmøde, hvor tilvalg af apps og widgets klarlægges.
Herefter gik implementeringsteamet i gang med at forberede FAB’s nye intranet til at gå live.
“Det er nemt at finde kontaktoplysninger på kollegaer og rigtig smart, at jeg kan fremsende relevante dokumenter på pdf, via mail, direkte fra min mobil, mens jeg er ved beboeren. Colibo gør det nemt at dele viden med kollegaer via tekst og billeder og gør det let at spørge kollegaer til råds om et problem.”
– Jens Christian Gravergaard, Ejendomsmester, FAB
Den store lancering blev mødt med stor
opbakning fra alle medarbejere
Foruden Colibos arbejde med implementeringen, så er det ofte givet godt ud, når kunden selv lægger kræfter i en god lancering af deres nye intranet. Derfor havde FAB lagt flere initiativer i støbeskeen for at sikre, at alle fik en god start på brugen af deres nye intranet. FAB havde intet system eller intranet, som skulle erstattes, hvilket gjorde, at der ikke var en masse gammelt indhold, der skulle blomstre på ny. Derfor var der behov for afdækning af informationsbehovet hos brugerne, så den rette struktur kunne bygges op og dernæst lanceres.
Colibo fik lov at deltage
Colibos marketingchef, Ninna Lauridsen, fik lov at deltage på FAB’s lanceringfest, som havde det formål at introducere deres nye intranet til alle medarbejdere. Alle medarbejdere var inviteret ind på hovedkontoret i Odense, hvor der var et stort kaffebord. Mødet blev indledt af FAB’s direktør, Jacob Michaelsen med ordene:
“Vi skal bygge broer. Ikke mure.”