ESBJERG KOMMUNE
Implementering af et succesfuldt intranet
OM ESBJERG KOMMUNE
Esbjerg er Danmarks EnergiMetropol med mere end 9000 arbejdspladser
indenfor offshore-industrien, der omfatter olie, gas og vindmøller. Esbjerg
er desuden Danmarks repræsentant blandt verdens 19 energibyer, det
såkaldte WECP (World Energy Cities Partnership). Esbjerg er Danmarks 5. største by.
For at kunne servicere borgerne i kommunen, er det vigtigt
at intern kommunikation og videndeling er i fokus, og
bliver håndteret professionelt.
www.esbjergkommune.dk
Medarbejderne er vant til at Google alting og finde det, de leder efter med det samme. Det har været en stor udfordring på det gamle intranet, fordi der dukker en masse gamle dokumenter op, og det bliver næsten umuligt at finde frem til noget.
Thomas André
Kommunikationschef
Esbjerg Kommune
ESBJERG KOMMUNE: CASE STORY
BAGGRUND
Som en af Danmarks største kommuner med flere end 9.000
arbejdspladser indenfor offshore-industrien, og med mange
fejlslagne forsøg på at forbedre deres interne kommunikation, fandt Esbjerg Kommune ud af, at de havde brug for at de
havde brug for et nyt kommunikationsværktøj. For hvordan får
man 10.000 medarbejdere til at skifte intranet med succes?
Mens mere end 50% af medarbejderne har deres dagligdag
væk fra skrivebordet?
Hos Esbjerg Kommune havde de brug for en intranetløsning,
der kunne agere som et centralt og digitalt mødepunkt for
alle medarbejdere. Forskellige løsninger havde ikke haft den
effekt, som kommunen ledte efter. De valgte Colibo til at være
virksomhedens knudepunkt og samarbejdsværktøj.
Colibo blev erstatning for en gammel Intranote-løsning, hvor medarbejderne brugte Google til at søge efter informationer i stedet for intranettet
UDFORDRINGER
Efter at have prøvet flere intranetløsninger, som ikke kunne imødekomme kommunens behov, ledte kommunikationschef, Thomas André Reil og webkonsulent, Lisbeth Rosendal efter et moderne intranet hvor medarbejdere blev involveret i stedet for at stå på siden som tilskuere. En af de store udfordringer med de tidligere intranetløsninger, Esbjerg Kommune har haft, har været at medarbejderne i kommunen har haft svært ved at finde den information de har brug for. Årsagen var en dårlig søgefunktion, der havde svært ved at vise relevant indhold.
ESBJERG KOMMUNE: CASE STORY
RESULTAT
Projektgruppen undersøgte og analyserede markedet for intranetløsninger. Med en håndfuld intranetløsninger i spil, inklusiv Colibo, begyndte Esbjerg Kommune processen med at kortlægge den rigtige løsning for organisationen. For at finde den helt rigtige løsning, valgte de at spørge deres brugere om, hvad de havde behov for i deres hverdag.
Brugerne valgte Colibo.
En god start og grundige forberedelser har været vigtige for Esbjerg Kommune, en af de afgørende ingredienser er involvering af medarbejderne. Konkret er det bl.a. gjort gennem en række redaktørworkshops i Esbjerg, som blev faciliteret af Colibo samt dialog og møder omkring det nye intranet. Her har medarbejderne fået mulighed for at forstå, præge og bruge intranettet for at ejerskabet også blev en del af processen
Den responsive platform har været et helt springende punkt for os. Vi vil gerne have adgang til intranettet via mobiltelefoner og tablets, så vi også kan inddrage de dagplejemødre, hjemmehjælpere og SOSU-assistenter, som ikke nødvendigvis sidder med en computer i deres daglige arbejde.
Lisbet Rosendal
Webkonsulent
Esbjerg kommune